Tìm và thay thế dữ liệu

Một phần của tài liệu Tài liệu 7 - Tin học ppt (Trang 97 - 100)

Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu: Số, chữ, các dấu chấm câu, các ký tự đại diện hoặc các toán tử…trong file của bạn.

- Đưa con trỏ vào bảng tính, bấm chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế.

- Từ Menu Bar vào Edit\Replace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tuỳ chọn để bạn xác lập.

+ Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm. + Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế.

+ Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính.

+ Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột. + Look in: có 3 chức năng sau:

Formalas: chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức. Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị.

Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô.

+ Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và chữ thường.

+ Format: Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung

Replace with.

+ Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả. + Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một. + Find All: Tìm tất cả.

+ Find next: Tìm từng mục một.

+ Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế. - Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế.

- Bấm Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy bấm Find All.

- Bấm Close để đóng hộp thoại.

5.7.6. Sao chép định dạng văn bản

Excel cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để cho phép bạn sao chép các

định dạng từ ô này đến ô khác.

- Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác.

- Bấm vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ Standard - Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng.

- Bấm vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ô cần sao chép định dạng này.

5.7.7. Tạo chú thích

Để tạo bảng chú thích cho ô bạn tiến hàng theo các bước sau: - Chọn ô cần tạo chú thích.

- Để hiện bảng soạn thảo chú thích, bạn có thể thao tác với nhiều cách khác nhau:

+ Chọn Insert\Comment.

+ Trên thanh công cụ Formula Auditing bấm vào biểu tượng New Comment.

+ Bấm chuột phải tạo ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert Comment

- Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn một trong các cách sau:

+ Từ Menu Bar vào Format\Comment…

+ Bấm chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ Picture.

+ Bấm chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format Comment. - Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình mũi tên bốn đầu xuất hiện thì bấm đúp chuột để hiện hộp thoại Font.

5.7.8. Công cụ Formatting

Công cụ Formatting chứa các tuỳ chọn cho phép bạn có thể định dạng font chữ hiển thị của mình theo cách mà bạn muốn.

+ Font: Cho phép bạn chọn Font chữ. + Font size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ. + Bold: Làm đậm chữ.

+ Italic: Tạo chữ nghiêng.

+ Underline: Tạo gạch dưới cho chữ. + Align Left: Căn trái.

+ Center: Căn giữa. + Align Right: Căn phải.

+ Merge and Center: Dùng để canh giữa dữ liệu trên nhiều ô. + Currency Style: Dùng để định dạng tiền tệ.

+ Percentage Style: Dùng để định dạng phần trăm. + Comma Style: Dùng dấy phảy để ngăn cách 3 số.

+ Increase Decimal: Dùng để tăng số sau dấu chấm thập phân. Nghĩa là cho hiển thị nhiều số lẻ.

+ Decrease Decimal: Dùng để giảm số sau dấu chấm thập phân. Nghĩa là cho hiển thị ít số lẻ.

+ Increase Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề trái bấm mỗi lần là một Tab. + Decrease Indent: Dùng để canh dữ liệu với lề phải bấm mỗi lần là một Tab. + Borders: Dùng để tạo đường viền cho khung bấm vào hình tam giác để có danh sách các đường.

+ Fill Color (Brown): Dùng để tô màu nền (ô). + Font Color: Dùng để tô màu chữ.

+ Format Cells: Dùng để bật hộp thoại Format Cells.

5.8. Bảo mật và che giấu dữ liệu

Tính năng này chỉ có tác dụng khi bạn đã sử dụng lệnh Protection trên Menu

Tools.

5.8.1. Chọn tính năng bảo mật và che giấu dữ liệu

- Chọn ô, vùng cần bảo vệ.

- Chọn Menu\Format Cell… để gọi hộp thoại FormatCell và chọn nhãn

+ Locked: Bật/tắt tính năng khoá dữ liệu. + Hidden: Bật/tắt tính năng che giấu dữ liệu. - Bấm OK để chấp nhận.

5.8.2. Thiết lập và bỏ chế độ bảo mật

Một phần của tài liệu Tài liệu 7 - Tin học ppt (Trang 97 - 100)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(178 trang)
w