Bước 1: Kích hoạt bảng tính cần in.
Bước 2: Bật hộp thoại Print chọn một trong những bước sau:
- Từ menu Bar vào File\Print…
- In không định dạng: Bấm vào biểu tượng Print trên thanh công cụ Standard - Bấm Ctrl +P
- Khung Printer: có hai chức năng
- Hộp Name: cho phép bạn lựa chọn máy in bảng tính ra giấy. Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các loại máy in và chọn một loại máy in thích hợp để in.
Nếu bạn chỉ có một máy in và khi đã mặc định sẵn, thì không cần chọn trong mục này.
- Nút Properties: Nút này dùng để điều chỉnh các thông số cho máy in.
- Chức năng Print to File: Cho phép bạn in dữ liệu vào một File khác. Khi chọn chức năng này và bấm OK thì xuất hiện hộp thoại Print to File, trong hộp thoại này bạn hãy đặt tên và định vị nơi để lưu tập tin mới, chọn xong nhấn OK để in dữ liệu tập File mới.
- Khung Print Range: Có các chức năng sau:
- Chức năng All: Cho phép bạn in tất cả các trang có trong bảng tính và bắt đầu từ trang đầu tiên của bảng tính.
- Chức năng Pages: Cho phép bạn in theo số trang được chỉ định sẵn trong hai hộp sau:
+ Hộp From: Chứa trang bắt đầu được in ra, bấm chuột vào hai mũi tên trong hộp
From để xác định số trang đầu hoặc bạn chèn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số
trang đầu từ bàn phím.
+ Hộp To: Chứa trang bắt đầu được in ra, bấm chuột vào hai mũi tên trong hộp To để xác định số trang cuối hoặc bạn chèn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số trang cuối từ bàn phím.
- Khung Print What: có các chức năng sau:
- Chức năng Selection: Cho phép in theo khối đã chọn.
- Chức năng Active Sheet: Cho phép in theo bảng tính đã chọn.
- Khung Copies: Có các thành phần sau:
- Hộp Number of Copies: Có tác dụng in nhiều bảng như nhau. Bấm chuột vào hai mũi tên trong hộp Number of Copies để xác định số bản in hoặc bạn chèn con trỏ văn bản vào hộp và nhập vào số bản in từ bàn phím.
- Chức năng Collate: Chức năng này hỗ trợ cho việc in nhiều bản sao. Nếu bấm chọn chức năng này có nghĩa là in toàn bộ dữ liệu trong bảng tính rồi mới lặp lại và in bản sao thứ nhất của tài liệu cũng từ trang đầu đến trang cuối, tiếp tục in cho các bản sao tiếp theo. Ngược lại không chọn chức năng này thì Excel điều khiển in trang đầu tiên của tài liệu với tất cả số bản sao của trang đầu, in xong trang đầu và bản sao của trang đầu rồi mới in tới trang thứ hai và số bản sao của trang thứ hai, tiếp tục đến trang thứ ba…
- Nút Preview: Cho phép bạn xem bảng tính trước khi in.
Bước 3: Chọn các chức năng trong hộp thoại xong, bấm OK để in bảng tính ra giấy, bấm Cancel để huỷ bỏ lệnh.