4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.3 Giải pháp nâng cao năng lực hoạt ựộng của HTTT quản lý tài chắnh
4.3.1 Bổ sung bộ phận kế toán quản trị trong cấu trúc của HTTT quản lý tài chắnh
Như chúng ta ựã biết, ựể hệ thống thông tin dự toán công tác ựầu tư xây dựng công trình cũng như các hệ thống thông tin quản lý tài chắnh khác hoạt ựộng ựược thì phải gồm các chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán quản trị riêng. Tất nhiên, kế toán quản trị và kế toán tài chắnh có thể cùng một phòng, nhưng phải có sự tách biệt, phân công rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chắnh, giữa bộ phận kế toán tổng hợp và bộ phận kế toán chi tiết nhằm tránh chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý và cung cấp thông tin.
Trước ựây hoạt ựộng kế toán quản trị do hệ thống kế toán tài chắnh kiêm nhiệm. Kế toán quản trị cần trở thành một bộ phận cấu thành trong hệ thống thông tin quản lý tài chắnh. Kế toán quản trị là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu trong ựiều kiện nền kinh tế thị trường có cạnh tranh, bởi tắnh linh hoạt, hữu ắch và kịp thời của thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp. Với Tổng công ty, việc ứng dụng kế toán quản trị chi phắ trong hoạt ựộng quản lý còn là vấn ựề mới mẻ, chưa ựược triển khai một cách ựồng bộ và khoa học, ở một mức ựộ nhất ựịnh Tổng công ty ựã vận dụng một số nội dung
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 117
trong công tác lập dự toán, tắnh giá và kiểm soát chi phắ nhưng chưa khai thác và phát huy hết ưu thế của loại công cụ quản lý khoa học này.
Sơ ựồ 4.2 Tổ chức bộ máy kế toán Tổng công ty
4.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu ựầy ựủ ựể quản lý chi phắ và lập dự toán linh hoạt ở cấp quản lý ựội thi công
Có rất nhiều Phương pháp tiêu chuẩn ựo bóc khối lượng (Standard Method of Measurement - SMM) ựược sử dụng cho các dự án hạ tầng và dân dụng. Nguồn dữ liệu ựược xây dựng bởi các nhà Tư vấn Quản lý khối lượng, với ngân hàng dữ liệu về ựơn giá ựược xây ựựng từ nhân công, vật liệu và máy móc. đơn giá ựược áp dụng cho bất cứ dự án nào có sử dụng SMM và như vậy sẽ tương ựối dễ dàng cho Tư vấn quản lý chi phắ ựo bóc khối lượng của một dự án và vận dụng áp giá các dự án tương tự ựã thực hiện trước ựây và có sử dụng cùng một phương pháp ựo bóc chuẩn.
Ngân quỹ ựược xác ựịnh dựa trên phác thảo dự án bằng cách tắnh toán diện tắch sàn xây dựng (CFA) sau ựó áp giá tắnh cho một mét vuông diện tắch
PTGđ TÀI CHÍNH
TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN
PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán TSCđ Kế toán ... Tổ kế toán chi phắ sản xuất và giá thành sản phẩm Tổ dự toán Tổ phân tắch ựánh giá
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 118
sàn xây dựng. Tư vấn xây dựng có một ngân hàng dữ liệu ựơn giá tắnh trên một mét vuông CFA cho các loại công trình xây dựng khác nhau và giá ựược dựa trên các hệ số tiêu chuẩn như hệ số sử dụng ựất, hệ số diện tắch lưu thông, hệ số diện tắch sử dụng chung v.v.
Khái toán (cost model) ựược xác ựịnh dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết kế sơ bộ. Bản khái toán này sẽ xem xét thông số, các hệ số ựể dự tắnh chi phắ. Vắ dụ, mặt tiền hay khu vực lưu thông. Các thông số này có thể sử dụng ựể phát triển dự toán một cách cụ thể hơn.
Khi thiết kế ựược triển khai, các chi tiết thiết kế ựược cung cấp và dự báo chi phắ xây dựng ựược xác ựịnh bởi Tư vấn Quản lý chi phắ. Dựa trên thiết kế chi tiết và bản vẽ sơ bộ, khối lượng và ựơn giá ựược lập ựể thực hiện Dự toán sơ bộ (cost plan) - cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố của dự án.
Các dữ liệu chi phắ quan trọng, ựược sử ựụng ựể lập ngân sách, dự báo, dự toán sơ bộ lấy từ Biểu khối lượng và ựơn giá của dự án ựược ựấu thầu trước ựây. điều này giải thắch tại sao SMM rất quan trọng, SMM không chỉ
ựưa ra cơ sở cho việc tắnh toán và áp giá mà còn tạo ra sự nhất quán về ựơn giá ở các dự án khác nhau. Tư vấn quản lý chi phắ cũng sử dụng cả chỉ số giá ựể lập, xác ựịnh sự khác nhau về giá ở các ựịa phương và biến ựổi giá theo thời gian về nhân công, máy móc và vật liệu.
đây là công cụ quản lý chi phắ chủ yếu của Tư vấn quản lý chi phắ với mục ựắch ựánh giá ngân sách và lập dự toán. Họ sử dụng nguồn dữ liệu ựược xây dựng dựa trên kinh nghiệm và các dự án tương tự ựã có nghiên cứu giá thị trường vật liệu, nhân công, máy móc ựể tập dự toán ngân sách và chi phắ xây dựng, ựược sử dụng làm cơ sở ựánh giá hồ sơ thầu. Phương pháp luận của hệ thống quản lý chi phắ xây dựng là liên tục cải tiến dự toán chi phắ dự án dựa trên mức ựộ chi tiết của thiết kế ựưa ra. Do ựó, việc phân tắch chi phắ ựược triển khai từ tắnh toán trên m2, chi phắ cơ bản ựến Bảng khối lượng chi tiết.
Tư vấn quản lý chi phắ (Quantity Surveyor) ựóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý chi phắ xây dựng. Bởi vì, tư vấn quản lý chi phắ chịu trách
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 119
nhiệm quản lý chi phắ xây dựng từ khởi ựầu ựến khi dự án ựược hoàn thành. Mặc dù vậy, việc áp dụng ở các doanh nghiệp ựầu tư xây dựng Việt Nam không dễ, sẽ mất thời gian dài ựể thay ựổi một hệ thống.
Việc sử dụng SMM và áp dụng giá cả thị trường trong lập dự toán và giá xây dựng sẽ trở thành thế mạnh của hệ thống quản lý chi phắ, bởi vì nó ựảm bảo tắnh chắnh xác trong dự toán và giá cả cạnh tranh. Áp dụng phương pháp này có thể giải quyết ựược những tồn tại trong cơ chế quản lý Tổng công ty.
4.3.3 Tuyển dụng, ựào tạo, bồi dưỡng nhân lực vận hành hệ thống
Do ựặc ựiểm của hệ thống thông tin quản lý tài chắnh là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Vì thế, trong quá trình tập hợp, xử lý, phân tắch dữ liệu, nhân viên thực hiện cần phải ựưa ra xu hướng và biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý.
Nhân viên hệ thống phải có ựủ trình ựộ chuyên môn, nghiệp vụ, ựặc biệt là kỹ năng thiết kế các báo cáo quản trị nói chung, ựể thực hiện công việc báo cáo của mình nhằm cung cấp thông tin ựáng tin cậy cho các nhà quản lý.
Nhân viên phải bảo mật tuyệt ựối các thông tin mang tắnh bảo mật của doanh nghiệp, không ựược tiết lộ thông tin ra ngoài vì mục ựắch, lợi ắch cá nhân. Tổng công ty cần hạn chế tối ựa việc nhân viên hệ thống chuyển sang bộ phận, công ty khác.
Cần xây dựng một ựội ngũ nhân sự làm công tác kế toán không những có chuyên môn nghiệp vụ mà còn có sự hiểu biết về hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ ựó mới có thể ựưa ra các phân tắch, ựánh giá chắnh xác trên cơ sở số liệu thu thập ựược.
4.3.4 Nâng cao nhận thức của các cấp quản trị Tổng công ty về tầm quan trọng việc sử dụng thông tin quản lý tài chắnh trong ựiều hành hoạt ựộng
Hệ thống thông tin quản lý tài chắnh chỉ có thể hoạt ựộng tốt khi các cấp quản trị thấy ựược tầm quan trọng của việc sử dụng thông tin từ hệ thống phục vụ cho công tác của mình, từ ựó tổ chức thực hiện các công việc một cách
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 120
thường xuyên và tự nguyện. Hệ thống chỉ có thể hoạt ựộng tốt khi có sự thay ựổi trong nhận thức của chắnh những người quản lý.
4.3.5 Kết hợp các hệ thống thông tin chức năng ựể cung cấp thông tin
Báo cáo của hệ thống thông tin này cần ựược sử dụng kết hợp với các báo cáo khác của doanh nghiệp như báo cáo về thị trường, ựối thủ cạnh tranh, công nghệ sản xuất... ựể có cái nhìn toàn diện hơn về các yếu tố ựang tác ựộng ựến hoạt ựộng của doanh nghiệp.
Nhằm ựảm bảo tắnh thời sự của thông tin do các báo cáo hệ thống thông tin dự toán tài chắnh công tác ựầu tư xây dựng cơ bản cung cấp, việc xác ựịnh kỳ lập báo cáo cụ thể của từng loại báo cáo có ý nghĩa quan trọng. Ngoài những báo cáo mang tắnh chất ựịnh kỳ, yêu cầu xây dựng báo cáo mang tắnh chất bất kỳ, phụ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.
Ngoài các báo cáo dự toán, cần có các báo cáo phân tắch dự toán, thể hiện mục tiêu, ý nghĩa của những con số dự toán, ựể nhà quản lý các cấp nắm ựược mục tiêu cần ựạt ựến của bộ phận mình và mục tiêu chung của Tổng công ty.
Kết hợp với hệ thống thông tin kiểm soát nhằm kiểm tra các rủi ro trong hệ thống. đưa ra các chỉ tiêu ựể ựánh giá mức ựộ sai sót của hệ thống, các rủi ro của hệ thống và ựưa ra các chỉ tiêu, ựề xuất cho bộ phận ựánh giá rủi ro.
4.3.6 Chuyển ựổi mục tiêu hoạt ựộng HTTT tổng hợp quyết toán tài chắnh Tổng công ty
Mục tiêu mới ựược ựặt ra cho hệ thống là ựảm bảo sự quản lý của Tổng công ty với các ựơn vị thành viên nhưng vẫn tạo dựng ựược môi trường tài chắnh lành mạnh, bình ựẳng cho mọi doanh nghiệp. Cụ thể là:
- Quyền hạn của Tổng công ty ựối với các đVTV phụ thuộc vào phần vốn góp của các Tổng công ty vào đVTV. đVTV có thể hoạt ựộng theo mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn (kể cả công ty liên doanh), công ty trách nhiệm hữu
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 121
hạn một thành viên, công ty cổ phần. Công ty này ựến lượt mình, lại có thể phát triển thêm các ựơn vị thành viên của mình.
- Các đơn vị thành viên hoạt ựộng theo chiến lược phát triển chung của Tổng công ty và có mối quan hệ chặt chẽ với các đơn vị thành viên khác trong Tổng công ty. đơn vị thành viên thực hiện các chế ựộ báo cáo tài chắnh ựịnh kỳ với Tổng công ty,...
- Mối quan hệ giữa Tổng công ty và công ty con thực hiện chủ yếu thông qua ựại hội cổ ựông (hoặc ựại hội thành viên, tuỳ theo loại hình đVTV). Quan hệ giữa các công ty thành viên trong Tổng công ty chủ yếu thông qua hình thức hợp ựồng kinh tế.
- địa vị pháp lý của Tổng công ty cũng như đVTV có tắnh ựộc lập tương ựối. đó ựều là những pháp nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật như nhau.
- Các công ty con ựược ựảm bảo quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong quyết ựịnh phương án ựầu tư, sản xuất, kinh doanh, trong chiến lược phát triển chung của công ty.
- Cơ chế vốn góp rõ ràng, phân ựịnh rõ trách nhiệm và quyền hạn của Tổng công ty căn cứ trên số vốn ựầu tư vào các ựơn vị thành viên.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 122
5. KẾT LUẬN
1- Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng, thực hiện việc thu
thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết ựịnh, ựiều khiển, phân tắch các vấn ựề và hiển thị các vấn ựề phức tạp trong một tổ chức. Hoạt ựộng của một hệ thống thông tin quản lý bao gồm: nhập dữ liệu, xử lý thông tin, xuất dữ liệu, lưu trữ thông tin và thông tin phản hồi. Xu hướng toàn cầu hóa, sự phát triển của nền kinh tế tri thức phải dựa chủ yếu vào tri thức và thông tin, cùng với sự hỗ trợ tối ựa của công nghệ máy tắnh và phần mềm máy tắnh làm cho hệ thống thông tin quản lý ngày càng có vai trò quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp.
2- Hoạt ựộng của HTTT kế toán quản lý tài chắnh Tổng công ty ựã ựảm
bảo. Yêu cầu của hệ thống thông tin tổ chức là không ngừng phát triển, mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho nhà quản lý những công cụ quản lý tốt nhất. Sự vận ựộng của HTTT quản lý tài chắnh Tổng công ty ựã thu thập cơ sở dữ liệu dữ liệu từ chung ựến riêng một cách tuần tự.
3- Hệ thống thông tin quản lý tài chắnh Tổng công ty ựã hỗ trợ các nhà
quản lý ra các quyết ựịnh liên quan tới: Tình trạng tài chắnh doanh nghiệp, phân phối và kiểm soát các nguồn lực tài chắnh trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin tài chắnh gồm: (1) Hệ thống thông tin xử lý các giao dịch, (2) Hệ thống báo cáo ựiều khiển; (3) Hệ thống thông tin tác nghiệp và ựiều hành và (4) là hệ thống lập kế hoạch chiến lược. Về nguyên tắc các hệ thống thông tin này ựược các nhân viên ở những mức khác nhau trong doanh nghiệp sử dụng và chúng hỗ trợ các quyết ựịnh ở những mức khác nhau. Nhưng thực chất không có sự tách biệt tuyệt ựối giữa các mức của hệ thống thông tin tài chắnh, mà chúng hợp thành một chuỗi liên hoàn, mô tả quá trình liên tục các hoạt ựộng xảy ra trong doanh nghiệp. Vì vậy thông tin ựã ựược sử dụng một cách hiệu quả.
4- Hoạt ựộng hệ thống thông tin dự toán tài chắnh công tác ựầu tư, xây
dựng cơ bản nhằm ựảm bảo dự toán lợi nhuận, doanh thu, chi phắ xây dựng công trình theo từng phạm vi chuyên môn từ cấp bậc quản trị cấp cao xuống cấp thấp
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 123
nhằm ựạt ựược mục tiêu của doanh nghiệp. đã xây dựng ựược hệ thống các chỉ số tài chắnh làm cơ sở cho việc ựánh giá hiệu quả hoạt ựộng của các cấp quản lý, các bộ phận trong doanh nghiệp. Thu thập, phân tắch dữ liệu, cung cấp thông tin thắch hợp, phục vụ cho việc xây dựng giá bán, phương án kinh doanh ngắn hạn và dài hạn theo từng bộ phận, cấp bậc quản trị. Hệ thống xây dựng phiếu chi phắ ựịnh mức giá thành ựơn vị, hệ thống tài khoản kế toán theo mã trách nhiệm quản trị, hệ thống cơ sở dữ liệu và hệ thống báo cáo phục vụ các cấp quản lý từ cao xuống thấp ựầy ựủ và khoa học. Bên cạnh ựó còn một số những tồn tại hạn chế về hoạt ựộng dự toán ở cấp ựội thi công do chưa áp dụng phương pháp dự toán linh hoạt ựể dự toán ở các giá trị sản lượng hoàn thành khác nhau trong cùng một kỳ dự toán hay chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng chuyên trách cho công tác dự toán phục vụ các cấp quản lý, nhân lực chủ yếu của phòng kế toán.
5- Hoạt ựộng của hệ thống tổng hợp quyết toán tài chắnh Tổng công ty với
mục ựắch nhằm cung cấp thông tin giúp các ựơn vị quản lý, sử dụng vốn ựúng mục ựắch, có hiệu quả và thực hiện ựúng các chắnh sách, chế ựộ của Nhà nước qui ựịnh về tài chắnh - kế toán cũng như các qui chế tài chắnh nội bộ của Tổng công ty ựối với các ựơn vị thành viên về cung ứng và kiểm soát tài chắnh các ựơn vị thành viên. Hệ thống dựa trên quy trình cung ứng và kiểm soát tài chắnh chặt chẽ, sử dụng hệ thống bảng biểu chủ yếu có sẵn trong phần mềm quản lý tài chắnh Ờ kế toán CADS và hệ thống thông tin kế toán tài chắnh. Nhưng hệ thống