Tên sản phẩm Đơn vị tính Số lượng tiêu thụ
Tổng số T.Đó : Xuất khẩu Đơn giá bán bình quân (1000đ) Tồn kho cuối tháng báo cáo
Boulon, đai ốc, goujon, vis Tấn 138,557 10.000 149,
Trong đó
- Sản xuất Tấn 131,244
- Mua ngoài Tấn 6.313
Nguồn : Báo cáo thực hiện KHSX 9/06,Phòng Tài chính – Kế toán Số liệu tổng hợp, phân tích nhu cầu sản phẩm, thị trường được Phòng kinh doanh thực hiện qua các thông tin số liệu : Chi tiết tiêu thụ sản phẩm, thông tin từ các khách hàng tiềm năng, khách hàng truyền thống, thông tin từ các cơ quan quản lý Nhà nước, các đơn vị tư vấn, thông tin từ các chủ đầu tư của các dự án lớn, thông tin từ các doanh nghiệp bán lẻ trên thị trường , thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng v.v.
Sau khi có kết quả phân tích, đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất 9 tháng đầu năm kết hợp với kết quả dự báo và phân tích thị trường , Phòng kinh doanh xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Nhà máy để xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trên cơ sở đảm bảo định hướng phát triển của Công ty và thực hiện thành công các mục tiêu mà Hội đồng quản trị đã đề ra.
Nhận xét chung về công tác chuẩn bị xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy Quy chế II là tương đối tốt. Tuy nhiên, khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch sản xuất Nhà máy mới chủ yếu phân tích các yếu tố chủ quan bên trong doanh nghiệp mà chưa chú trọng phân tích các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là các yếu tố thị trường. Nhà máy cũng chưa đầu tư thoả đáng cho công tác nghiên cứu thị trường, thông tin về nhu cầu thị trường chủ yếu do phòng kinh doanh thu thập cũng không đầy đủ . Phòng kinh doanh chủ yếu tập trung vào công tác tiêu thụ sản phẩm , vẫn còn yếu trong việc nắm bắt một cách chi tiết, cụ thể về những nhu cầu của khách hàng , thị trường tiềm năng . Chính vì những lý do trên mà công tác chuẩn bị lập kế hoạch sản xuất của Nhà máy còn thiếu chính xác so với nhu cầu thực tế của thị trường làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
Bước 2, xây dựng kế hoạch sản xuất dự thảo
Sau khi hoàn thành và có số liệu phân tích của bước chuẩn bị xây dựng kế hoạch , Nhà máy tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất dự thảo cho năm tới.
Để xây dựng kế hoạch sản xuất trước hết nhà máy phải căn cứ vào định hướng phát triển của Công ty phấn đấu đạt tốc độ tăng trưởng 15 - 20% so với năm trước, kết quả phân tích nhu cầu sản phẩm thị trường của phòng kinh doanh là căn cứ quan trọng đối với công tác xây dựng kế hoạch sản xuất dự thảo của nhà máy. Nhu cầu về sản phẩm của khách hàng, thị trường có vai trò trực tiếp định hướng cho Nhà máy lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất. Lợi nhuận và sự phát triển bền vững là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp, vì vậy nhà máy luôn phấn đấu đáp ứng những nhu cầu mong muốn của khách hàng và thị trường. Kế hoạch sản xuất dự thảo của nhà máy do phòng kinh doanh xây dựng sau khi đã tham khảo ý kiến của các đơn vị có liên quan là Phòng Kỹ thuật - Sản xuất, Phòng Tổ chức – Hành chính, Phòng Tài chính kế toán và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà máy, các chỉ tiêu về sản phẩm được thể hiện ở bảng 2.8.
Bảng 2.8 Chỉ tiêu của kế hoạch sản xuất năm 2006
Chỉ tiêu Đơn vị tính Kế hoạch năm 2006
I. Giá trị tổng sản lượng 1000 đ 12.000.000 II. Sản lượng 1. Bu lông Tấn 900 2. Đai ốc Tấn 300 3. Mạ nhúng kẽm nóng Tấn 800 4. Nhiệt luyện Tấn 690 5. Kéo thép Tấn 1400 III. Tồn kho 1. Thành phẩm Tấn 100 2. Thép Tấn 300
Nguồn : Kế hoạch SX năm 2006, Phòng Kinh doanh
- Về số lượng chủng loại sản phẩm Phòng kinh doanh căn cứ vào số lượng tiêu thụ hàng năm của Nhà máy và số liệu dự báo nhu cầu thị trường để xây dựng. Đây
cũng chính là chỉ tiêu của kế hoạch tiêu thụ sản phẩm do chính Phòng Kinh doanh xây dựng và thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Về dự trữ sản phẩm tồn kho, nguyên vật liệu, dụng cụ cho sản xuất : Số liệu tồn kho thành phẩm bán thành phẩm, nguyên vật liệu, dụng cụ cho sản xuất do Phòng kinh doanh trực tiếp quản lý. Vì nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm phải nhập ngoại , thời gian nhập hàng từ 2 đến 3 tháng. Theo kinh nghiệm sản xuất của Nhà máy trong nhiều năm qua , để đáp ứng nhu cầu thi công của khách hàng , Nhà máy luôn phải sản xuất để duy trì mức tồn kho khoảng 100 đến 120 tấn thành phẩm đáp ứng đơn hàng của khách hàng và nhu cầu thị trường. Đối với nguyên vật liệu dự trữ đáp ứng sản xuất của Nhà máy , mức dự trữ thép cho sản xuất 300 – 400 tấn là mức đủ cho sản xuất liên tục của Nhà máy trong 2 tháng.
- Về nguồn nhân lực cho sản xuất : Chịu trách nhiệm chính về nguồn nhân lực cho sản xuất là phòng Tổ chức – Hành chính. Theo yêu cầu của các phòng ban, phân xưởng , Phòng Tổ chức – Hành chínhxây dựng kế hoạch lao động, kế hoạch tuyển chọn và đào tạo trình ban lãnh đạo Nhà máy duyệt và thực hiện cho các đơn vị. Tuy nhiên, là đơn vị có quy mô không lớn và chưa có kế hoạch mở rộng sản xuất vì vậy nguồn nhân lực của Nhà máy huy động cho sản xuất tương đối ổn định.
Đánh giá chung về chất lượng của kế hoạch sản xuất dự thảo. Với trách nhiệm là đơn vị được giao xây dựng kế hoạch sản xuất dự thảo, Phòng kinh doanh luôn cập nhật thông tin từ các đơn vị trong nội bộ Nhà máy và thông tin từ khách hàng. Vì vậy, kế hoạch sản xuất do Phòng kinh doanh dự thảo gần sát với kế hoạch sản xuất chính thức của Nhà máy. Tuy nhiên, khi xây dựng kế hoạch sản xuất dự thảo Phòng kinh doanh chủ yếu tập trung vào những sản phẩm và khách hàng truyền thống của Nhà máy mà chưa có những đề xuất đột phá về sản phẩm mới có giá trị cao, thị trường mới và chưa có kế hoạch khai thác những tiềm năng mà Nhà máy còn dư công suất như kéo thép, mạ nhúng. Kế hoạch sản xuất dự thảo chủ yếu là phục vụ cho kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Phòng kinh doanh. Trong điều kiện
cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu không mạnh dạn đưa vào kế hoạch sản xuất những sản phẩm mới thì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
Bước 3 , xây dựng và lựa chọn phương án sản xuất
Một kế hoạch sản xuất có hiệu quả và tính khả thi cao là kế hoạch đáp ứng được các yêu cầu : khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và thị trường ở mức cao nhất có thể và khai thác được tối đa các nguồn lực, lợi thế của doanh nghiệp . Vì vậy, để xây dựng kế hoạch sản xuất , các cán bộ xây dựng kế hoạch của Nhà máy phải nghiên cứu , phân tích kỹ tình hình sản xuất thực tế hai năm trước của Nhà máy và các nguồn lực hiện có trong Nhà máy và Công ty. Đồng thời sau khi đã thu thập được các số liệu về tình hình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm 9 tháng đầu năm , Nhà máy tiến hành phân tích tình hình thực hiện và phân tích thực trạng và khả năng phát huy năng lực sản xuất của 9 tháng đầu năm. Nhà máy rà soát lại các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và việc thực hiện chúng để đề ra những biện pháp và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất năm tới . Từ những phân tích trên , những nguyên nhân khách quan, chủ quan của việc chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất hay hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất sẽ được phát hiện , chỉ rõ và làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch năm báo cáo và dự kiến kế hoạch cho năm sau.
Để xây dựng kế hoạch năng lực sản xuất của nhà máy , các cán bộ của phòng kinh doanh tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất phải tham khảo lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan , cụ thể :
- Về năng lực sản xuất của nhà máy : Năng lực sản xuất của nhà máy phụ thuộc vào tình trạng trang thiết bị máy móc của các xưởng sản xuất gồm phân xưởng sản xuất bu lông, phân xưởng sản xuất đai ốc, phân xưởng cơ điện – dụng cụ; phân xưởng nhiệt luyện; phân xưởng kéo thép; phân xưởng mạ nhúng kẽm nóng. Vì vậy, ngoài việc phân tích đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất
hàng năm các cán bộ xây dựng kế hoạch sản xuất của Phòng Kinh doanh phải làm việc trực tiếp với Phòng Kỹ thuật - Sản xuất và các phân xưởng để nắm bắt năng lực thực tế và cùng các đơn vị đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao năng lực sản xuất của toàn nhà máy phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất. Do Nhà máy Quy chế II nằm trong quy hoạch phải di rời vì vậy các giải pháp chủ yếu để nâng cao năng lực sản xuất của nhà máy là kế hoạch duy tu, sửa chữa, phục hồi một số máy hiện có tại nhà máy.
- Về định mức sản xuất sản phẩm : Các chỉ tiêu định mức sản xuất sản phẩm do Phòng Kỹ thuật - Sản xuất chịu trách nhiệm xây dựng và được Tổng giám đốc Công ty Cổ phần kinh doanh thiết bị công nghiệp phê duyệt năm 2004. Trong quá trình thực hiện các định mức được điều chỉnh khi áp dụng những cải tiến kỹ thuật hoặc tình trạng kỹ thuật máy móc không đáp ứng được . Định mức sản xuất sản phẩm được Phòng kỹ thuật – sản xuất xây dựng trên cơ sở công nghệ chế tạo, thực tế trang thiết bị sản xuất tại các phân xưởng là sự tiêu hao về thời gian năng lực của các nguồn lực sản xuất đối với từng chủng loại sản phẩm của nhà máy, nó có vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy và là cơ sở cơ cung cấp các số liệu phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch năng lực thô.Định mức sản phẩm đối với một số sản phẩm chính được thể hiện trong các bảng phụ lục số 1,2,3
Trên cơ sở kết quả làm việc với các đơn vị , nhà máy xác định mức sản xuất bằng phương pháp đồ thị do phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện, không tốn nhiều chi phí và phù hợp với điều kiện nhà máy. Do đặc điểm về khách hàng, thị trường của nhà máy thì sản phẩm của nhà máy chủ yếu là đáp ứng nhu cầu của khách hàng truyền thống , thực tế nhiều năm qua tại nhà máy thì đơn hàng của khách hàng truyền thống được đáp ứng khoảng 70% từ hàng tồn kho, nhà máy chỉ phải sản xuất 30% còn lại khi nhận được đơn đặt hàng . Vì vậy, đối với phương án sản xuất nhà máy luôn có kế hoạch sản xuất cố định cho hàng dự trữ, tồn kho và kế
hoạch sản xuất cho đơn hàng cụ thể và những đơn hàng có số lượng lớn vượt mức tồn kho. Do yêu cầu thực tế khách quan, nhà máy luôn phải xây dựng, điều chỉnh kế hoạch tác nghiệp sản xuất cho từng tháng, tuần hoặc thậm chí từng ngày và nhà máy áp dụng chế độ tăng ca, làm thêm giờ và thuê ngoài để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nhận xét chung về công tác xây dựng và lựa chọn phương án sản xuất tại Nhà máy Quy chế II. Công tác xây dựng và lựa chọn phương án sản xuất được tiến hành một cách khoa học, có cơ sở thực hiện. Tuy nhiên, do trang thiết bị của Nhà máy Quy chế II đã quá cũ, vì vậy công tác xây dựng và lựa chọn phương án sản xuất chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tế của các năm trước và phụ thuộc rất nhiều vào công tác duy tu bảo dưỡng, sửa chữa, khả năng khắc phục sự cố máy móc của nhà máy và đặc biệt là việc chế tạo, sửa chữa khuôn cối của phân xưởng cơ điện – dụng cụ. Nhà máy rất bị động trong công tác lựa chọn phương án sản xuất , trong thực tế nhà máy luôn chấp nhận các đơn hàng của khách hàng mà không tính tới chi phí tăng ca và chi phí thay đổi năng suất điều này làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà máy.
Bước 4, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đảm bảo tính khả thi của kế hoạch sản xuất. Nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm của nhà máy chủ yếu là thép chế tạo, thép hợp kim, kẽm . Đây là những nguyên vật liệu trong nước chưa sản xuất được phải nhập ngoại, thời gian nhập hàng mất từ 1,5 - 2 tháng.
Để hoạch định kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu Phòng kinh doanh sử dụng các số liệu thống kê về hao hụt nguyên vật liệu dùng cho sản xuất hàng quy chế của Nhà máy, tuy số liệu này chưa chính xác nhưng có thể chấp nhận được và phù hợp với điều kiện dung sai trong mua bán nguyên vật liệu là 10%, tỷ lệ hao hụt nguyen vật liệu được thể hiện ở bảng 2.9.
Bảng 2.9 Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu đối với các sản phẩm quy chế
Sản phẩm Thép sx bu lông Thép sx đai ốc Kẽm mạ nhúng nóng
Tỷ lệ hao hụt % 10 20 5
Nguồn : Phòng Kỹ thuật - Sản xuất Trên cơ sở các chỉ tiêu của kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu , Phòng kinh doanh xây dựng và gửi nhu cầu ra Công ty chi tiết gồm : số lượng, chủng loại, mức giá, thời hạn giao hàng để Công ty có kế hoạch nhập và dự trữ đáp ứng sản xuất của Nhà máy. Nhu cầu về thép cho sản xuất của nhà máy được thể hiện trong bảng 2.10.
Bảng 2.10 Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho kế hoạch sản xuất năm 2006
Mác thép Bu lông Đai ốc Cấp bền M10,M12 Φ12.5±0. 5 M14,M1 6 Φ16.5±0.5 M18,M20 Φ20.5±0.5 cấp bền M10,M12 Φ 19.5±0.5 M14,M16 Φ 23.5±0.5 M18,M20 Φ 29.5±0.5 Tổng theo mác thép S15C, 15X, Q215 5 65 90 80 235 S25C, 20X, Q235 5.6 57 105 125 6 20 30 26 363 S35C, 30X 6.6 42 59 64 8 18 50 62 295 35X, 40X, S45C 8.8 83 158 150 10 15 406 45X, Cr 440 10.9 33 50 10 93 Tổng theo đường kính 182 355 389 103 170 193 1.392
Nguồn : Kế hoạch vật tư 2006, Phòng Kỹ thuật - Sản xuất Nhu cầu về kẽm cho sản xuất của nhà máy : 20 tấn/Quý; 80 tấn/ cả năm.
Các nhu cầu khác có giá trị không lớn như chất tẩy rửa, dầu, mỡ, thùng các tông, đá mài ... nhà máy có thể mua tại thị trường trong nước.
Đánh giá chung về công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu của Nhà máy Quy chế II. Công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu của Nhà máy quy chế II được thực hiện tương đối tốt do Công ty cổ phần kinh doanh thiết bị công nghiệp là đơn vị chuyên kinh doanh mặt hàng thép chế tạo và kim loại mầu cung cấp cho các đơn vị sản xuất cơ khí . Nhà máy Quy chế II có được nhiều sự hỗ trợ về nguyên vật liệu đầu vào với chi phí thấp so với các đơn vị sản xuất khác và nguồn dự trữ của Công ty luôn bảo đảm cho kế hoạch sản xuất của nhà máy. Tuy nhiên, trong bối
cảnh thị trường nguyên liệu đầu vào cho sản xuất trong những năm vừa qua luôn biến động theo chiều hướng tăng cao như mặt hàng thép tăng đột biến trong năm 2003, mặt hàng kẽm tăng đột biến trong năm 2005 nhà máy đã không tiên lượng được và không có kế hoạch đặt hàng dự trữ với số lượng lớn do vậy có giai đoạn phải sản xuất cầm chừng do khách hàng chưa chấp nhận ngay việc tăng giá sản