Thuận lợi khi triển khai tái cấu trúc tại Úc là khả năng thông hiểu và truyền
đạt bằng Anh ngữ, vì đại đa số các tài liệu tham khảo được viết bằng tiếng Anh. Bên cạnh đó, khả năng nhận thức cao về xã hội, trách nhiệm của cá nhân đối với tổ chức, công ty cũng tạo thuận lợi rất nhiều cho nhà triển khai dự án. Đặc biệt, có sự khuyến khích của Chính phủ (giảm thuế) đối với việc triển khai dự án, nâng cao tính cạnh tranh.
Một thuận lợi khác là từ thập niên 80, 90, người Úc đã sớm nhận thức những áp lực cạnh tranh khốc liệt về hàng hóa, dịch vụ. Nhận thức này tạo động cơ mạnh mẽ cho Chính phủ lẫn DN thực hiện các bước cải thiện chính sách, chiến lược và đổi mới công nghệđể tồn tại và phát triển.
Quá trình tái cấu trúc gặp không ít khó khăn như: Khó tìm ra được thành
viên dự án có đủ kỹ năng đòi hỏi; Khó tìm được sự hợp tác giữa các phòng, ban;
Lãnh đạo cao cấp có những quan điểm ngắn hạn và những giải pháp mau lẹ, trong khi các dự án tái cấu trúc quy trình DN thường có thời biểu thực hiện quá
lâu; Có những kỳ vọng vô lý cho rằng tái cấu trúc sẽ giải quyết tất cả những vấn đề của tổ chức, DN.
Một số khó khăn khác: Quản lý cấp dưới lãnh đạm với sự thay đổi. Những thay đổi cần thiết trong chính sách nhân sự không được thực hiện đúng mức. Ngay cả lãnh đạo cấp cao cũng chưa hiểu thấu đáo về tái cấu trúc quy trình DN. Mặt khác, hệ thống quản trị thiếu động viên, khích lệ để nuôi dưỡng những giá trị cần thiết cho hướng chiến lược mới. Hệ thống quản trị nhân sự không xây dựng hoặc thay đổi đồng bộ, kịp thời các gói đền bù, bồi dưỡng, phúc lợi trong các quy trình mới.
Các thất bại trong cam kết về nguồn lực (tài chính, nhân sự...) dẫn đến khó
đo lường thành quả của dự án; Khó xây dựng được kế hoạch hiệu quả để khắc
phục lại sự chống đối quá trình thay đổi; Các quy trình được thiết kế lại nhưng không kịp thời đào tạo nhân sự; Thiếu phối hợp và đồng bộ giữa chiến lược tổ chức, công ty và việc hoạch định chiến lược CNTT; Lãnh đạo cấp cao thiếu cam
kết đối với các giá trị mới; Khó biện minh và thuyết phục các lợi ích tài chính.
Các dự án tái cấu trúc quy trình DN thường được đề xướng bởi lãnh đạo cao cấp của tổ chức/DN, hướng đến mục tiêu tổ chức/ DN tồn tại, phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, không biên giới và biến động không ngừng.
Hình thức triển khai tái cấu trúc quy trình DN như sau:
- DN phối hợp toàn phần với nhà triển khai: Các tư vấn triển khai giữ vai trò nhóm trưởng, nhóm trưởng của DN được chỉ định bởi lãnh đạo cấp cao của tổ chức, DN (người chủ trì và đề xướng dự án).
- DN phối hợp một phần với các nhà triển khai: các nhóm trưởng được chỉ định bởi lãnh đạo cao cấp của tổ chức/DN và các tư vấn được thuê mướn theo từng lĩnh vực cần thiết, vào từng thời điểm khác nhau của dự án. - DN tự xây dựng đội ngũ triển khai
Qua quá trình triển khai ở Úc, 6 điểm trọng yếu ảnh hưởng đến sự thành công của các dự án TCT quy trình DN như sau:
i. Hỗ trợ và cam kết từ lãnh đạo cao nhất (Gain Top Management Support & Committment). Sự hỗ trợ từ lãnh đạo cao nhất cho dự án sẽ đem lại lòng tin cho toàn bộ tổ chức, DN và sự tín nhiệm với nhóm dự án.
ii. Khả năng công nghệ (Technological Competence). Có 2 loại khả
năng công nghệ giúp “kiềm chế làm hỏng” và là đòn bẩy cho việc thực hiện dự án là: Cơ sở hạ tầng CNTT được xây dựng đón đầu
hay ít nhất là phù hợp với mục tiêu của dự án; Nhân sự có kiến thức và kinh nghiệm về CNTT có thể vừa phải nhưng mức độ hiểu biết quy trình DN là tối quan trọng.
iii. Khả năng mô tả, phác họa quy trình DN (Process Delineation Competence). Các trưởng phòng, ban, các nhân sự chủ chốt của tổ
chức, DN phải có khả năng: Xác định phạm vi của các quy trình
DN trách nhiệm; Nhận diện nhân sự sở hữu quy trình (nhân sự ở khâu kết quả xác định qua mục đích của quy trình); Hiểu mục đích
của quy trình DN, mục tiêu của chiến lược triển khai dự án; Và khả
năng xây dựng mục đích của các quy trình cần tái cấu trúc.
iv. Khả năng hoạch định dự án (Project Planning capability) được thể
hiện thông qua khả năng hoạch định chiến lược (Strategic Planning Capability). Do vậy cần xây dựng và truyền đạt thành công tầm nhìn (Vision) và các chiến lược tương lai (Future Strategies) của tổ
chức, DN. Bên cạnh đó là khả năng hoạch định chiến thuật (Tactical Planning Capability): Xây dựng những dự án con phục vụ
cho dự án TCT quy trình DN.
v. Khả năng quản trị sự thay đổi: Thường thì bất kỳ sự thay đổi nào trong tổ chức, DN cũng tạo ra nhiều lo lắng và thái độ tiêu cực của nhân viên đối với dự án, mục tiêu của dự án. Cần truyền đạt rộng rãi kết quả kỳ vọng đến toàn bộ nhân viên. Đặc biệt là hiệu quả
chiến lược triển khai cần được truyền đạt đến lực lượng tham gia trực tiếp dự án.
vi. Khả năng quản trị dự án (Project Management Capability) bao gồm các yếu tố: Kỹ năng mềm, với mức độ kinh nghiệm quản trị các dự án lớn; Khả năng phân quyền và chia sẻ trách nhiệm cho các nhóm dự án và giữa các thành viên dự án; Khả năng truyền đạt hiệu quả
trong nhóm dự án, giữa nhóm dự án và những bộ phận còn lại của tổ chức, DN.
Tái cấu trúc quy trình DN tại Úc thường theo các bước sau: i. Làm rõ tầm nhìn và các mục tiêu chiến lược ii. Đảm bảo có sự bảo trợ dự án từ lãnh đạo cao nhất
iii. Phác họa và mô tả các quy trình tổ chức, công ty ở mức cao nhất. iv. Nhận diện các quy trình cần được thiết kế lại
v. Hiểu rõ cách đo lường thành quả của các quy trình hiện tại cần
vi. Thiết kế lại quy trình đồng bộ với việc sử dụng công nghệ mới, nhất là sử dụng CNTT để làm đòn bẩy cho những thành quả mà dự
án muốn đạt được.
vii. Xây dựng mẫu thử nghiệm (prototype) các quy trình mới.
viii. Đảm bảo khả năng hỗ trợ từ lãnh đạo cao cấp và sự đồng thuận với chủ sở hữu của quy trình cho việc chuyển đổi quy trình.
ix. Đưa quy trình được chuyển đổi vào hoạt động.
x. Ghi nhận những cải thiện đạt được và tiếp tục bước 4 để hoàn thiện tiếp mục tiêu của dự án.