3.1.1: Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của ngời lao động không chỉ là vấn đề mà ngời lao động quan tâm, nó còn làm cho doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý vì nó liên quan đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp nói chung và giá thành sản phẩm nói riêng. Để đáp ứng đợc đòi hỏi từ hai phía, kế toán lao động tiền lơng và bảo hiểm ở doanh nghiệp phải thực hiện nhiệm vụ cơ bản sau:
- Phản ánh kip thời, chính xác số lợng, thời gian và kết quả lao động.
- Tính toán và thanh toán đúng đắn, kip thời tiền lơng và các khoản phải thanh toán với ngời lao động.
Các khoản trích theo lơng mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động và phân bổ đúng đắn chi phí nhân công vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì phù hợp với từng đối tợng kinh doanh trong DN.
- Cung cấp thông tin kịp thời về tiền lơng, thanh toán lơng ở DN giúp lãnh đạo điều hành và quản lý tốt về lao động, tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
- Thông qua ghi chép kế toán mà kiểm tra việc tuân thủ kế hoạch quỹ lơng và kế hoạch lao động, kiểm tra việc tuân thủ tiền lơng, tuân thủ các định mức lao động và kỉ luật về thanh toán tiền lơng với ngời lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách,chế độ về lao động tiền lơng và các khoản trích theo l- ơng.Tình hình sử dụng quỹ lơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Lập các báo cáo về laođộng tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm kế toán.
3.1.2: Nguyên tắc kế toán lao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Tại các DN kế toán lao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng là một bộ phận công việc phức tạp trong kế toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù lao lao động thờng không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời kì...Việc kế toán chính xác chi phí về tiền lơng và các khoản trích theo lơng có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ
quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để bảo đảm cung cấp thông tin cho quản lí, đòi hỏi kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải quán triệt các nguyên tắc sau:
*) Phải phân loại lao động hợp lí:
Do lao động trong DN có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho công việc quản lí và hạch toán cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trng nhất định. Vế mặt quản lí và hạch tóan lao động đợc phân theo các tiêu thức khác sau:
-Phân lọai lao động theo thời gian lao động:
Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thờng xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp cho DN nắm đợc toàn bộ số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dỡng tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với ngời lao động và với nhà nớc đợc chính xác.
- Phân loại lao động theo quan hệ với qúa trình sản xuất:
Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất có thể phân loại lao động của DN thành 2 loại sau:
+) Lao động trực tiếp sản xuất: Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.Thuộc loại này bao gồm những ngời điều khiển thiết bị, máy móc để sản xuất sản phẩm( kể cả cán bộ kĩ thuật trực tiếp sử dụng) những ngời phục vụ quá trình sản xuất(vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu trong nội bộ, sơ chế nguyên, vật liệu trớc khi đa vào sản xuất...)
+ Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của DN. Thuộc bộ phận này bao gồm nhân viên kĩ thuật (trực tiếp làm công tác kĩ thuật hoặc tổ chức, quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh nh giám đốc, phó giám đốc kinh doanh, cán bộ phòng ban kế toán, thống kê, cung tiêu....), nhân viên quản lí hành chính( những ngời làm công tác tổ chức, nhân sự, văn th, đánh máy quản trị...)
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá đợc tính hợp lí của cơ cấu lao động. Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc tinh giản bộ máy giản tiếp.
-Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh:
Theo cách này toàn bộ lao động trong DN có thể chia làm 3 loại:
+ Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ nh công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xởng...
+ Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nh nhân viên bán hàng, tiếp thị nghiên cứu thị trờng, quảng cáo marketing...
+ Lao động thực hiện chức năng quản lí: Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lí kinh tế, nhân viên quản lí hành chính...
Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động đợc kịp thời, chính xác, phân định đợc chi; phí sản phẩm và chi phí thời kì.
*) phân loại tiền lơng một cách phù hợp
Do tiền lơng có nhiều loại với tính chất khác nhau nên cần phải phân loại tiền lơng một cách phù hợp. Trên thực tế có nhiều cách phân loại tiền lơng nh phân theo cách trả lơng (lơng sản phẩm, lơng thời gian, lơng khoán), phân theo đối tợng trả lơng (lơng trực tiếp, lơng gián tiếp), phân theo chức năng tiền lơng (sản xuất, bán hàng, quản lí....) Mỗi cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lí. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lí nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lơng đợc chia thành 2 loại là tiền lơng chính và tiền lơng phụ (nh đã trình bày ở trên)
3.2: Phơng pháp hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
3.2.1: Các chứng từ sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán tiền lơng sử dụng các chứng từ sau:
. Sổ sách lao động: Sử dụng để phản ánh số lợng lao động hiện có và theo dõi số lợng lao động hiện có và theo dõi sự biến động trong từng bộ phận đơn vị bộ phận: