2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1.4 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý tài chắnh
Chúng ta ựã nói nhiều tới việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý tài chắnh như một vũ khắ chiến lược của các doanh nghiệp trong thời ựại bùng nổ thông tin hiện nay. Vậy làm thế nào ựể xây dựng ựược một hệ thống thông tin phục vụ ựược kịp thời những mục ựắch của doanh nghiệp? Làm thế nào ựể ta có ựược một hệ thống thông tin tài chắnh hiệu quả? Câu trả lời là phải có cái gốc căn bản của hệ thống thông tin tốt, hay nói cách khác là cơ sở dữ liệu tốt.
Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn ựề quan trọng cần phân biệt là sự khác biệt giữa hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là sự kiện hay những gì quan sát ựược trong thực tế và chưa hề ựược biến ựổi sửa chữa cho bất cứ một mục ựắch nào khác.
Vắ dụ: Doanh nghiệp bán một lô hàng nào ựó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về số lượng hàng hóa bán ra, ựịa ựiểm, thời gian, hình thức thanh toán,Ầ Nếu dữ liệu ựược coi như những nguyên liệu ban ựầu, thông tin là một sản phẩm hoàn chỉnh thu ựược sau quá trình xử lý dữ liệu. đôi khi thuật ngữ dữ liệu và thông tin ựược sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp. Tuy vậy, ta cần xác ựịnh rằng thông tin là những dữ liệu ựã ựược xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa ựối với người sử dụng.
2.1.4.1 Tệp và hệ thống tệp dữ liệu
Trước ựây, tất cả những thông tin phục vụ cho những ứng dụng của hệ thống thông tin kế toán, ựược ghi vào sổ sách với thứ tự xác ựịnh ựể giúp những
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 29
người sử dụng có khả năng lập báo cáo hoặc các tổng hợp tình hình một cách nhanh nhất có thể.
Ngày nay, khi việc sử dụng máy tắnh ựã trở nên phổ biến, tất cả những dữ liệu này bắt ựầu ựược hệ thống ghi lại và ghi dưới dạng các tệp dữ liệu trong máy tắnh. Các dạng tệp này cùng với một số các chương trình phần mềm trợ giúp, giúp cho người sử dụng có thể ghi dữ liệu không theo thứ tự nhưng vẫn có khả năng tạo báo cáo chắnh xác và nhanh chóng. Hơn nữa, việc tổ chức các tệp một cách khoa học sẽ giúp cho việc tạo các cơ sở dữ liệu và các chương trình phân tắch và tổng hợp dữ liệu từ những tệp chứa dữ liệu có sẵn ựó trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Theo cách quản lý trước ựây, người ta thường tổ chức các tệp dữ liệu này thành một hệ thống và tạo các mối liên hệ giữa các tệp ựể dễ dàng truy tìm thông tin và tạo báo cáo. Hạn chế lớn nhất của cách quản lý này là phức tạp, người làm việc với các tệp này chịu ảnh hưởng rất lớn từ cấu trúc của mỗi tệp, việc thay ựổi cấu trúc mỗi tệp ảnh hưởng ựến nhiều tệp khác [4].
Chắnh vì những hạn chế này, ngày nay người ta tiến tới thiết kế các cơ sở dữ liệu, chứ không thiết kế các tệp dữ liệu như trước ựây nữa. Khác với hệ thống các tệp dữ liệu, các dữ liệu ựược lưu trong nhiều tệp khác nhau, cơ sở dữ liệu chứa tất cả dữ liệu có liên quan trong một kho dữ liệu duy nhất (xem hình 2.4). Hiện nay, không những chỉ cấu trúc chung của dữ liệu ựược lưu trữ trong một vùng trung tâm mà cả các mối quan hệ giữa các thành phần cơ sở dữ liệu và các ựường truy cập tới các cấu từ ựó cũng ựược lưu giữ tại một nơi gọi là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
2.1.4.2 Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu có những chức năng chắnh như sau:
Thiết lập từ ựiển cơ sở dữ liệu: Lưu giữ ựịnh nghĩa về các mối quan hệ trong một từ ựiển dữ liệu. Tất cả các chương trình truy cập tới các công việc cần tới dữ liệu gọi tới hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý này ựể có các thông tin cần thiết. Bất cứ một thay ựổi nào trong các tệp dữ liệu thì lập tức từ ựiển dữ liệu cũng ựược tự ựộng thay ựổi theo.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 30
Quản lý việc lưu trữ dữ liệu: Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu còn giúp cho người sử dụng tạo cấu trúc phức tạp cho các dữ liệu lưu trữ. Nhờ ựó, ta có thể lập các chương trình liên kết và các chương trình ựiều khiển phân tắch và tổng hợp dữ liệu trực tiếp trên cấu trúc vật lý của dữ liệu.
Chuyển ựổi và hiển thị thông tin: Dữ liệu ựược lưu lại dưới hai hình thức: dữ liệu ghi theo dạng logic và dữ liệu ghi theo dạng vật lý. Do việc ghi dữ liệu ựa dạng như vậy, nên hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực hiện một nhiệm vụ là chuyển những dữ liệu dưới dạng vật lý thành những dữ liệu có tắnh logic mà người sử dụng cần tới.
Bảo ựảm ựộ an toàn của dữ liệu: Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tạo một hệ thống bảo mật và thiết lập tắnh an toàn riêng tư cho các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu ựó.
Khôi phục lại dữ liệu: Khả năng này cho phép tăng cường tắnh toàn vẹn và thắch hợp của cơ sở dữ liệu.
Giao diện trên cơ sở viễn thông của các cơ sở dữ liệu: Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cho phép người dùng truy cập tới các dữ liệu ở bất cứ ựâu trên mạng dữ liệu.
2.1.4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế là một bước khá quan trọng trong quá trình xây dựng một cơ sở dữ liệu. Trong hệ thống quản lý dữ liệu, các công việc chủ yếu ựược thực hiện không chỉ là thu thập dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và khôi phục các dữ liệu mà quan trọng là chuyển ựổi dữ liệu ựó thành thông tin.
Hệ thống thông tin không phải ựột nhiên xuất hiện mà nó là sản phẩm của một quá trình phát triển từng bước. để xác ựịnh nhu cầu về dữ liệu mà doanh nghiệp thường xuyên liên hệ và làm việc với nó cùng với những thông tin mà doanh nghiệp thu thập ựược từ những dữ liệu ựó [1].
Do bản chất của thông tin là luôn thay ựổi và luôn biến ựộng, nên nói tới thiết kế hệ thống thông tin, ta cần hình dung ựó là một quá trình không ngừng nghỉ, bước sau coi bước trước là tiền ựề ựể xây dựng và tạo ra một vòng sống
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 31
của hệ thống. Do tắnh chất ựó của hệ thống thông tin, nên hệ cơ sở dữ liệu phục vụ nó cũng cần phải ựược ựánh giá và xây dựng trên cơ sở một quá trình liên tục và cần lưu ý tới chu kỳ sống của cơ sở dữ liệu. Như vậy, vấn ựề quan trọng ựầu tiên là hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin gì cho người sử dụng và nó có phù hợp với yêu cầu của người sử dụng không [17].