Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy.
Bước 1: Từ Menu Bar vào File\Page Setup…Hộp thoại Page Setup hiện lên màn
- Khung Orientation: Khung này cho phép bạn xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Portrait: Cho phép in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy. + Chức năng Landscape: Cho phép in dữ liệu ra theo chiều ngang của trang giấy. - Khung Scaling: Khung này cho phép bạn xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:
+ Chức năng Adjust to: cho phép bạn thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400 %, mặc định là 100%.
+ Chức năng Fit to: Cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy. + Chức năng Wide by: cho phép bạn thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
- Hộp Pager Size: Cho phép bạn lựa chọn các khổ giấy. Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
- Hộp Print Quality: Cho phép bạn lựa chọn chất lượng in(chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), bấm vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất lượng in. Thông thường người ta chọn 600dpi.
- Hộp Fist Page Number: Cho phép bạn chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.
- Bấm nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
Bước 2: Chọn lựa các định dạng trong hộp thoại cho thích hợp với từng tài liệu. Bước 3: Chọn xong bấm OK.