Sử dụng mẫu cú sẵn trong Word.
Tạo mẫu mới.
Sử dụng cỏc mẫu cú sẵn của Microsoftđ Word sẽ giỳp tiết kiệm nhiều thời gian khi soạn thảo văn bản. Vớ dụ bạn cú trỏch nhiệm quản lý thư từ trong nội bộ cơ quan. Cụng việc của bạn gồm việc gửi bản thụng bỏo hàng tuần (nhiệm vụ, nhắc nhở,…) tới cỏc nhõn viờn, gửi fax cập nhật thụng tin tới cỏc bộ phận phũng ban khỏc nhau và viết cỏc thụng bỏo mỗi thỏng. Thay vỡ phải thiết kế mới cỏc mẫu cho mỗi bản ghi nhớ hay cỏc thụng bỏo, bạn chỉ cần điền thụng tin mới vào cỏc mẫu cú sẵn. Mẫu cú sẵn là một văn bản bao gồm cỏc định dạng về phụng chữ, kiểu chữ, cũng như là cỏc định dạng khỏc được sử dụng để tạo ra cỏc văn bản khỏc cú chung cỏc định dạng cơ bản. Đồng thời bạn cũng cú thể sử dụng cỏc văn bản cú sẵn để tạo ra cỏc mẫu theo ý mỡnh. Việc tạo cỏc mẫu cú định dạng đỳng ý người sử dụng thực sự hữu ớch nếu bạn đó bỏ nhiều cụng sức và thời gian để tạo ra cỏc định dạng vừa ý về phụng, kiểu chữ, định dạng về đoạn văn, hỡnh ảnh để sử dụng lại cho cỏc văn bản sau này. Việc tạo mẫu lưu từ cỏc văn bản cú sẵn giỳp trỏnh phải thực hiện cỏc thao tỏc định dạng lặp lại. Bạn cú thể lưu lại văn bản dưới dạng một mẫu theo ý mỡnh, chỉnh sửa lại mẫu đú để sử dụng.
Bài này trỡnh bày cỏch sử dụng mẫu cú sẵn để tạo một văn bản và cỏch tạo một mẫu mới.
Sử dụng mẫu trong Word
Mẫu (template) là tập hợp cỏc tham số về trang in, cỏc kiểu và cả nội dung tạo, định dạng sẵn để soạn văn bản phục vụ một mục đớch nào đú. Mẫu là một dạng văn bản được thiết kế để sử dụng (nhiều lần) trong tương lai. Chỳng được lưu với đuụi .dot. Mẫu xỏc định cỏc tớnh chất định dạng cơ bản của văn bản, vớ dụ như lề hay bố cục (văn bản được thể hiện trờn giấy như thế nào). Mẫu đồng thời cũng xỏc định tớnh chất của ký tự bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ và phụng chữ.
Một văn bản phải được tạo trờn cơ sở một mẫu nào đú. Khi mở một văn bản trống bằng cỏch nhỏy nỳt lệnh New , văn bản này được tạo trờn một mẫu cú sẵn trong Word với tờn Blank Document (văn bản trống) và cơ sở của nú là tệp Normal.dot. Mẫu này chỉ chứa cỏc thụng số về thiết kế trang cựng một số kiểu nhất định mà khụng chứa bất kỳ nội dung nào. Đõy là mẫu mặc định trong Word.
Khi mở một văn bản mới dựa trờn một mẫu nào đú, cỏc kiểu, cỏc tham số về trang in và cỏc phần nội dung trờn đú được sao đầy đủ vào văn bản mới. Sửa đổi chỳng khụng làm thay đổi mẫu cũng như sửa đổi trờn mẫu cũng khụng ảnh hưởng tới văn bản.
Word được thiết kế với rất nhiều mẫu định dạng đi kốm và cỏc mẫu này được phõn loại theo từng nhúm, cho phộp tạo cỏc văn bản với cỏc mục đớch sử dụng khỏc nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản túm tắt hay thư từ. Mẫu bao gồm hai phần: phần văn bản được định dạng trước và vựng nội dung văn bản sẽ được chốn vào sau đú gọi là vựng văn bản giữ chỗ. Phần văn bản được định dạng trước bao gồm tiờu đề và cỏc thụng số khỏc bạn khụng cần phải thay đổi. Vớ dụ, mẫu cho bản ghi nhớ sẽ cú tiờu đề là Memorandum được thể hiện với phụng chữ, cỡ chữ, dạng chữ riờng. Vựng diện tớch thụng tin mới sẽ được điền vào chỉ là tạm thời vỡ cú thể xúa đi và điền thụng tin mới vào. Vựng này thường cú một hướng dẫn ngắn gọn về những thụng tin cú thể điền vào thay cho phần làm mẫu cú sẵn. Vớ dụ, một mẫu bản ghi nhớ cú thể gồm một vựng để điền thụng tin được ghi là [Tờn của bạn].
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập sau, bạn sẽ sử dụng một mẫu cú sẵn của Word để tạo một bản fax, điền nội dung và sau đú lưu văn bản mới này.
1. Trờn bảng chọn File, nhỏy New. Ngăn New Document xuất hiện.
2. Nhỏy General Templates trong khung Create new from template. Hộp thoại Templates xuất hiện
4. Nhỏy đỳp lờn biểu tượng Contemporary Fax. Mẫu Contemporary Fax xuất hiện.
5. Tại gúc trờn bờn trỏi của văn bản, nhập vào vựng điền thụng tin của mục địa chỉ. Vựng điền thụng tin được chọn và cú thể điền thụng tin vào.
6. Gừ Trường THPT Ba Đỡnh và nhấn Enter
8. Nhỏy vào vựng để điền bờn cạnh từ To: Vựng điền thụng tin được chọn và sẵn sàng để bạn điền thụng tin.
9. Gừ Lờ Thanh Phong
10.Điền phần thụng tin cũn lại vào vựng được chọn như sau:
Fax: 303-555-0100
From: Nguyễn Mai Hoa
Re: Mời họp Hội đồng thi học sinh giỏi
Trang: 2
CC:Hoàng Mai Võn
11.Đỏnh dấu chọn trong ụ Please Reply.
12.Nếu cần, cuốn thanh trượt xuống và chọn vựng văn bản từ phớa bờn trỏi từ Notes:
13.Gừ Vui lũng xem bức thư đớnh kốm để biết trước thụng tin túm tắt về nội dung cuộc họp.
14.Nhỏy nỳt Save trờn thanh cụng cụ chuẩn. Hộp thoại Save As xuất hiện.
16.Nếu cần, nhỏy mũi tờn trong ụ Save in, chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice trờn ổ cứng.
17.Nhỏy Save. Word đó lưu văn bản của bạn.
18.Nhỏy Close trờn bảng chọn File để đúng văn bản. Nếu như được yờu cầu lưu những thay đổi, chọn No.
Tạo mẫu cho riờng bạn