Tạo tổng chính và tổng con hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sắp xếp bảng tính theo cột cần tính tổng con (Total), xem phần sắp xếp
trong CSDL.
Bước 2: Bấm chuột vào bảng tính tại một ô bất kỳ.
Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...để gọi hộp thoại Subtotals
- Hộp At Each change In: Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách chứa tiêu đề các cột, bấm chọn một tiêu đề trong danh sách này để thực hiện tính tổng con theo từng nhóm của cột được chọn.
- Hộp Use Function: Cho phép tính toán thực hiện hàm hiện hành. Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các hàm, sau đây là tên các hàm và công dụng của nó.
SUM: tính tổng cho từng nhóm con và cho toàn cột đã được chỉ định. COUNT: Đếm tổng số các ô chứa dữ liệu cho từng nhóm và toàn cột.
AVERAGE: Tính trung bình cộng cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ
định.
MAX: Tìm giá trị lớn nhất cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ định. MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất cho từng nhóm và trong toàn cột đã được chỉ định. PRODUCT: Tính tích (nhân) cho từng nhóm và cho toàn cột đã được chỉ định. COUNT NUM: Đếm tổng số các bản ghi (hàng) chứa dữ liệu cho từng nhóm và
toàn cột chứa dữ liệu số được chỉ định.
STDDEV: dự đoán độ lệch chuẩn về mật độ dựa trên một mẫu nhóm
STDDEVP: Độ lệch chuẩn về mất độ ở nơi mà nhóm tổng con là toàn bộ mật độ.
- Hộp Add Subtotals to: Cho phép bạn chọn một hoặc nhiều cột để tính tổng con và tổng chính, tức là Excel dựa vào dữ liệu của cột này để tính toán cho ra kết quả. Khung
Add Subtotals to khác với khung At Each Change In, khung At Each Change In cho
phép bạn chọn cột để Excel dựa vào cột đó phân thành từng nhóm và dựa trên các nhóm đó để tính các tổng con, tức là khung này chỉ có tác dụng phân dữ liệu thành nhiều nhóm.
- Tùy chọn Replace Current Subtotals: Bấm chọn chức năng này có nghĩa là thay thế các tổng con bằng tổng phụ. Nếu không chọn chức năng này có nghĩa là giữ lại tổng con hiện có và chèn thêm các tổng phụ mới.
- Tùy chọn Page Break Between Groups: Cho phép bạn ngắt trang của các tổng, nếu chọn chức năng này thì mỗi tổng con sẽ được thể hiện trên một trang riêng.
- Tùy chọn Summary Below Data: Nếu chọn chức năng này thì kết quả các tổng sẽ hiển thị bên dưới dữ liệu, ngược lại không chọn thì kết quả các tổng sẽ hiển thị trên dữ liệu.
Bước 4: Chọn xong các chức năng, bấm OK để hoàn tất quá trình. b. Xóa tổng chính và tổng con
Bước 1: Chọn bảng tính cần xóa các tổng, và bấm vào bảng tính tại một ô bất kỳ. Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...hộp thoại Subtotals hiển thị . Bước 3: Bấm vào nút Remove All để áp dụng xóa.
5.10.6. Tính năng Pivot Table và PivotChart Report
a. Tạo Pivot Table
Tính năng của Pivot Table rất hữu dụng khi chúng ta cần xem từng phòng, bạn có bao nhiêu người hay tổng lương các phòng ban và tổng lương trong toàn đơn vị... một cách nhanh chóng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and Pivot Chart Report. Hộp
thoại Pivot Table and PivotChart Wizart- Step 1 of 3 xuất hiện.
Các thành phần của hộp thoại:
- Where is the Data that want to analyze có chức năng sau:
+ Chức năng Microsoft Excel List or Database: Danh sách hoặc CSDL của
Microsoft.
+ Chức năng Enternal Data Source: Sử dụng nguồn dữ liệu khác.
+ Chức năng Multiple Consolidation Ranges: Hợp nhất các vùng dự liệu lại. + Chức năng Another Pivot Table Report of PivotChart Report: Từ một Pivot
Table hay từ một PivotChart Report khác.
+ What kind of Report do you want to Creat có các chức năng sau: + Chức năng Pivot Table: Tạo một Pivot Table.
+ Chức năng PivotChart Report ( with Pivot Table Report): Tạo một biểu đồ cùng với một Pivot Table.
- Bấm Cancel để hủy bỏ công việc tạo Pivot Table.
- Bấm Finish để thực hiện tạo Pivot Table nhanh và không có lựa chọn.
Bước 3: Chọn xong các chức năng trong hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard - Step 1 of 3, bấm vào nút Next hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard - Step 2 of 3 hiện lên màn hình.
- Khung Range: Cho phép bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để tạo nên Pivot
Table. Thông thường Excel tự động chọn vùng dữ liệu, nếu thấy thích hợp bạn nên chọn
vùng dữ liệu này.
Bước 4: Chọn vùng dữ liệu cho hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard –
Step 2 of 3 hãy bấm Next để bật hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Các chức năng trong hộp thoại:
- Chức năng Net Worksheet: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo trên một Sheet mới.
- Chức năng Existing: Nếu chọn chức năng này thì Pivot Table được tạo ngay trong bảng tính chứa dữ liệu, và ô bắt đầu của Pivot Table được chỉ ra trong khung kế dưới.
- Nút LayOut: Bấm vào nút Layout để bật hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Layout.
PAGE: Hiển thị theo từng trang (nhóm)- Các nhãn: Là tên các nhóm trong trường
mà bạn muốn tạo Pivot Table, bạn có thể chỉ định vị trí hiển thị các nhãn này bằng cách: Bấm chuột vào một nhãn và rê đến một trong các vị trí của số, COLUMN: Hiển thị theo cột, ROW: Hiển thị theo dòng, , DATA: hiển thị dữ liệu.
- Đưa các nhãn ở vị trí số (1) vào các khung ở vị trí số (2) xong, bấm OK để trở về
hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
- Nút Option: Bấm nút Option để bật hộp thoại Pivot Table Options, bạn có thể chọn các chức năng trong hộp thoại này và bấm OK để trở về hộp thoại Pivot Table and
PivotChart Wizard – Step 3 of 3.
Bước 5:
Sau khi chọn các chức năng PivotChart Wizard – Step 3 of 3 xong, bấm Finish để tạo Pivot Table.
b. Chỉnh sửa Pivot Table
Sau khi tạo được một Pivot Table, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi các trường trên hay cách thể hiển các trường trên Pivot Table đã tạo này.
Chỉnh sửa bằng hộp thoại.
Bước 1: Bấm chuột vào một ô bất kỳ trong Pivot Table cần chỉnh sửa.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Excel sẽ
chuyển thẳng vào hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 3 of 3, từ đây bạn có thể chỉnh sửa hay thay đổi cách thể hiện các trường trong hộp thoại này, những thay đổi sẽ được áp dụng cho Pivot Table đã tạo ngay sau khi bấm Finish trong hộp thoại.
c. Tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Pivot Table
Bước 1: Bấm chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính cần tạo biểu đồ.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and PivotChart Report. Xuất hiện
hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard – Step 1 of 3
Bước 3: Bấm chọn chức năng PivotChart Report (with PivotTable Report):
trong hộp thoại PivotTable and PivotChart wizard – Step 1 of 3 và tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo tương tự như các bước tạo Pivot Table.
Sau khi thực hiện các bước trên và bạn nhận được một biểu đồ và đồng thời Excel sẽ tự động tạo một Pivot Table trên một Sheet khác phù hợp với biểu đồ.
5.11. Các hàm thông dụng trong Excel
5.11.1. Một số khái niệm cơ bản về hàm
Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình.
5.11.2.Các nhóm hàm trong Excel
* Nhóm hàm Financial (tài chính)
Cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư, tính tiền lợi nhuận.
* Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian)
Cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữa hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số…
Cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ thuật căn bản.
* Nhóm hàm Statistical (thống kê)
Cung cấp cho các bạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất…
* Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu)
Cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính như: trả về số cột của một tham chiếu.
* Nhóm hàm Database (cơ sở dữ liệu)
Cung cấp cho bạn các hàm nhằm trợ giúp những thông tin về CSDL chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong CSDL...
* Nhóm hàm Text (văn bản)
Cung cấp cho bạn các hàm nhằm quản lý văn bản.
* Nhóm hàm Logical
Cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức logic dựa trên những điều kiện của bảng tính.
* Nhóm hàm Information (thông tin)
Cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trong bảng tính.
5.11.3. Cấu trúc chung của hàm
Cú pháp:
= Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …., đối số n) Giải thích:
- Dấu (=): bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằng Excel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gì cả.
- Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàm đó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thực hiện đúng hàm cần dùng.
- Dấu ngoặc đơn bật “ ( “: Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng.
- Các đối số (đối số 1, đối số 2,... đối số n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng ta có thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nói cách khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đã 7 mức hàm lồng nhau.
- Dấu ngoặc đơn đóng “ ) “: Dùng để kết thúc một hàm.
5.11.4. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số
Thường sử dụng dấu phẩy (,) để dùng làm phân cách các đối số trong tất cả các chương trình kể cả Excel. Nhưng đôi khi cũng có sự thay đổi, do người sử dụng thích phân cách các đối số là dấu chấm phảy (;), thì khi dùng chương trình Excel đó bạn phải biết để sử dụng cho đúng hoặc bạn có thể đổi lại dấu chấm phảy để ngăn cách.
- Từ Menu Start\Control Panel chọn biểu tượng Regionl and Language
Options
Cửa sổ Control Panel xuất hiện:
- Bấm đúp vào biểu tượng Regionl and Language Options, hộp thoại Regionl
and Language Options xuất hiện, bạn chọn Customize:
- Bấm chọn nhãn Number trong hộp thoại.
- Trong khung List Separator cho phép chọn dấu ngăn của các đối tượng hàm. - Nếu nhập dấu phảy, có nghĩa ngăn cách giữa các đối là dấu phảy (,).
- Chọn kiểu dấu ngăn cách thích hợp, bấm vào nút Apply để chấp nhận dấu ngăn cách.
- Bấm OK để đóng hộp thoại.
5.11.5. Bật hộp thoại chứa các hàm trong Excel
Để sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàm và các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function.
- Bật hộp thoại bằng cách: từ Menu Bar vào Insert\Function… hộp thoại Insert
Bấm vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a function để xuất hiện danh sách các nhóm hàm.
Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàm được chọn trong khing Or select a function.
Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin về hàm được đánh dấu trong khung Select a function.
Bấm vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng của hàm.
- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, bấm OK hộp thoại Function Arguments hiện lên màn hình như sau:
- Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm.
- Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãy bấm chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhập các thông số bình thường.
- Nhập dữ liệu xong, bấm OK hay nhấn phím Enter để thực hiện tính toán.
Bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách bấm vào biểu tượng fx trên thanh công thức.
5.11.6. Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính
a. Hiện các công thức được sử dụng trong bảng tinh.
- Chọn Menu Tool\FormatAuditing\Formula Auditing Mode.
- Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năng Formula Auditing
mode một lần nữa.
b. Hiển thị các đường chỉ dẫn
- Chọn ô công thức.
- Chọn Menu Tool\Formula Auditing\Trace Precedents.
Dùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Bấm chọn ô có công thức, bấm vào biểu tượng Trace Precedents.
c. Bỏ các đường dẫn
Bấm chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditing kích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hãy chọn lệnh Remove Precedent Arrows từ
Menu Tool\Formula Auditing.
5.11.7. Những thông báo lỗi thường gặp trong Excel
Tên lỗi Ý nghĩa
# Name? Lỗi này xảy ra khi Excel không thể nhận diện được tên trong công thức, chẳng hạn: bạn không đặt chuỗi trong cặp dấu nháy kép hay viết sai tên của hàm…
#VALUE! Lỗi này là lỗi giá trị, chẳng hạn: tính toán trên ký tự không đúng hay các đối không phù hợp với hàm.
#NUM! Lỗi này là lỗi về số trong hàm, chẳng hạn: Đưa vào một số quá lớn, quá bé hoặc số này không tồn tại…nói chung bạn nhập một đối không phù hợp
#NULL! Lỗi này là do trong công thức tồn tại phần giao rỗng
#DIV\0 Đây là lỗi chia cho zero (chia cho 0), Excel không thể thực hiện phép tính được, Excel mặc định các ô trống là bằng 0, chẳng hạn: một số chia cho số 0.
#REF! Lỗi này là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn: xóa các dòng hay cột mà dòng hay cột đó được dùng trong công thức hay phép tham chiếu xa trên các chương trình không chạy được.
#N/A Lỗi này có ý nghĩa tùy theo công thức. Chẳng hạn: công thức đã tham chiếu đến một giá trị không tồn tại...
5.11.8 Các hàm trong Excel
a. Nhóm hàm tài chính
* Hàm DB
Tính khấu hao tài sản sử dụng theo hướng khấu hao giảm dần cho từng kỳ cố định tại một thời điểm nhất định.
Cú pháp: = db(Cost, Salvage, Life, Period, Month) Giải thích:
Cost: Nguyên giá tài sản cố định
Salvage: Giá trị còn lại của tài sản đến thời điểm tính khấu hao Life: Thời hạn sử dụng của tài sản
Period: Thời kỳ ta tính chi phí khấu hao
Month: Số tháng trong năm đầu tiên. Nếu bỏ qua mục này thì được hiểu là 12
tháng.
* Hàm DDB
Hàm DDB trả về giá trị khấu hao của một tài sản cho một thời hạn nhất định bằng cách dùng phương pháp kế toán giảm gấp đôi.
Cú pháp: = DDB (Cost, Salvage, Life, Period, Factor) Giải thích:
Cost: Nguyên giá tài sản cố định
Salvage: Giá trị còn lại của tài sản đến thời điểm tính khấu hao Life: Thời hạn sử dụng của tài sản.
Period: Thời kỳ ta tính chi phí khấu hao
Factor: Là kiểm sóat tỷ suất tính chi phí khấu hao, bỏ đối số này thì Excel mặc
định là 2
Hai mục Life và Period phải được tính cùng thời điểm chẳng hạn: ngày, tháng hay năm.
* Hàm FV
Hàm FV tính giá trị tương lại của một khoản đầu tư Cú pháp: =FV(Rate,Nper,Pmt,Pv,Type)
Giải thích:
Rate: tỷ lệ lãi suất trong một kỳ hạn
Nper: Là tổng số thời hạn thanh toán của một chu kỳ kinh doanh.
Pmt: là khoản thanh toán cho mỗi thời hạn (bao gồm vốn và lãi suất). Không thay
đổi trong suốt thời kỳ kinh doanh.
Pv: Giá trị hiện hành của khoản đầu tư. Nếu bỏ qua đối số này thì mặc định là 0. Type: Mặc định thời điểm phải trả. Có hai giá trị 1 và 0
+ Nếu Type = 1 : Thanh toán vào đầu mỗi thời điểm + Nếu Type = 0 : Thanh toán vào cuối mỗi thời điểm *
Hàm IPMT
Hàm IPMT trả về giá trị khoản lãi thanh toán trong một thời hạn đã cho. Cú pháp : = IPMT(Rate, Per,Nper, Pv, Fv,Type)
Giải thích:
Per: thời hạn muốn tìm lãi suất Nper: tổng số kỳ hạn
Pv: giá trị niên khoản hiện nay. Khi tính khoản thanh toán vay, Pv sẽ hiển thị số