1.3.1 Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm
Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm của doanh nghiệp được tiến hành qua bốn bước sau :
Bước 1, chuẩn bị xây dựng kế hoạch , đánh giá và phân tích nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Công tác chuẩn bị xây dựng kế hoạch sản xuất có tầm quan trọng và quyết định chất lượng cuả kế hoạch sản xuất. Nội dung chính của bước 1 gồm:
- Chuẩn bị các cơ sở dữ liệu và công cụ phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất năm.
- Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm được thực hiện thông qua việc đánh giá, phân tích : Dự báo nhu cầu thị trường; kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp; hợp đồng đặt hàng của khách hàng; kế hoạch phát triển sản phẩm của doanh nghiệp; những chỉ tiêu của kế hoạch sản xuất trung hạn mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ kế hoạch.
- Phân tích giá cả, khả năng cung ứng nguồn nguyên liệu cho sản xuất.
Các chỉ tiêu chính cần xác định trong bước 1 là : Số lượng, chủng loại, thời gian có nhu cầu của thị trường, khách hàng đối với từng chủng loại sản phẩm.
Bước 2, xây dựng kế hoạch sơ bộ đối với các chỉ tiêu chính của kế hoạch sản xuất năm . Xây dựng kế hoạch sơ bộ đối với các chỉ tiêu chính của kế hoạch sản xuất năm gồm các công việc sau :
- Phân tích kết quả sản xuất của những năm trước.
- Phân tích số lượng sản phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang, năng lực sản xuất của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp, số lượng nhân công có thể huy động , chi
phí sản xuất, chi phí tồn kho sản phẩm, nguyên vật liệu , chi phí phạt do chậm giao hàng, khả năng gia công, thuê ngoài .v.v.
Các chỉ tiêu chính của kế hoạch sản xuất năm cần xác định trong bước 2 : Trên cơ sở kết quả phân tích tổng hợp của bước 1, các chỉ tiêu chính của kế hoạch sản xuất được xác định trong bước 2 là tổng số lượng từng chủng loại sản phẩm được sản xuất ở từng bộ phận sản xuất và trong toàn doanh nghiệp; số lượng lao động cần huy động; mức tồn kho cuối kỳ của từng loại thành phẩm, bán thành phẩm , vật tư.
Bước 3, hoạch định tổng hợp. Hoạch định tổng hợp là công tác triển khai phát triển kế hoạch sản xuất nhằm biến đổi năng lực sản xuất của doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của khách hàng, thị trường với hiệu quả kinh tế cao. Nội dung chính của bước 3 gồm :
- Hoạch định kế hoạch năng lực sản xuất : Năng lực sản xuất của doanh nghiệp là khả năng của hệ thống sản xuất cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ cho thị trường trong một khoảng thời gian nhất định. Trong phạm vi kế hoạch sản xuất hàng năm thì năng lực sản xuất là yếu tố không thể thay đổi được, thông thường năng lực sản xuất của hệ thống sản xuất do khả năng sản xuất của khâu yếu nhất hay còn gọi là nút cổ chai quyết định. Vì vậy, các công việc chủ yếu của hoạch định kế hoạch năng lực sản xuất là : Xác định bảng nguồn lực sản phẩm ; tiến hành dự tính phụ tải đối với thiết bị sản xuất chủ chốt hay còn gọi là nút cổ chai; tiến hành cân đối phụ tải thông qua việc xây dựng đường cong phụ tải của máy móc trang thiết bị.
- Thiết lập các phương án sản xuất - kế hoạch sản xuất tác nghiệp : Căn cứ vào đường cong phụ tải doanh nghiệp tiến hành hiệu chỉnh kế hoạch sản xuất. Kết quả là sẽ thiết lập được nhiều phương án sản xuất để đảm bảo tiến độ của kế hoạch sản xuất . Với sự trợ giúp của các chương trình máy tính các phương án sản xuất – kế
hoạch sản xuất tác nghiệp được phân tích , so sánh để phục vụ cho việc lựa chọn phương án sản xuất có hiệu quả, khả thi nhất.
- So sánh và lựa chọn phương án sản xuất khả thi : Trên cơ sở kết quả so sánh các phương án sản xuất doanh nghiệp sẽ chọn được phương án sản xuất khả thi nhất. Phương án sản xuất được lựa chọn và phê chuẩn phải là phương án phù hợp với năng lực sản xuất và khai thác, tận dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêuchính của kế hoạch sản xuất năm cần được xác định trong bước 3 : Mức độ khai thác sử dụng máy móc, trang thiết bị, lao động, diện tích sản xuất, kho tàng, cơ sở hạ tầng.... ; Kế hoạch hợp đồng gia công thuê ngoài.
Bước 4, hoạch định kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất. Sau khi đã lựa chọn được kế hoạch sản xuất năm doanh nghiệp tiến hành công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất năm được xây dựng theo phương pháp kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu ( MRP ). Nhu cầu mà MRP xử lý là những nhu cầu phụ thuộc được xác định thông qua những nhu cầu độc lập của kế hoạch sản xuất năm. Các bước tiến hành công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho kế hoạch sản xuất năm gồm :
- Phân tích kết cấu sản phẩm để xác định chi tiết nhu cầu độck lập và nhu cầu phụ thuộc thông qua bảng vật liệu ( Bill of Material – BOM ).
- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu chi tiết cho việc sản xuất sản phẩm, nhu cầu cho việc thay thế, sửa chữa trang thiết bị , máy móc, nhà xưởng.
- Xác định thời điểm đặt hàng.
Các chỉ tiêuchính của kế hoạch sản xuất năm cần được xác định trong bước 4 : Số lượng, chủng loại vật tư , nguyên vật liệu , bán thành phẩm, bộ phận chi tiết doanh nghiệp cần cho sản xuất và thời gian cung ứng.