4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.2.1Ưu nhược ựiểm hoạt ựộng HTTT dự toán tài chắnh công tác ựầu tư xây
dựng cơ bản
4.2.1.1 Ưu ựiểm của hệ thống dự toán tài chắnh công tác ựầu tư xây dựng cơ bản
Trước hết, hệ thống thông tin quản lý tài chắnh của Tổng công ty dựa trên một nền tảng vững chắc là hệ thống tiêu chuẩn ISO về quản lý tài chắnh, tạo thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài chắnh dự án ựầu tư xây dựng cơ bản. Hệ thống có sự phân cấp quản lý rõ ràng, gắn liền trách nhiệm với từng cấp quản lý khác nhau trong doanh nghiệp một cách phù hợp.
Hệ thống ựã ựảm bảo dự toán lợi nhuận, doanh thu, chi phắ xây dựng công trình phải ựạt ựược, phải tuân thủ theo từng phạm vi chuyên môn từ cấp bậc quản trị cấp cao xuống cấp thấp nhằm ựạt ựược mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt ựộng của hệ thống thông tin này ựã nhấn mạnh ựến tắnh dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý (trong ựó tập trung vào cấp quản trị cấp thấp như các tổ, ựội thi công) nhằm gắn trách nhiệm của các nhà quản trị với chi phắ phát sinh thông qua hình thức thông tin chi phắ ựược cung cấp theo các trung tâm chi phắ (nguồn gây ra chi phắ). Việc phân chia các cấp quản lý theo trách nhiệm như trên ựã tạo ý tưởng cho lãnh ựạo công ty trong việc thiết lập một mô hình cơ cấu tốt nhất cho tổ chức, phân chia trách nhiệm quản lý lập kế hoạch, phân tắch, báo cáo, tách bạch theo nhóm hoạt ựộng nhằm phát huy tối ựa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý.
Cung cấp một số chỉ số tài chắnh dự báo Chi phắ dự toán, tỷ lệ chi phắ trên doanh thu, chỉ tiêu về giá cả, số lượng tiêu thụ,Ầtỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu, ROI, RI,Ầgắn với từng trung tâm chi phắ, trung tâm lợi nhuận, trung tâm ựầu
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 112
tư, làm cơ sở cho việc ựánh giá hiệu quả hoạt ựộng của các cấp quản lý, các bộ phận trong doanh nghiệp, làm căn cứ cho công tác ựánh giá trách nhiệm của các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp bằng cách ựánh giá mức ựộ hoàn thành so với kế hoạch của từng trung tâm trách nhiệm sau này.
Hệ thống ựã tiến hành thu thập, phân tắch dữ liệu, cung cấp thông tin thắch hợp, phục vụ cho việc xây dựng giá bán, phương án kinh doanh ngắn hạn và dài hạn theo từng bộ phận, cấp bậc quản trị. Ngoài các chứng từ kế toán ựã ựược Bộ Tài chắnh hướng dẫn, Tổng công ty xây dựng thêm các chứng từ sau:
Thứ nhất, ựể dự toán ựược lượng và giá cả chi phắ NVL trực tiếp, Tổng công ty sử dụng Phiếu chi phắ ựịnh mức giá thành ựơn vị. Phiếu ựịnh mức này có thể ựược chi tiết theo yêu cầu sử dụng cho từng loại sản phẩm, từng bộ phận sản xuất,Ầ
Tổng công ty ựã thiết kế hệ thống tài khoản kế toán chặt chẽ trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán hiện hành ựể có thể trắch lọc các dữ liệu lập các báo cáo, nhằm ựánh giá trách nhiệm quản trị của từng nhà quản lý chịu trách nhiệm cao nhất ựối với từng trung tâm trách nhiệm, ựồng thời ựảm bảo mục ựắch kiểm soát hoạt ựộng của Tổng công ty thông qua việc thực hiện các dự toán ngân sách.
Tại Tổng công ty, các báo cáo dự toán ựược xây dựng dựa theo các cấp quản lý khác nhau trong Tổng công ty. Báo cáo dự toán dựa theo các cấp quản lý hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho công tác quản trị từ cấp lãnh ựạo thấp nhất ựến cấp cao nhất. Tổng công ty xác ựịnh các ựội thi công là các trung tâm chi phắ, các công ty con trực thuộc Tổng công ty là các trung tâm lợi nhuận; công ty mẹ ựầu tư vào các công ty con, chi nhánh trực thuộc là các trung tâm ựầu tư.
đối với nhà quản trị tài chắnh cấp cao của Tổng công ty, dự toán là công cụ giúp họ truyền ựạt kế hoạch hoạt ựộng ựến các bộ phận nhằm phân bổ các nguồn lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Khi triển khai thực hiện thì dự toán sẽ giúp họ kiểm soát các mặt hoạt ựộng của từng bộ phận cụ thể và
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 113
phân tắch, xác ựịnh nguyên nhân ựể có hành ựộng ựiều chỉnh kịp thời các hoạt ựộng ở các bộ phận nhằm hướng về mục tiêu chung.
để tăng cường tắnh tự chủ trong lập kế hoạch, ựảm bảo cho dự toán có tắnh thực tế, hệ thống dự toán của Tổng công ty ựược lập từ cấp thấp ựến cấp cao. Sau khi xét duyệt dự toán ở các cấp thấp hơn, lãnh ựạo cấp cao Tổng công ty mới chắnh thức giao nhiệm vụ cho các nhà quản trị cấp dưới và bổ sung những chỉ tiêu mà nhà quản trị cấp cao cần thiết. Phương thức giao kế hoạch như trên, Tổng công ty hy vọng sẽ tạo tắnh năng ựộng, sáng tạo hơn cho các nhà quản lý các cấp, nó sẽ khuyến khắch họ trong công việc ựể thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Như vậy, thành công của hệ thống thông tin dự toán tài chắnh ựầu tư xây dựng cơ bản là ựã là thống nhất một hoạt ựộng ựầu tư xây dựng cơ bản của Tổng công ty một cách có tổ chức. Nó là phương tiện ựể các cấp quản lý trong tổng công ty liên hệ với nhau ựể ựạt mục tiêu chung, cụ thể hóa mục tiêu ựến từng cấp quản lý.
4.2.1.2 Nhược ựiểm của HTTT dự toán tài chắnh công tác ựầu tư xây dựng
Trong Tổng công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng. Hoạt ựộng của hệ thống dựa vào phần mềm và cả nguồn nhân lực của kế toán tài chắnh. Việc tập hợp chi phắ thực phát sinh, ựối chiếu với dự toán là một công việc thường xuyên và cần thiết của kế toán ựể kiểm tra chi phắ phát sinh ựó có phù hợp với dự toán hay không cũng như ựể kiểm tra tắnh hiệu quả trong việc quản trị chi phắ. Cần có sự tách biệt, phân công rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin của kế toán quản trị và kế toán tài chắnh riêng cho phù hợp với yêu cầu của hệ thống.
Dự toán ở cấp ựội tổ thi công thực hiện cho từng công trình, chưa xây dựng ựược hệ thống dự toán linh hoạt, tức là dự toán ựược lập với các quy mô sản xuất khác nhau, dựa trên chi phắ dự toán giá tắnh cho một mét vuông diện tắch sàn xây dựng do dự toán tĩnh lập ựể tắnh áp giá cho các công trình xây dựng khác nhau. Do ngành xây dựng cơ bản có tắnh thời vụ và phụ thuộc rất lớn vào
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh... ... 114
ựiều kiện thời tiết khắ hậu, phần lớn sản xuất theo ựơn ựặt hàng, mỗi công trình là một sản phẩm ựặc thù, quy mô vốn ựầu tư khác nhau. Không thực hiện dự toán linh hoạt không làm căn cứ ựể so sánh tốc ựộ gia tăng của các chỉ tiêu tài chắnh giữa các năm, chưa có cơ sở ựể ựánh giá trách nhiệm giữa các công trình khác nhau. Ngoài ra, dự toán linh hoạt có ý nghĩa quan trọng trong việc ựưa ra các quyết ựịnh nhằm phản ứng với những biến ựộng của thị trường.
Hệ thống trên chưa có các quy ựịnh cụ thể về trách nhiệm về ựảm bảo thời gian của người lập báo cáo, kỳ lập báo cáo như báo cáo phải ựược lập và truyền ựạt một cách kịp thời; báo cáo phải thực sự là cơ sở quan trọng ựể nhà quản lý cấp cao (người nhận báo cáo) ựánh giá trách nhiệm quản trị của nhân viên quản lý cấp dưới, từ ựó có những hành ựộng kịp thời ựể cải tiến hoạt ựộng của bộ phận. Các nhà quản lý cấp Tổng công ty rất khó khăn trong việc lấy các thông tin vào những thời ựiểm bất kỳ, khi phát sinh nhu cầu thông tin.