Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh nhất. Trong đó bạn có thể chọn những tiêu chuẩn do Excel phát hiện thấy có trong trường dữ liệu hoặc bạn cũng có thể sử dụng các câu lệnh đi theo nó. Thực hiện lọc bằng cách:
Bước 1: Bật và kích hoạt tập tin CSDL cần lọc các mẫu tin.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Filter\AutoFilter. Khi thực hiện lệnh này thì các
hình vuông chứa mũi thên hình tam giác hiện lên ở phía phải trong hàng đầu của mỗi trường.
Bước 3:
* Lọc tự động các điều kiện có sẵn:
Bấm vào mũi tên hình tam giác của trường cần lọc để hiện lên danh sách, từ danh sách này hãy bấm chọn một mẫu tin có sẵn để lọc và lấy ra các thành phần của nó.
Sử dụng điều kiện khi lọc.
Bấm vào mũi tên hình tam giác trong trường cần lọc, xuất hiện danh sách, trong danh sách này ngoài các mẫu tin có sẵn và nó có chứa các lệnh để ta lọc theo điều kiện.
- Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau khi lọc.
- Lệnh Top 10: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin lớn nhất và nhỏ nhất. Các tùy chọn của hộp thoại:
- Ô trái: Bấm vào mũi tên để bật danh sách trong danh sách này có hai tùy chọn: + Top: Lọc những các mẫu tin từ lớn đến nhỏ.
+ Bottom: Lọc các mẫu tin từ nhỏ đến lớn.
- Ô giữa: Cho phép bạn chọn số mẫu tin. Để thay đổi số này có hai cách: bấm vào mũi tên lên để tăng, mũi tên xuống để giảm, bạn cũng có thể nhập số này trực tiếp từ bàn phím.
- Ô bên phải: Dùng để chọn mẫu tin, có hai chức năng: Items và Percent. Với chức năng Items: Cho phép bạn chọn các mẫu tin, với Percent: Cho phép bạn lọc các mẫu tin trên cùng hay dưới cùng theo phần trăm.
Lệnh này chỉ có tác dụng với dữ liệu kiểu số, ngòai ra không có tác dụng với các dữ liệu khác.
- Bấm OK để lọc, bấm nút Cancel để hủy chế độ lọc.
- Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc các mẫu tin có điều kiện. Bấm chọn lệnh
Các tùy chọn của hộp thoại:
- Hàng thứ nhất, khung bên trái: Khung này cho phép bạn chọn điều kiện để lọc các mẫu tin, bấm vào mũi tên để bật danh sách chứa những điều kiện.
+ Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL bằng với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Does not Equals: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL khác với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Contains: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL bằng với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Does not Contains: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL khác với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is Greater than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính lớn hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is Greater than or Equal to: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong CSDL lớn hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is less than: Cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Is less than or Equal to: cho phép bạn lọc và chọn ra những mẫu tin trong bảng tính nhỏ hơn hoặc bằng so với mẫu tin ở khung bên phải.
+ Begin With: Dùng để lọc phần đầu của chuỗi Text.
+ Does not Begins With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text. + Ends With: Dùng để lọc phần cuối của chuỗi Text.
+ Does not Ends With: Dùng để bỏ lọc phần đầu của chuỗi Text.
- Hàng thứ nhất, khung bên phải: Dùng để nhập Text hay số từ bàn phím, bạn có thể bấm vào mũi tên kế bên để chọn trong danh sách này các khóa dùng để so sánh.
+ And: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên và hàng dưới cùng thỏa mãn điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại chỉ cần một cái sai thì không in gì cả (tương tự hàm AND).
+ Or: Nếu chọn chức năng này thì Excel thực hiện: với hàng trên hoặc hàng dưới thỏa mãn điều kiện thì in mẫu tin đó ra, ngược lại hai cái đều sai thì không in gì cả (tương tự hàm OR).
- Các khung trong hàng thứ hai tương tự các khung trong hàng thứ nhất. - Bấm OK để lọc, bấm nút Cancel hủy bỏ chế độ lọc.
b. Lọc cao cấp bằng Advanced Filter
Lọc dữ liệu với cơ chế lọc tự động bằng AutoFilter chỉ có thể tiến hành trên một trường dữ liệu nào đó nên còn rất nhiều hạn chế. Cơ chế lọc cao cấp bằng AdvancedFilter sẽ cho phép lọc trên nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range), nó tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu đa dạng hơn. Lọc cao cấp bằng Advanced Filter hãy thực hiện như sau:
Trước khi áp dụng lọc cao cấp bằng Advanced Filter cho CSDL, bạn phải tạo điều kiện lọc tại các ô ngay trên CSDL cần lọc. Vì trong hộp thoại Advanced Filter tạo khung Criteria Range (vùng tiêu chuẩn) không cho phép ta nhập trực tiếp điều kiện mà chỉ cho phép truy cập địa chỉ ô. Bạn có thể nhập điều kiện này ở bấy kỳ nơi đâu trong CSDL cần áp dụng trừ khu vực chứa dữ liệu. Bạn phải tạo khoảng trống giữa CSDL với các ô chứa điều kiện, vì làm như vậy để Excel phân biệt đâu là vùng chứa dữ liệu và đâu là vùng chứa các điều kiện (Excel phân biệt một CSDL chỉ chứa các ô liên tiếp nhau không có khoảng trống trong các hàng và cột, nếu có khoảng trống thì Excel xem đó là hai CSDL)
Bước 2: Khi tạo điều kiện xong, di chuyển và bấm chuột vào một ô bất kỳ bên
trong CSDL cần lọc.
Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Filter\AdvancedFilter….hộp thoại Advanced
Filter xuất hiện:
Các tùy chọn trong hộp thoại:
- Action: Trong khung này có hai tùy chọn để lựa:
+ Tùy chọn Filter the List, In – Place: Cho phép bạn đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thỏa mãn điều kiện) ngay trên CSDL cũ, và tạm thời che các mẫu tin khác không thỏa điều kiện trong CSDL cũ.
+ Tùy chọn Copy to Another Location: Cho phép đặt các mẫu tin được lọc (các mẫu tin thỏa điều kiện) ở một nơi khác và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to.
- Hộp List Range: Chứa vùng dữ liệu tham gia vào để lọc trong CSDL.
Bạn có thể điều chỉnh địa chỉ ô trong hộp này để giới hạn các mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cách sau:
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chèn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ô vào khung từ bàn phím.
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chèn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, bấm chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong CSDL, thả chuột. Vùng được chọn sẽ có viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ô của vùng tiêu chuẩn hay còn gọi là vùng chứa các điều kiện. Bạn cần phải điền rõ địa chỉ khối ô nào chứa điều kiện để Excel căn cứ vào các điều kiện đó mà lọc ra những mẫu tin theo đúng yêu cầu.
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chèn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ô chứa điều kiện vào khung từ bàn phím.
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chèn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến góc trên bên trái của đầu khối ô chứa điều kiện, bấm chuột trái rê xuống góc dưới bên phải của cuối khối ô chứa điều kiện trong CSDL, thả chuột. Vùng được chọn có viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trên, thì hộp Copy to cho phép bạn chỉ định địa chỉ ô để chứa các mẫu tin được lọc.
- Hộp kiểm Unique Records Only: Nếu chọn hộp kiểm này thì Excel cho phép hiển thị một mẫu tin duy nhất trong các mẫu tin giống nhau. Ngược lại không chọn thì
Excel cho hiển thị hết tất cả các mẫu tin giống nhau.
Bước 4: Lựa chọn các chức năng trong hộp thoại xong, bấm OK để áp dụng.
Để hiển thị các mẫu tin bị che do việc lọc gây ra hãy vào Menu bar vào
Data\Filter\Show all
5.10.5. Sử dụng chức năng Subtotals để tính tổng
Chức năng Subtotals cho phép bạn thực hiện việc thống kê, tính toán ở những nhóm dữ liệu khác nhau trên những cột dữ liệu khác nhau trong CSDL. Excel sẽ tự động chèn vào cuối hay đầu mỗi nhóm những dòng thống kê tính toán riêng nhóm đó, và ở cuối hay đầu CSDL sẽ là một dòng thống kê chung cho toàn bộ CSDL. Bạn có thể cho hiển thị toàn bộ dữ liệu và các tổng của nó, hoặc hiển thị tổng chính và tổng con, hoặc hiển thị tổng chính.
a. Tạo tổng chính và tổng con:
Tạo tổng chính và tổng con hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sắp xếp bảng tính theo cột cần tính tổng con (Total), xem phần sắp xếp
trong CSDL.
Bước 2: Bấm chuột vào bảng tính tại một ô bất kỳ.
Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...để gọi hộp thoại Subtotals
- Hộp At Each change In: Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách chứa tiêu đề các cột, bấm chọn một tiêu đề trong danh sách này để thực hiện tính tổng con theo từng nhóm của cột được chọn.
- Hộp Use Function: Cho phép tính toán thực hiện hàm hiện hành. Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các hàm, sau đây là tên các hàm và công dụng của nó.
SUM: tính tổng cho từng nhóm con và cho toàn cột đã được chỉ định. COUNT: Đếm tổng số các ô chứa dữ liệu cho từng nhóm và toàn cột.
AVERAGE: Tính trung bình cộng cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ
định.
MAX: Tìm giá trị lớn nhất cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ định. MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ định. PRODUCT: Tính tích (nhân) cho từng nhóm và cho toàn cột đã được chỉ định. COUNT NUM: Đếm tổng số các bản ghi (hàng) chứa dữ liệu cho từng nhóm và
toàn cột chứa dữ liệu số được chỉ định.
STDDEV: dự đoán độ lệch chuẩn về mật độ dựa trên một mẫu nhóm
STDDEVP: Độ lệch chuẩn về mất độ ở nơi mà nhóm tổng con là toàn bộ mật độ.
- Hộp Add Subtotals to: Cho phép bạn chọn một hoặc nhiều cột để tính tổng con và tổng chính, tức là Excel dựa vào dữ liệu của cột này để tính toán cho ra kết quả. Khung
Add Subtotals to khác với khung At Each Change In, khung At Each Change In cho
phép bạn chọn cột để Excel dựa vào cột đó phân thành từng nhóm và dựa trên các nhóm đó để tính các tổng con, tức là khung này chỉ có tác dụng phân dữ liệu thành nhiều nhóm.
- Tùy chọn Replace Current Subtotals: Bấm chọn chức năng này có nghĩa là thay thế các tổng con bằng tổng phụ. Nếu không chọn chức năng này có nghĩa là giữ lại tổng con hiện có và chèn thêm các tổng phụ mới.
- Tùy chọn Page Break Between Groups: Cho phép bạn ngắt trang của các tổng, nếu chọn chức năng này thì mỗi tổng con sẽ được thể hiện trên một trang riêng.
- Tùy chọn Summary Below Data: Nếu chọn chức năng này thì kết quả các tổng sẽ hiển thị bên dưới dữ liệu, ngược lại không chọn thì kết quả các tổng sẽ hiển thị trên dữ liệu.
Bước 4: Chọn xong các chức năng, bấm OK để hoàn tất quá trình. b. Xóa tổng chính và tổng con
Bước 1: Chọn bảng tính cần xóa các tổng, và bấm vào bảng tính tại một ô bất kỳ. Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...hộp thoại Subtotals hiển thị . Bước 3: Bấm vào nút Remove All để áp dụng xóa.
5.10.6. Tính năng Pivot Table và PivotChart Report
a. Tạo Pivot Table
Tính năng của Pivot Table rất hữu dụng khi chúng ta cần xem từng phòng, bạn có bao nhiêu người hay tổng lương các phòng ban và tổng lương trong toàn đơn vị... một cách nhanh chóng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and Pivot Chart Report. Hộp
thoại Pivot Table and PivotChart Wizart- Step 1 of 3 xuất hiện.
Các thành phần của hộp thoại:
- Where is the Data that want to analyze có chức năng sau:
+ Chức năng Microsoft Excel List or Database: Danh sách hoặc CSDL của
Microsoft.
+ Chức năng Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khác.
+ Chức năng Multiple Consolidation Ranges: Hợp nhất các vùng dự liệu lại. + Chức năng Another Pivot Table Report of PivotChart Report: Từ một Pivot
Table hay từ một PivotChart Report khác.
+ What kind of Report do you want to Creat có các chức năng sau: + Chức năng Pivot Table: Tạo một Pivot Table.
+ Chức năng PivotChart Report ( with Pivot Table Report): Tạo một biểu đồ cùng với một Pivot Table.
- Bấm Cancel để hủy bỏ công việc tạo Pivot Table.
- Bấm Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và không có lựa chọn.
Bước 3: Chọn xong các chức năng trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard - Step 1 of 3, bấm vào nút Next hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard - Step 2 of 3 hiện lên màn hình.
- Khung Range: Cho phép bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để tạo nên Pivot
Table. Thông thường Excel tự động chọn vùng dữ liệu, nếu thấy thích hợp bạn nên chọn
vùng dữ liệu này.
Bước 4: Chọn vùng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard –
Step 2 of 3 hãy bấm Next để bật hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Các chức năng trong hộp thoại:
- Chức năng Net Worksheet: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo trên một Sheet mới.
- Chức năng Existing: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo ngay trong bảng tính chứa dữ liệu, và ô bắt đầu của Pivot Table được chỉ ra trong khung kế dưới.
- Nút LayOut: Bấm vào nút Layout để bật hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Layout.
PAGE: Hiển thị theo từng trang (nhóm)- Các nhãn: Là tên các nhóm trong trường
mà bạn muốn tạo Pivot Table, bạn có thể chỉ định vị trí hiển thị các nhãn này bằng cách: Bấm chuột vào một nhãn và rê đến một trong các vị trí của số, COLUMN: Hiển thị theo cột, ROW: Hiển thị theo dòng, , DATA: hiển thị dữ liệu.
- Đưa các nhãn ở vị trí số (1) vào các khung ở vị trí số (2) xong, bấm OK để trở về
hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
- Nút Option: Bấm nút Option để bật hộp thoại Pivot Table Options, bạn có thể chọn các chức năng trong hộp thoại này và bấm OK để trở về hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Bước 5:
Sau khi chọn các chức năng PivotChart Wizard – Step 3 of 3 xong, bấm Finish để tạo Pivot Table.
b. Chỉnh sửa Pivot Table
Sau khi tạo được một Pivot Table, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi các trường trên hay cách thể hiển các trường trên Pivot Table đã tạo này.
Chỉnh sửa bằng hộp thoại.
Bước 1: Bấm chuột vào một ô bất kỳ trong Pivot Table cần chỉnh sửa.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Excel sẽ
chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3, từ đây bạn có thể chỉnh sửa hay thay đổi cách thể hiện các trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được áp dụng cho Pivot Table đã tạo ngay sau khi bấm Finish trong hộp thoại.
c. Tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Pivot Table
Bước 1: Bấm chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính cần tạo biểu đồ.