Bước 1: Bấm chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Chart\Source Data….hộp thoại Source Data xuất
hiện:
* Nhãn Data Range
- Khung Data Range: hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từ khung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lập nên biểu đồ, bằng cách bấm chuột trái vào khung Data Range và nhập lại các địa chỉ ô.
- Khung Series In: Cho phép bạn thay đổi cách hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột.
* Nhãn Series:
- Khung Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ.
- Khung Name: Cho phép bạn thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ.
- Khung Values: cho phép bạn thay đổi khôi ô (khối ô này chứa số tham gia vào tính toán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này.
- Category (X) Axis Labels: Cho phép bạn thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển thị
lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ.
Bước 3: Bấm OK để chấp nhận những thay đổi. n. Thêm một số chi tiết vào biểu đồ
Bước 1: Bấm chọn biểu đồ cần thêm chi tiết.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Chart\Char Options… Hộp thoại Char Options hiện
lên màn hình như sau:
Bước 3: Thay đổi các chức năng xong, bấm OK để chấp nhận. o. Xoá biểu đồ
Ta có các bước để xoá biểu đồ như sau:
Bước 1: Bấm chọn biểu đồ.
Bước 2: Có hai cách để xoá biểu đồ như sau:
- Bấm phím Delete để xoá
- Bấm chuột phải vào nền ngoài của biểu đồ và chọn lệnh Clear để xoá.
5.11.10. Làm việc với hình ảnh
Trước khi làm việc với thanh công cụ, bạn kiểm tra lại xem có thanh công cụ
Drawing trên màn hình chưa? nếu chưa hãy bật thanh công cụ Drawing.
- Draw: Bấm lên biểu tượng này, một Menu hiển thị, các lệnh trong Menu này dùng để xử lý các tuỳ chọn cho các đối tượng hình ảnh mà bạn đã tạo ra trên trang bảng tính.
- Select Objects: Khi bấm vào biểu tượng này thì con trỏ trở thành công cụ để chọn đối tượng đồ họa.
- AutoShapes: Bấm vào nút này để bật Menu, trong menu hiện thị các Menu con. Các Menu con này chứa đựng các hình dạng vẽ có sẵn:
+ Line: Dùng để vẽ một đường thẳng.
+ Arrow: Dùng để vẽ một đường thẳng có mũi tên và đầu mũi tên xuất hiện ở điểm cuối của con chuột trong khi vẽ.
+ Rectangle: Dùng để vẽ một hình chữ nhật, hình vuông. + Oval: Dùng để vẽ một hình Elip hay hình tròn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Text Box: Dùng để tạo khung chữ tự do, bạn có thể đặt khung này bất kỳ nơi đâu trong bảng tính.
- Word Art: Bấm vào biểu tượng này để bật hộp thoại Word Art. Trong hộp thoại có các kiểu chữ có sẵn, bạn có thể chọn cho mình một kiểu chữ thích hợp để trang trí cho bảng tính.
- Insert Diagram: Dùng để vẽ lưu đồ, bấm vào biểu tượng này để bật hộp thoại
Diagram Gallery, trong hộp thoại này hãy chọn một kiểu lưu đồ thích hợp để đưa ra
bảng tính.
- Clip Art: Cho phép bạn chèn hình ảnh có sẵn vào bảng tính. Bấm vào biểu tượng để bật thư viện chứa hình ảnhđồ hoạ, bấm đôi vào hình thích hợp để đưa ra bảng tính.
- Insert Picture: Tương tự như biểu tượng Clip Art, nhưng ở đây lấy hình ảnh từ bất kỳ nơi nào trong máy tính của bạn vào bảng tính.
- Fill Color: Dùng để tô màu cho đối tượng đồ hoạ, bấm vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn màu bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.
- Line Color: Cho phép bạn tô màu cho đối tượng là đường được tạo bởi công cụ vẽ, chẳng hạn như các đường bao quanh. Bấm vào biểu tượng để bật bảng màu, chọn một màu hay chọn bằng hiệu ứng khác trong bảng màu.
- Font Color: Cho phép tô màu cho đối tượng dạng chữ. Bấm vào biểu tượng này để bật bảng màu, chọn một mày thích hợp.
- Line Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn kiểu và độ dày cho đối tượng vẽ
các đường cong hay đường thẳng.
- Dash Style: Bấm vào biểu tượng này ta có thể chọn các kiểu đường gạch chấm cho đối tượng vẽ.
- ArRow Style: Biểu tượng này cho phép bạn chọn các kiểu mũi tên cho đối tượng vẽ các đường thẳng.
- Shadow Style: Biểu tượng này cho phép bạn tạo ra bóng đổ cho đối tượng vẽ. Bấm vào biểu tượng để bật danh sách các kiểu bóng đổ, chọn kiểu bóng đổ trực tiếp hay tuỳ biến bóng đổ bằng cách bấm vào Sharow Setting để điều chỉnh bóng đổ.
- 3-D Style: Biểu tượng này cho phép tạo dạng không gian 3 chiều cho đối tượng.
5.12. In ấn trong Excel
5.12.1. Thiết lập trang in
a. Định dạng trang giấy để in
Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy.
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lên màn
- Khung Orientation: Khung này cho phép bạn xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Portrait: Cho phép in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy. + Chức năng Landscape: Cho phép in dữ liệu ra theo chiều ngang của trang giấy. - Khung Scaling: Khung này cho phép bạn xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Adjust to: cho phép bạn thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400 %, mặc định là 100%.
+ Chức năng Fit to: Cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy. + Chức năng Wide by: cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
- Hộp Pager Size: Cho phép bạn lựa chọn các khổ giấy. Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
- Hộp Print Quality: Cho phép bạn lựa chọn chất lượng in(chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), bấm vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất lượng in. Thông thường người ta chọn 600dpi.
- Hộp Fist Page Number: Cho phép bạn chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.
- Bấm nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Chọn lựa các định dạng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. Căn lề giấy cho trang in
Bước 1: Từ menu Bar vào File\Page Setup… hộp thoại Page Setup hiện lên màn
- Hộp Top: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. trong Excel mặc định cho khoảng cách là 1 Inch.
- Hộp Header: Cho phép bạn định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5 Inch.
- Hộp Left: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
- Hộp Right: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
- Hộp Bottom: Cho phép bạn định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.
- Hộp Footer: Cho phép bạn định khoảng cách của tiều đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5 Inch.
- Chức năng Horizontally: Nếu bấm chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
- Chức năng Vertically: Nếu bấm chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
- Bấm nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Điều chỉnh các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK để áp dụng.
c. In các tiêu đề đầu và cuối trang
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lên màn
- Khung Header và Footer: Excel đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
- Nút Custom Header: cho phép bạn tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Bấm vào nút
Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:
Các biểu tượng trong hộp thoại: Biểu tượng Công dụng
Biểu tượng này dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề In số trang hiện hành
In tổng số trang của bảng tính Hiển thị ngày hiện hành Hiển thị giờ hiện hành
Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính và tên tập tin bảng tính đang sử dụng
Hiển thị tên tập tin bảng tính đang sử dụng Hiển thị tên bảng tính hiện hành
Có tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngoài vào
Có tác dụng chỉnh sửa hình ảnh được đưa vào ở bước trên
- Khung Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên trái của trang giấy.
- Khung Center Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấy.
- Khung Right Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.
- Nút Custom Footer: Tương tự nút Costom Header.
- Bấm các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK để áp dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
d. Chọn bảng tính trước khi in
Bước 1: Chọn bảng tính cần xem trước.
Bước 2: Chọn một trong những cách sau để thể hiện việc xem trước khi in bảng
tính.
- Từ Menu Bar vào File\Print Preview.
- Nhập vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard. - Chọn nút Print Preview trong hộp thoại Print và Page Setup. Sau khi chọn lệnh Print Preview thì màn hình có dạng:
- Next: Bấm vào nút này để xem trang kế sau trang hiện hành. - Previous: Bấm vào nút này để xem trang kế trước trang hiện hành. - Zoom: Phóng to hay thu nhỏ trang in trên màn hình.
- Print: Dùng để in bảng tính ra giấy.
- Setup: Bấm vào nút này sẽ hiển thị hộp thoại Page Setup.
- Margins: Hiển thị các đường kẻ của các lề và các cột để bạn chỉnh các lề, chiều rộng các cột bằng cách bấm chuột kéo rê tại lề hay các cột.
- Page Break Preview: Bấm vào nút này thì toàn bộ dữ liệu sẽ được phân trang và hiển thị ở chế độ soạn thảo bình thường. Để bỏ chế độ này: vào lại chế độ xem bảng tính trước khi in (Print Preview) và bấm vào nút Normal View.
- Close: Dùng màn hình xem bảng tính trước khi in và trở về màn hình trang bảng tính.
- Help: Hướng dẫn về các nút lệnh trong màn hình xem bảng tính trước khi in.
5.12.2. In bảng tính
a. In bảng tính ra giấy
Bước 1: Kích hoạt bảng tính cần in.
Bước 2: Bật hộp thoại Print chọn một trong những bước sau:
- Từ menu Bar vào File\Print…
- In không định dạng: Bấm vào biểu tượng Print trên thanh công cụ Standard - Bấm Ctrl +P
- Khung Printer: có hai chức năng
- Hộp Name: cho phép bạn lựa chọn máy in bảng tính ra giấy. Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các loại máy in và chọn một loại máy in thích hợp để in.
Nếu bạn chỉ có một máy in và khi đã mặc định sẵn, thì không cần chọn trong mục này.
- Nút Properties: Nút này dùng để điều chỉnh các thông số cho máy in.
- Chức năng Print to File: Cho phép bạn in dữ liệu vào một File khác. Khi chọn chức năng này và bấm OK thì xuất hiện hộp thoại Print to File, trong hộp thoại này bạn hãy đặt tên và định vị nơi để lưu tập tin mới, chọn xong nhấn OK để in dữ liệu tập File mới.
- Khung Print Range: Có các chức năng sau:
- Chức năng All: Cho phép bạn in tất cả các trang có trong bảng tính và bắt đầu từ trang đầu tiên của bảng tính.
- Chức năng Pages: Cho phép bạn in theo số trang được chỉ định sẵn trong hai hộp sau:
+ Hộp From: Chứa trang bắt đầu được in ra, bấm chuột vào hai mũi tên trong hộp
From để xác định số trang đầu hoặc bạn chèn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số
trang đầu từ bàn phím. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hộp To: Chứa trang bắt đầu được in ra, bấm chuột vào hai mũi tên trong hộp To để xác định số trang cuối hoặc bạn chèn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số trang cuối từ bàn phím.
- Khung Print What: có các chức năng sau:
- Chức năng Selection: Cho phép in theo khối đã chọn.
- Chức năng Active Sheet: Cho phép in theo bảng tính đã chọn.
- Khung Copies: Có các thành phần sau:
- Hộp Number of Copies: Có tác dụng in nhiều bảng như nhau. Bấm chuột vào hai mũi tên trong hộp Number of Copies để xác định số bản in hoặc bạn chèn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số bản in từ bàn phím.
- Chức năng Collate: Chức năng này hỗ trợ cho việc in nhiều bản sao. Nếu bấm chọn chức năng này có nghĩa là in toàn bộ dữ liệu trong bảng tính rồi mới lặp lại và in bản sao thứ nhất của tài liệu cũng từ trang đầu đến trang cuối, tiếp tục in cho các bản sao tiếp theo. Ngược lại không chọn chức năng này thì Excel điều khiển in trang đầu tiên của tài liệu với tất cả số bản sao của trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mới in tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đến trang thứ ba…
- Nút Preview: Cho phép bạn xem bảng tính trước khi in.
Bước 3: Chọn các chức năng trong hộp thoại xong, bấm OK để in bảng tính ra giấy, bấm Cancel để huỷ bỏ lệnh.
b. Thiết lập các thông số cho máy in
Bước 1: Từ hộp thoại Print bấm vào nút Properties hộp thoại chứa các thông số
máy in hiện lên màn hình như sau:
- Nhãn Page Setup: trong nhãn này cho phép bạn chọn khổ giấy chứa nội dung in