Bạn có thể bảo vệ các file làm việc bằng cách sử dụng tính năng AutoRecover để lưu bản sao tài liệu tạm thời theo định kỳ bạn đang làm việc .
Để phục hồi công việc của bạn sau khi mất điện hoặc hệ thống gặp sự cố, bạn có lẽ đã mở đặc tính AutoRecover trước khi vấn đề xảy ra. Bạn có thể cài đặt khoảng cách lưu tài liệu xảy ra thường xuyên hơn cứ 10 phút một lần theo cài đặt mặc định của nó. Chẳng
hạn bạn cài đặt nó để lưu cứ 5 phút một lần, bạn sẽ phục hồi được nhiều thông tin hơn nếu cài đặt nó lưu cứ mỗi 10 phút.
Cách thực hiện:
Chọn Tool > Option > Save
Chọn hộp Save AutoRecover into every
Trong hộp minutes: chỉ định khoảng cách bao lâu bạn muốn Word lưu các file Để xác định một vị trí dành cho các file phục hồi tự động
Chọn Tool > Option > File Locations Trong hộp Files type , chọn AutoRecover
Chọn Modify > chọn một folder khác với folder mặc định
4.8.12. Chèn ảnh và tạo Auto Shape
a. Chèn ảnh
Word cung cấp cho người dùng một thư viện đồ hoạ (Clip Gallery) chia làm các nhóm, từ con người (People), nhà cửa (Building) đến động, thực vật...để chèn một ảnh, trỏ vào Picture trên Insert, nhấn Clip Art, chọn ảnh cần chèn.
Có thể dùng lệnh Find để tìm ảnh cần thiết.
Chèn ảnh từ Clip Art
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ảnh Chọn Insert > Picture > Clip Art Chọn phiếu Clip Art hay Pictures
Chọn nhóm ảnh mong muốn, sau đó nhấn kép lên ảnh muốn chèn
Sau khi chèn chúng ta có thể chuyển đổi ảnh thành hình vẽ và sau đó sử dụng các công cụ trên thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh.
Chèn ảnh từ một file ảnh
Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnh Chọn Insert > Picture > From File. Tìm tệp ảnh cần chèn.
Kích vào ảnh cần chèn.
Nếu muốn chèn ảnh dưới dạng trôi nổi để có thể dễ dàng kéo ảnh đến mọi chỗ cũng như đưa ảnh ra đằng trước hay đằng sau lớp văn bản hoặc các đối tượng khác chọn hộp Float over text.
Để chèn ảnh trực tiếp vào lớp văn bản, xoá chọn hộp Float over text.
Thêm ảnh vào Clip Gallery
Chọn Insert > Picture > Clip Art.
Trên phiếu Clip Art, nhấn Import Clips.
Tìm đến thư mục có ảnh cần thêm vào Clip Art. Chọn ảnh, nhấn nút Open
Thêm các từ khoá (keywords) nếu cần, chọn categories hay tạo category mới để lưu giữ ảnh, sau đó nhấn OK.
Phân rã và sửa các ảnh Clip Art
Chọn ảnh Clip Art cần sửa.
Trên thanh Drawing, nhấn Draw, sau đó chọn Ungroup.
Để sửa từng đối tượng đã phân rã của ảnh tiếp tục chọn các đối tượng đó và phân rã tiếp cho đến khi có các đối tượng nguyên thuỷ có thể hiệu chỉnh được.
Sử dụng các công cụ trên thanh Drawing để hiệu chỉnh ảnh. Ví dụ sẵp xếp lại các phần, nhóm các phần, tô mầu khác,...
Để phục hồi các đối tượng lại thành ảnh cũ, chọn tất cả các nhóm sau đó nhấn Group.
b. Tạo một AutoShape
AutoShape là các mẫu hình vẽ có sẵn trong Word để trang trí trên văn bản. Mỗi mẫu hình vẽ gọi là một đối tượng vẽ. Các đối tượng vẽ có thể nằm chồng lên nhau, có thể nằm trên hoặc nằm dưới văn bản.
Để vẽ hình, ta phải bật thanh công cụ Drawing bằng lệnh View Tooalbars Drawing, hoặc kích chuột tại nút trên thanh công cụ.
Khi đó thanh công cụ Drawing sẽ xuất hiện:
Muốn vẽ một hình, ta kích chuột tại nút AutoShape chọn nhóm hình cần vẽ chọn hình cần vẽ đưa con trỏ chuột vào vùng văn bản muốn vẽ hình rê chuột cho đến khi kích thước hình vẽ vừa ý.
Điều chỉnh AutoShape bằng thanh công cụ Drawing
Chọn đối tượng cần điều chỉnh.
Chọn Line Style: để chọn độ đậm nhạt của nét vẽ.
Chọn Dash Style: để chọn kiểu của nét vẽ (nét liền, nét đứt,...). Chọn Arrow Style: để chọn kiểu của đường mũi tên.
Chọn Fill Color: để tô màu cho đồi tượng.
Chọn Line Color: để chọn màu cho đường viền của đối tượng. Chọn Shadow Style: để chọn kiểu bóng cho đối tượng.
Chọn 3-D Style: để chuyển một hình phẳng thành hình nổi 3 chiều.
Điều chỉnh AutoShape bằng menu
Chọn đối tượng cần điều chỉnh
Thực hiện lệnh Format AutoShape, xuất hiện hộp thoại Format AutoShape
Chú ý: với một số hình cơ bản như: đường
thẳng, mũi tên, hình vuông/hình chữ nhật, hình tròn/hình oval, có thể kích chuột tại các nút tương ứng trên thanh công cụ Drawing.
Chọn Color and Lines để:
+ Tô màu nền cho đối tượng + Chọn kiểu kiểu và màu cho đường viền
Nhóm các đối tượng
Để tạo một được một hình vẽ hoàn chỉnh có thể cần tạo nhiều đối tượng. Vì vậy, sau khi vẽ xong, ta nên nhóm các đối tượng này thành một hình duy nhất để dễ cho việc quản lý.
Muốn tách nhóm các đối tượng, ta chọn chức năng Ungroup.
Tạo Text Box
Text Box là một loại AutoShape đặc biệt, cho phép người sử dụng đặt một khung văn bản vào vị trí bất kỳ trong văn bản.
Để tạo một Text Box, ta làm như sau:
Chọn Size để thay đổi kích thước cho đối tượng.
Chọn Layout để:
+ Chọn cách dồn văn bản xung quanh đối tượng
+ Chọn cách căn lề cho đối tượng.
Để nhóm các đối tượng, ta làm như sau: Chọn các đối tượng cần nhóm
Kích chuột tại nút Draw Chọn Group
Thực hiện lệnh Insert Text Box, hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ Drawing.
Rê chuột để xác định kích thước của Text Box. Nhập nội dung vào Text Box.
Để điều chỉnh Text Box, thực hiện lệnh Format Text Box và thực hiện tương tự như điều chỉnh AutoShape.
Công cụ Word Art
Word Art là công cụ chuyên dụng để tạo các hiệu ứng đặc biệt đối với văn bản. Ví dụ:
Để tạo một Word Art, ta làm như sau:
Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn một Word Art Thực hiện lệnh Insert Picture Word Art,
hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ Drawing Trên bảng chọn Word Art Gallery, chọn một mẫu Word Art OK
Nhập nội dung văn bản và định dạng font, kiểu và cỡ chữ theo ý muốn OK Muốn điều chỉnh đối tượng Word Art, ta làm như sau:
Chọn đối tượng
Thực hiện lệnh View Tools Bar Word Art để xuất hiện thanh công cụ Word Art và sử dụng thanh công cụ này để chỉnh sửa.
Muốn chỉnh sửa chi tiết hơn thì thực hiện lệnh Format Word Art, xuất hiện hộp thoại Format Word Art. Hộp thoại này tương tự như các hộp thoại Format AutoShape và Format Text Box ở trên.
PHẦN V - MICROSOFT EXCEL XP 5.1. Làm việc với bảng tính
5.1.1. Cửa sổ bảng tính
Cửa sổ bảng tính được tạo bằng lệnh New có tên Book1, book2. Trong một cửa sổ bảng tính chứa một tập bảng tính Sheet1, sheet2.
5.1.2. Tạo một cửa sổ bảng tính mới
- Bấm biểu tượng New
- Bấm chọn Blank Worbook để tạo một cửa sổ bảng tính mới. Ngoài ra bạn có thể tạo nhanh một cửa sổ bảng tính mới mà không cần đến bảng tác vụ, chọn một trong hai cách sau :
- Từ thanh Menu Bar vào File\New... - Nhấn phím Ctrl + N
- Sau khi tạo một cửa sổ bảng tính thì cửa sổ bảng tính đó có tên mặc định là
Book1.
5.1.3.Thêm mới, xóa, bật và đặt tên cho bảng tính
a. Thêm mới một bảng tính
Muốn tạo thêm bảng tính trong cửa sổ bảng tính hãy kích hoạt cửa sổ bảng tính đó. - Từ thanh Menu Bar vào Insert\Worksheet
- Bạn cũng có thể thêm mới một bảng tính bằng cách bấm chuột phải trên thanh
Sheet Tab chọn Insert.
Nếu tạo nhiều Sheet trên nhãn Sheet, có thể một số bảng tính bị che khuất. Để xem tên các bảng tính hãy bấm vào mũi tên màu đen kế bên trái của nhãn Sheet Tab.
b. Xóa một bảng tính
- Xóa bằng lệnh:
+ Chọn bảng tính cần xóa.
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Delete Sheet. + Bấm Delete để chấp nhận xóa.
- Xóa bằng chuột phải.
+ Di chuyển chuột đến Tab Sheet chọn bảng tính cần xóa bấm chuột phải và chọn
Delete.
c. Bật và đặt tên cho bảng tính
- Bấm chọn cho từng Sheet trên nhãn Sheet Tab nội dung bảng tính đó sẽ hiển thị trên màn hình.
- Để đặt tên cho bảng tính, bấm đúp vào bảng tính cần đặt tên khi thấy tên cũ được tô đen, lúc này hãy nhập tên mới cho bảng tính. Bạn cũng có thể đổi tên cho Sheet bằng
cách bấm chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó chọn Rename. Khi đặt tên cho Sheet bạn nên đặt tên gợi bật cho từng Sheet để dễ dàng tìm kiếm và quản lý sau này khi trong một File chúng ta có quá nhiều Sheet khác nhau.
5.1.4. Một số tính chất của bảng tính
- Tập bảng tính Sheet1, sheet2... trong một cửa sổ có tối đa 225 bảng tính.
Một bảng tính là một tập hợp các ô (cell). Trong một cell độ rộng được mặc định 9 ký tự vào chiều dài tối đa trong một ô là 256 ký tự.
- Tập hợp các ô theo chiều dọc xuống gọi là cột (Column). Có tất cả 256 cột, được ký hiệu từ A đến IV.
- Tập hợp các ô theo chiều ngang gọi là dòng (Row). Có tất cả 16.384 dòng. Chiều rộng của một dòng tối thiểu là 0 cm và tối đa là 16.36cm và chiều rộng mặc định của một dòng là 0,68 cm.
5.1.5. Lưu và đặt tên cho cửa sổ bảng tính
Tên mặc định của cửa sổ bảng tính mới được tạo là Book1 ta nên thay tên đó bằng tên gợi nhớ cho cửa sổ bảng tính để sau này sử dụng nhanh và chính xác với tên gợi nhớ này.
- Từ thanh Menu Bar vào File\Save as.
Trong mục File name bạn nhập vào tên cho Sheet, bạn tránh đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.
Định vị để lưu bảng tính trong khung Save as type.
Sau khi đặt tên và định vị cho bảng tính xong hay bấm nút Save để chấp nhận lưu cửa sổ bảng tính với tên mà bạn đã quyết định đặt.
Bạn vẫn còn có thể lưu những thay đổi trên bảng tính mới vừa đặt tên một cách nhanh nhất là: Mỗi lần có sự thay đổi hãy nhấn phím Ctrl + S.
Bạn nên đặt thời gian mặc định để máy tính tự động lưu lại thông tin để đề phòng mất điện đột ngột hoặc do bạn đãng trí không lưu hay chẳng may máy của bạn bị sự cố.
Bạn bấm Menu Tool\Options, hộp thoại Options xuất hiện bạn bấm chọn Tab
Save
Trong ô Minutes bạn nhập vào số phút mà máy sẽ tự động lưu, bạn nên đặt là 10 phút, như vậy bạn sẽ không phải lúc nào cũng phải nhớ lưu File mà mình đang làm việc.
5.2 Soạn thảo trong bảng tính
5.2.1. Chọn ô trong bảng tính
a. Chọn một Cell
Di chuyển chuột đến Cell muốn chọn bấm chuột trái, bạn cũng có thể chọn từ bàn phím, dùng các phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến nơi cần chọn. Cell được chọn gọi là Cell hiện hành. Cell hiện hành có viền đậm.
b. Chọn một khối các Cell
- Dùng chuột :
+ Trỏ vào Cell đầu của vùng muốn chọn.
+ Bấm chuột trái vào Cell đầu và kéo đến Cell cuối cùng của vùng chọn.
- Dùng bàn phím để chọn : Trỏ vào Cell đầu của vùng muốn chọn, nhấn giữ phím
c. Chọn các khối không liền nhau :
- Nhấn giữ Ctrl, di chuyển chuột đến Cell đầu của khối thứ hai bấm chuột trái rê đến cuối khối thứ hai thả chuột ra.
Tiếp tục chọn cho các khối khác tương tự như trên.
5.2.2. Các bước cơ bản trong soạn thảo
Soạn thảo nội dung cho một Cell, Cell đó phải là Cell hiện hành, khi bạn nhập nội dung cho Cell hiện hành thì trên thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của Cell đó. Bạn cũng có thể thêm bớt nội dung cho Cell đang chọn bằng cách bấm chuột để đặt điểm chèm vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.
Một cách khác là bạn trỏ chuột tới ô cần chỉnh sửa nội dung bấm phím F2 dấu nháy sẽ tự động nhảy xuống cuối Cell cho bạn thực hiện chỉnh sửa.
a. Bắt đầu soạn thảo cho Cell đầu tiên
+ Chọn Cell cần soạn thảo.
+ Soạn thảo trực tiếp tại Cell hiện hành hãy bấm đúp vào Cell hiện hành đó hay bấm chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành.
b.Nhập dữ liệu vào từ bàn phím
- Trong một Cell bạn có thể nhập nhiều từ một cách liên tục và bình thường. Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác.
- Nhập một câu quá dài muốn xuống hàng trong một Cell, hãy bấm tổ phím
Alt+Enter để ngắt dòng trong một Cell.
- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Bấm chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay bấm các mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống.
c. Chỉnh sửa nội dung của Cell
Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung trong một ô nào đó, hãy chọn ô cần chỉnh sửa và kích kép chuột vào ô đó. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.
Nếu không làm xuất hiện con trỏ trong ô, khi bạn gõ nhập dữ liệu vào thì nội dung cũ bị mất hòan tòan và thay thế vào là nội dung mới.
Một cách khác là bạn chọn Cell cần chỉnh sửa nội dung bấm F2.
d. Xóa nội dung trong Cell
- Chọn một hoặc nhiều Cell cần xóa.
- Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa tất cả nội dung trong những Cell được chọn.
e. Thay đổi nội dung Cell
- Chọn Cell cần thay đổi.
- Kích kép chuột vào ô cần thay đổi để chèn con trỏ văn bản, dùng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ văn bản đến nơi cần thay đổi trong ô.
- Nhập thêm hay nhấn Delete để xóa ký tự đứng sau con trỏ văn bản, nhấn phím
BackSpace có hình mũi tên nằm trên phím Enter để xóa ký tự đứng trước con trỏ văn
bản.
- Thay đổi tòan bộ nội dung của Cell bằng một nội dung mới, bôi đen tòan bộ nội dung của Cell đó và nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ sẽ bị xóa (Chú ý: khi có con trỏ văn bản thì bôi đen mới được)
5.2.3. Sao chép và di chuyển dữ liệu
a. Sao chép dữ liệu* Sử dụng lệnh Copy * Sử dụng lệnh Copy
- Chọn (đánh dấu) một ô hay một khối ô cần sao chép. - Thực hiện lệnh Copy, chọn một trong những cách sau: + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Copy
+ Bấm vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, bấm chuột phải chọn lệnh Copy. + Nhấn phím tắt Ctrl+C.
Khi thực hiện lệnh Copy thì ô hay khối ô được chọn sẽ có viền đen trắng chạy bao quanh.
* Sử dụng lệnh dán
- Di chuyển con trỏ (khung hình chữ nhật có viền đen đậm) đến nơi cần dán. - Thực hiện dán, chọn một trong những cách sau :
+ Từ thanh Menu Bar vào Edit\Paste.
+ Bấm vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, bấm chuột phải chọn lệnh Paste. + Bấm phím tắt Ctrl+V.
b. Di chuyển dữ liệu
* Sử dụng lệnh cắt (Cut)
- Chọn một ô hay một khối các ô cần di chuyển.
- Thực hiện lệnh Cut, chọn một trong những cách sau : + Từ thanh Menu Bar vào Edit\Cut
+ Bấm chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô hay khối ô được chọn, bấm chuột phải để chọn lệnh Cut. + Nhấn phím Ctrl + X
Khi thực hiện lệnh Cut thì ô hay khối ô được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh, đến khi bạn thực hiện dán thì nội dung trong ô hay khối ô gốc bị xóa đi.