Kiểm tra lỗi chớnh tả, ngữ phỏp trong văn bản.
Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi chớnh tả và ngữ phỏp.
Tỡm kiếm và thay thế trong văn bản.
Chốn ngày và giờ theo dạng văn bản hoặc theo trường.
Chốn cỏc ký tự đặc biệt.
Chốn, xem và soạn thảo cỏc chỳ thớch.
Khụng ai cú thể trỏnh được lỗi khi gừ nội dung văn bản bằng bàn phớm. Vỡ vậy cần phải kiểm tra văn bản một cỏch cẩn thận, cả về chớnh tả, ngữ phỏp và nội dung. Chức năng kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp của Word cú thể hỗ trợ trong việc này, nhất là đối với những văn bản dài.
Word cú thể kiểm tra lỗi chớnh tả và ngữ phỏp của văn bản được soạn thảo trờn nhiều ngụn ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Việc kiểm tra dựa trờn cỏc từ điển được cài đặt cựng với Office. Thậm chớ nếu cú một từ điển mới, ta cú thể cài đặt bổ sung để sử dụng.
Ngoài ra, Word cũn cú nhiều cụng cụ hỗ trợ biờn tập khỏc như tỡm và thay thế nhanh cỏc cụm từ trong văn bản và thờm những ý kiến nhận xột mà khụng làm thay đổi nội dung ban đầu của văn bản.
Kiểm tra chớnh tả
Khi cú lỗi chớnh tả trong văn bản, Word đỏnh dấu bằng một đường gạch dưới lượn súng màu đỏ, cũn cỏc cụm từ hay cõu sai ngữ phỏp được đỏnh dấu bằng đường gạch dưới lượn súng màu xanh.
Cú ba cỏch để kiểm tra chớnh tả trong một văn bản, tựy thuộc vào việc bạn muốn sửa lỗi trong khi gừ nội dung hoặc kiểm tra chớnh tả toàn bộ văn bản sau khi soạn thảo xong.
Nhỏy chuột phải vào từ cú một đường gạch dưới lượn súng màu đỏ, sau đú chọn một từ đỳng trong danh sỏch gợi ý.
Nhỏy nỳt Spelling and Grammar trờn thanh cụng cụ chuẩn để kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp cho toàn bộ văn bản.
Nhỏy lệnh Spelling and Grammar trờn bảng chọn Tools để kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp cho toàn bộ văn bản.
Khi kiểm tra chớnh tả cho toàn bộ văn bản, Word so sỏnh cỏc từ trong văn bản với từ điển chuẩn của Word. Nếu phỏt hiện ra lỗi, lỗi sẽ được hiển thị, kể cả những từ được đề nghị thay thế được liệt kờ trong danh sỏch Suggestions của hộp thoại Spelling and Grammar. Bạn cú thể sử dụng cỏc tựy chọn sau đõy:
Nỳt Chức năng
Ignore Once Chỉ bỏ qua lần xuất hiện đú của từ được chọn. Ignore All Bỏ qua tất cả mọi lần xuất hiện của từ.
Add to Dictionary Thờm từ vào từ điển tựy chỉnh.
Change Thay thế từ được chọn bằng một từ trong danh sỏch Suggestions.
Change All Thay thế tất cả cỏc lần xuất hiện của từ bằng từ được chọn trong danh sỏch Suggestions.
Suggestions Liệt kờ cỏc từ cú thể thay thế từ bị sai chớnh tả.
AutoCorrect Thờm từ vào danh sỏch để Word sử dụng tự động sửa cỏc lỗi chớnh tả.
Undo Khụi phục thao tỏc chỉnh sửa chớnh tả.
Delete Xuất hiện nếu một từ xuất hiện hai lần liờn tiếp và được sử dụng để xúa từ xuất hiện lần thứ hai.
Options Cỏc tựy chọn kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp.
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn sẽ sử dụng tớnh năng sửa lỗi chớnh tả khi gừ nội dung văn bản, kiểm tra toàn bộ văn bản để tỡm lỗi chớnh tả, sau đú sửa hoặc bỏ qua cỏc lỗi được Word phỏt hiện.
1. Mở tệp văn bản Integrating ICT trong thư mục Lesson06 cú đường dẫn PiL\Word Practice.
2. Trong dũng đầu tiờn của đoạn thứ nhất, nhỏy chuột phải vào từ bị sai chớnh tả efectively và nhỏy effectively trong danh sỏch xuất hiện. Từ đú được chỉnh sửa trong văn bản.
3. Nhỏy nỳt Spelling and Grammar trờn thanh cụng cụ chuẩn. Hộp thoại Spelling and Grammar xuất hiện với từ ICT được chọn trong văn bản. Word cú nhiều từ gợi ý chỉnh sửa cho từ này và cỏc từ gợi ý này rừ ràng khụng phải là từ thay thế đỳng.
4. Xúa đỏnh dấu ở ụ Check grammar nếu nú đang được đỏnh dấu.
5. Nhỏy nỳt Ignore All. Từ này và tất cả cỏc lần xuất hiện về sau của từ này trong văn bản đều được bỏ qua.
6. Tiếp theo từ compjuter được chọn. Word chỉ cú một gợi ý chỉnh sửa cho từ này là computer và đõy là từ gợi ý đỳng. Nhỏy Change và từ sai chớnh tả được sửa.
7. Tiếp theo từ in được chọn. Do đõy là lỗi một từ xuất hiện hai lần liờn tiếp chứ khụng phải là lỗi chớnh tả nờn khụng cú từ gợi ý.
8. Nhỏy Delete. Từ in xuất hiện lần thứ hai bị xúa.
9. Word tiếp tục kiểm tra văn bản để tỡm cỏc lỗi chớnh tả. Khi một lỗi xuất hiện, hóy chọn lựa chọn phự hợp nhất trong danh sỏch Suggestions và nhỏy nỳt Change. Tiếp tục thực hiện những chỉnh sửa cần thiết trong văn bản. Khi Word hoàn tất việc xỏc định tất cả cỏc lỗi chớnh tả, hộp thoại Spelling and Grammar đúng lại và hộp thụng bỏo sau đõy xuất hiện.
10.Nhỏy OK. Lưu văn bản với tờn Integrating ICT da_sua. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi
Việc xỏc định nguyờn nhõn của một lỗi ngữ phỏp phức tạp hơn. Bạn cú thể nhỏy chuột phải vào cụm từ nào bị đỏnh dấu bằng đường gạch dưới lượn súng màu xanh để hiển thị bảng chọn tắt, sau đú chọn đề nghị sửa theo ý muốn. Mục đầu tiờn của bảng chọn thường là mụ tả túm tắt về lỗi ngữ phỏp đú. Nhỏy About This Sentence trờn bảng chọn, Word sẽ hiển thị một giải thớch chi tiết hơn về lỗi ngữ phỏp và đề xuất cỏc cỏch để chỉnh sửa.
Nếu từ mà bạn cho là đỳng chớnh tả bị đỏnh dấu màu đỏ bờn dưới (vớ dụ như tờn riờng), cú thể thờm từ đú vào từ điển. Để thờm một từ vào từ điển, nhỏy chuột phải vào từ đú để hiển thị một bảng chọn tắt, sau đú nhỏy Add to Dictionary.
Kiểm tra lỗi ngữ phỏp