4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.1 Khái quát về cấu trúc hệ thống thông tin quản lý tài chắnh Tổng công ty
Tổng công ty ựã xác ựịnh cho mình hướng ựi ựa doanh, ựa ngành nghề, ựa sở hữu. Với quy mô hoạt ựộng lớn, các nhà máy và công trình xây dựng phân bố ở nhiều vị trắ khác nhau, cùng với nó là rất nhiều các hạng mục, ựối tác, khách hàng và nhân công, các ựơn vị thành viên. Vì vậy, Tổng công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Việt Nam (Constrexim Holdings) rất quan tâm xây dựng, duy trì thực hiện và liên tục cải tiến hệ thống quản lý. Ban lãnh ựạo Tổng công ty nhận thấy sự cấp bách cần phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với ựầy ựủ chức năng, sẵn sàng cung cấp thông tin kịp thời, chắnh xác qua các báo cáo, phân tắch, phục vụ các cấp quản lý khác nhau.
Với ựặc trưng của ngành xây dựng, có lượng vốn huy ựộng và sử dụng lớn, các quyết ựịnh ựầu tư các dự án bất ựộng sản phải nhanh chóng, kịp thời, thời gian thu hồi vốn dài, ựầy rủi ro. Yêu cầu ựặt ra là hệ thống thông tin quản lý tài chắnh Tổng công ty cung cấp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chắnh của mình và cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc ựộ khai thác thông tin và tắnh minh bạch trong các báo cáo tài chắnh từ ựó tăng hiệu quả hoạt ựộng của doanh nghiệp. đồng thời hệ thống thông tin quản lý tài chắnh ựược thiết kế xây dựng nhằm ựảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chắnh, tránh thất thoát, gian lận, tăng cường ựược uy tắn của doanh nghiệp. Chắnh vì vậy, hệ thống thông tin quản lý tài chắnh ựược của Tổng công ty chọn thực hiện trước tiên, sau khi thành công mới phát triển lên các phân hệ quản lý doanh nghiệp chức năng khác.
a) Yêu cầu chung hệ thống thông tin quản lý tài chắnh Tổng công ty
- Giao diện ựược trình bày khoa học, hợp lý và ựảm bảo mỹ thuật hài hòa với mục ựắch, yêu cầu của các cấp quản lý.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 73
- Khả năng hỗ trợ tối thiếu hai ngôn ngữ: Tiếng Việt và Tiếng Anh ựể thể hiện nội dung thông tin.
- Khả năng tắch hợp với các hệ thống thông tin quản lý khác theo các chuẩn tương tác của phần mềm.
b) Thống nhất tiêu chuẩn tắch hợp dữ liệu và truy cập thông tin ựược áp dụng như sau:
- Tiêu chuẩn về tắch hợp dữ liệu
+ Ngôn ngữ ựịnh dạng văn bản (XML v1.0) + Mô tả tài nguyên dữ liệu (RDF)
- Tiêu chuẩn về truy cập thông tin: Chia sẻ nội dung web (RSS v1.0 và ATOM
v1.0) và (JSR168/JSR 286 cho Portlet API, WSRP1.0/WSRP 2.0)/ WebPart). c) Yêu cầu về an toàn bảo mật
- Có cơ chế theo dõi và giám sát, lưu vết tất cả các hoạt ựộng cho mỗi kênh thông tin và toàn hệ thống.
- Toàn bộ các dữ liệu cần quản lý, phải ựược lưu trong cơ sở dữ liệu ựược mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ.
d) Cấu trúc hoạt ựộng HTTT quản lý tài chắnh Tổng công ty theo bộ phận
Bảng 4.1 Mô hình hoạt ựộng HTTT quản lý tài chắnh Tổng công ty
Hệ thống thông tin quản lý tài chắnh Tổng công ty
HT trang thiết bị Hệ thống phần mềm Nhân lực thực hiện
- Máy tắnh (máy ựể bàn và máy tắnh xách tay): Máy dùng ựể xử lý các chương trình ựược lưu trữ trong bộ nhớ của máy. Hệ thống bao gồm các thiết bị nhập và xuất,
- Phần mềm hệ thống: Các phần mềm ựiều khiển và hỗ trợ các thao tác của một hệ thống máy tắnh. Bao gồm nhiều chương trình khác nhau như các hệ ựiều hành, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình ựiều khiển truyền thông, các dịch vụ tiện ắch, các trình phiên
- Bộ phận quản lý hệ thống thông tin hay còn gọi là bộ phận tin học, chịu trách nhiệm chắnh cho sự vận hành thông suốt của hệ thống
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 74
các bộ nhớ sơ cấp và thứ cấp, bộ xử lý trung tâm, bộ ựiều khiển và các thiết bị ngoại vi khác. - Hệ thống truyền thông dữ liệu và mạng máy tắnh mạng LAN (mạng nội bộ) và mạng WAN (mạng diện rộng) bao gồm máy trạm, máy chủ, máy chủ in ấn, modem cho phép trao ựổi thông tin, thư từ, báo cáo nội bộ. - Các thiết bị lưu trữ và các thiết bị truyền dẫn khác. dịch ngôn ngữ lập trình,... - Hệ ựiều hành: Chương trình chắnh ựiều khiển hệ thống máy tắnh, cung cấp các dịch vụ về lập lịch, kiểm soát vào ra, kiểm soát hệ thống, quản lý dữ liệu,...
- Phần mềm phổ dụng: Các chương trình thực hiện các nhiệm vụ xử lý thông tin văn bản, bảng tắnh ựiện tử,...
- Phần mềm chuyên dụng quản lý tài chắnh doanh nghiệp CADS, phần mềm dự toán CE 8.0
- CPF là hệ thống quản lý tổng hợp dự án ựầu tư Tổng công ty. - HFM là hệ thống hợp nhất báo cáo của Tổng công ty mà tất cả các ựơn vị thành viên phải cập nhật số liệu bao gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh, kết quả sản xuất kinh doanh, bảng cân ựối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
thông tin của Tổng công ty, cũng như việc phát triển, bảo trì, ựào tạo hướng dẫn vận hành hệ thống cho các bộ phận. - Bộ phận sử dụng thông tin Gồm các cán bộ quản lý các ựội tổ sản xuất, lãnh ựạo các nhà máy, công ty, ựến lãnh ựạo các phòng ban, lãnh ựạo cấp cao của TCT. - Bộ phận nhập liệu và thực hiện các nghiệp vụ.
Nguồn: Phòng hệ thống thông tin Tổng công ty
- Hệ thống mạng nội bộ
để thực hiện ựược triển khai hệ thống quản lý tác nghiệp của công ty. Yêu cầu ựặt ra với công ty là phải có hệ thống mạng nội bộ, nối toàn bộ các bộ phận nghiệp vụ có liên quan ựến nhau của công ty. Mạng nội bộ này là cơ sở ựể các bộ phận trao ựổi thông tin với nhau, bỏ qua ựược các khâu chuyển thông tin
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 75
bằng giấy tờ. Mạng ựược thiết kế và hoạt ựộng trên nguyên tắc Client/Server và hỗ trợ tốc ựộ 10/100 Mbps.
- Hệ thống máy phục vụ tác nghiệp tại các bộ phận
Trước tiên, tại bộ phận quản lý thông tin ựược ựặt một máy chủ. Máy chủ này ựược cài ựặt hệ ựiều hành mạng. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 sẽ ựược cài ựặt trên máy chủ. Tại ựây sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin của hệ thống ựiều hành tác nghiệp. Ở các bộ phận tác nghiệp sẽ ựược trang bị các máy tắnh ựể cài ựặt chương trình tác nghiệp. để hệ thống làm việc các máy tắnh ựược trang bị ựầy ựủ ở tất cả các bộ phận. để hệ thống chạy tốt và ổn ựịnh Tổng công ty sử dụng những máy có cấu hình tối thiểu như sau:
+ Bộ xử lý tốc ựộ 1.79 Ghz; + Ram tối thiểu 512 Mb; + Ổ cứng tối thiểu 80 Gb;
+ Card mạng hỗ trợ tốc ựộ 10/100Mbps; + Hệ ựiều hành Windows XP;
- Phần mềm hệ thống
Mục tiêu ựầu tư hệ thống thông tin ựể nâng cao hiệu suất hoạt ựộng của bộ phận quản lý tài chắnh là ựể nâng cao hiệu suất hoạt ựộng, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng quản lý tài chắnh Tổng công ty, cụ thể cho hoạt ựộng của phòng Tài chắnh Kế toán. Ở giai ựoạn ựầu tư này, Tổng công ty phải trang bị các phần mềm và các hệ thống thông tin chuyên dụng.
Phần mềm Quản trị Tài chắnh Kế toán CADS 2010: Hệ thống phần mềm Tổng công ty ựang sử dụng. Hệ thống tự ựộng hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán, dữ liệu tài chắnh ựược cập nhật từng giây, là công cụ hỗ trợ ựắc lực cho Tổng công ty trong công tác hạch toán kế toán thông thường, có nhiều tắnh năng phù hợp với công ty xây dựng như: Tập hợp chắ phắ giá thành (nguyên vật liệu, nhân công, chi phắ máy, chi phắ chung) theo từng công trình, hạng mục công trình; Bảng kê xuất nguyên vật liệu theo từng công trình, Sổ giá thành công trình, Báo cáo giá thành xây dựng; Theo dõi tài khoản theo khoản mục chi phắ; Cho phép
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 76
nhập, xuất thẳng vật tư không qua kho; Cung cấp báo cáo công nợ liên năm: Sổ chi tiết công nợ từng ựối tượng liên năm, bảng cân ựối phát sinh công nợ liên năm, Báo cáo bảng kê nhập xuất vật tư hàng hóa liên năm, báo cáo nhập xuất tồn liên năm, Bảng tắnh giá thành công trình xây dựng liên năm.
HFM: Hyperion Financial Management là hệ thống báo cáo của Tổng công ty mà tất cả các công ty con phải cập nhật số liệu. HFM ựược dùng ựể hợp nhất báo cáo ở trụ sở chắnh.
BCS: Business Consolidation System là một hệ thống ựược dùng ựể cập nhật hợp nhất số liệu và chuyển số liệu từ hệ thống CADS sang báo cáo Tổng công ty HFM.
BPS: Business Planning Simulation là hệ thống cập nhật số liệu kế hoạch hoặc số liệu ước tắnh theo từng trung tâm chi phắ, trung tâm lợi nhuận hoặc trung tâm ựầu tư.
BW: Business warehouse là nơi chứa tất cả các số liệu chuyển qua từ CADS dưới dạng tổng hợp. Vắ dụ tất cả các nghiệp vụ ựược hạch toán trong CADS dưới tài khoản lương, nhưng trên BW chỉ thể hiện số tổng hợp số dư của tài khoản ngay thời ựiểm kéo báo cáo.
CPF là giải pháp phần mềm Quản lý dự án ựầu tư xây dựng: Kết nối các dữ liệu CPM lại với nhau tạo ra một hệ thống thông tin có khả năng quản lý từ tổng thể ựến chi tiết toàn bộ dự án, từ kế hoạch ựến thực hiện và quyết toán. Cập nhật theo nghị ựịnh 99, thông tư 05,07 về lập và quản lý chi phắ ựầu tư xây dựng. Cập nhật theo thông tư 98 của Bộ tài chắnh về Thanh và quyết toán vốn.
CPM nhận trực tiếp dữ liệu dự toán và thông tin dự án từ phần mềm dự toán CE 8.0. Dữ liệu có thể ựược dán vào danh sách công việc từ bảng tắnh Excel hoặc nhập trực tiếp dữ liệu từ bàn phắm thông qua hệ thống ựịnh mức công bố mới của Bộ Xây dựng theo nghị ựịnh 99/2007/Nđ-CP và các ựơn giá tham khảo của 64 tỉnh thành.
Các phần mềm này ngoài cơ sở dữ liệu riêng tại từng máy sẽ kết nối chung vào một cơ sở dữ liệu của toàn công ty là SQL Server 200x ựược cài ựặt
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 77
tại máy chủ. Các chương trình sẽ chia sẻ thông tin và kết nối với nhau ựể trợ giúp ựiều hành tác nghiệp, tránh trường hợp trùng lặp, dư thừa thông tin và giảm ựược các lưu chuyển bằng giấy tờ trong nội bộ.
Hệ thống thông tin tài chắnh Tổng công ty Constrexim là một quy trình dựa trên thông tin kế toán tài chắnh ựược hạch toán và xử lý thông tin trên CADS và hệ thống quản lý dự án ựầu tư ựược thu thập và xử lý trên CPF. Tất cả các thông tin kế toán phải thu, phải trả, kế toán tổng hợp ựược thể hiện trên CADS, tất cả các thông tin về doanh thu, chi phắ, lợi nhuận,...của dự án ựầu tư ựược thể hiện trên CPF. Từ CADS, CPF dữ liệu ựược ựổ qua BW (Kho dữ liệu) với số liệu thực tế và số liệu kế hoạch ựược xử lý trong BPS (hệ thống tổng hợp kế hoạch), số liệu thực tế và kế hoạch ựược tổng hợp trên BCS (hệ thống cập nhật hợp nhất số liệu) và chuyển vào HFM (Hệ thống báo cáo Tổng công ty). HFM là hệ thống cuối cùng hệ thống thông tin quản lý tài chắnh phải hoàn thành.
Việc trang bị và ựưa vào hoạt ựộng phần mềm tài chắnh chuyên dụng có thể chưa gây nên các xáo trộn trong toàn doanh nghiệp, nhưng quy trình nghiệp vụ của các phòng tài chắnh kế toán thì bị ảnh hưởng. đó là vì các phần mềm ứng dụng khó có thể "may ựo" ựúng y theo các cách thức xử lý nghiệp vụ hiện hành (thủ công) của doanh nghiệp. Thông thường, các phần mềm chuyên dụng dựa trên các quy trình thông tin chặt chẽ và khoa học hơn, do ựó việc thay ựổi một số nề nếp công việc, chủ yếu nhằm kiểm soát ựược luồng thông tin tốt hơn, mức ựộ chuẩn hóa quy trình thông tin cao hơn, v.v. là cần thiết và là một sự cải thiện về nghiệp vụ cần ựược chấp nhận và tuân thủ. Cần chú ý rằng: thay ựổi thói quen làm việc là một trở ngại không dễ vượt qua, nó ựòi hỏi nỗ lực không chỉ của nhân viên nghiệp vụ có liên quan trực tiếp, mà còn cả quyết tâm của lãnh ựạo cấp cao nhất.
Các ứng dụng công nghệ thông tin dần trở thành quen thuộc ựối với hầu hết cán bộ nghiệp vụ và quản lý trong Tổng công ty, vai trò của chuyên viên công nghệ thông tin bắt ựầu ựược thừa nhận và coi trọng.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 78
- Bộ phận quản trị hệ thống
Một ứng dụng quản lý luôn tồn tại một hệ quản trị người dùng, cho phép quản trị viên có thể cấp phép sử dụng, cài ựặt thông tin hệ thống, quản lý tất cả các vấn ựề liên quan ựến cơ sỡ dữ liệu, .... Và chắnh những người này cũng ựược hệ thống phân quyền ựể ựược quản trị theo những chức năng khác nhau, ở những mức khác nhau. Hệ thống luôn ựược cài ựặt cứng trong CSDL một chức danh ựược gọi là Super Administrator, có toàn quyền quản trị trên hệ thống.
để hệ thống vận hành ựược thì yêu cầu phải có quản trị hệ thống (Administrator), người này có trách nhiệm cài ựặt hệ thống thông tin ban ựầu cho ứng dụng, sau ựó quản trị, cập nhật, thêm mới các thông tin này (chức danh, phòng ban, tài khoản người dùng,Ầ).
- Nhân sự thực hiện nghiệp vụ hệ thống
Khi áp dụng một hệ thống thông tin quản lý nói chung thì một trong những mối quan tâm hàng ựầu của các nhà quản lý là nhân sự. Sự phân bổ nhân sự sao cho hợp lý với hệ thống và phần mềm ứng dụng. Hệ thống càng hiện ựại thì sự phân bổ càng phải hợp lý.
Vấn ựề ựầu tiên ựược Tổng công ty quan tâm là liệu phần mềm mới có giúp giảm bớt chi phắ hay không? điều này cũng ựồng nghĩa với việc cắt giảm nhân sự, nếu như trước ựây phần mềm cũ cần nhiều nhân sự thì khi ứng dụng hệ thống quản lý tài chắnh, nhiều phần hành ựã ựược thay thế bởi hệ thống nên số lượng nhân sự giảm. Phần mềm càng hoàn thiện thì việc số lượng nhân sự sử dụng sẽ càng ắt và khi ựó chỉ có số lượng người kiểm soát các phần hành tài chắnh. đó là về phương diện hoàn hảo khi phần mềm ựược triển khai hoàn toàn và không có bất kỳ vấn ựề nào.
đối với Tổng công ty thì vấn ựề này mang lại lợi ắch rất lớn, làm cho bộ máy hoạt ựộng ựược tinh gọn, tăng cường năng suất và hiệu quả công viêc, giảm chi phắ sử dụng lao ựộng. Ngoài ra, khi ứng dụng hệ thống thì có sự chuyển ựổi nhân sự giữa các phòng ban, ựa số là sự chuyển người từ bộ phận kế toán tài
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 79
chắnh sang bộ phận khác, vì trước ựây các việc ựó là do bộ phân kế toán ựảm nhiệm, công việc ựược phân chia rõ ràng và tách biệt hẳn ở các phòng ban.
Vấn ựề quan tâm tiếp theo là việc ựào tạo, huấn luyện nhân viên, sau khi việc chuyển ựổi nhân sự ựược thực hiện thì việc huấn luyện ựược tiến hành ngay