- Về tổ chức và nhân lực
5.5.4.Kiểm soát hồ sơ
Y Các yếu tố Trọng sốα Xem xét khía c ạ nh
5.5.4.Kiểm soát hồ sơ
Bảng 5.16. Kiểm soát các hồsơmôi trường
Thủ tục quản lý hồsơ của Công ty
Số kiểm soát tài liệu: thủ tục 5.5.4
Giới thiệu
Các hồsơ môi trường của Công ty được xác định trong mô hình tài liệu HTQLMT. Các hồ sơ này dễ đọc, dễ xác định và dễ tìm thấy các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hồ sơ được lưu trữ và bảo quản sao cho dễ đọc, dễ tìm thấy và được bảo quản chống hủy hoại, hư hỏng và mất mát.
Yêu cầu và trách nhiệm
Trách nhiệm quản lý hồsơ tại công ty và xi nghiệp được phân công như sau:
Tại Công ty
Cán bộ môi trường có trách nhiệm thiết lập và duy trì mô hình tài liệu HTQLMT, bao gồm việc xác định các hồsơ môi trường của Công ty. Thời gian lưu hồsơ của các loại tài liệu khác nhau như sau:
1. Hồsơ đào tạo được lưu trữtrong 5 năm. 2. Kết quảđánh giá được lưu trữtrong 3 năm.
3. Hồsơ xem xét của lãnh đạo được lưu trong 3 năm.
4. Các dữ liệu vận hành như: dữ liệu gám sát và đo đạc được lưu trữ trong 5
năm.
5. Hồsơ bảo dưỡng hiệu chuẩn thiết bịđược lưu trữtrong 5 năm. 6. Hồsơ kiểm tra được trong 3 năm.
7. Bản câu hỏi vềmôi trường được lưu trữ trong 5 năm. 8. Các loại hồsơ khác được lưu trữtrong 1 năm.
Tại trụ sở Công ty, cán bộ phụtrách môi trường có trách nhiệm đảm bảo rằng các hồsơ được lưu trữ trong khoảng thời gian nhất định và được bảo quản thích hợp. Các hồsơ được lưu trữ trong các két chống lửa và do cán bộ môi trường tại Công ty kiểm soát.
Tại xí nghiệp
Nhân viên môi trường tại xí nghiệp có trách nhiệm đảm bảo các hồ sơ của xí nghiệp được bảo quản trong khoảng thời gian nhất định và được lưu giữ thích hợp. Các hồsơ được lưu trữ trong các két chống lửa và do nhân viên môi trường tại nhà máy kiểm soát.
Tài liệu tham khảo
Mô hình tài liệu hệ thống quản lý môi trường
Hồsơ
Các hồsơ vềmôi trường