- Về tổ chức và nhân lực
5.4.5Kiểm soát tài liệu
Y Các yếu tố Trọng sốα Xem xét khía c ạ nh
5.4.5Kiểm soát tài liệu
Bảng 5.10. Kiểm soát tài liệu
Thủ tục kiểm soát tài liệu của Công ty
Số kiểm soát tài liệu: Thủ tục Lộc Hiệp 5.4.5
Giới thiệu
Kiểm soát tài liệu là yếu tố chủ chốt để quản lý hiệu quả HTQLMT, nhằm đảm bảo các tài liệu trong toàn công ty được sử dụng một cách nhất quán.
Các yêu cầu và trách nhiệm
Trách nhiệm để kiểm soát tài liệu được phân công như sau:
Các yếu tố cốt lõi của HTQLMT và các tài liệu liên quan đến chúng được nêu rõ trong mô hình tài liệu HTQLMT của Công ty. Cán bộ phụ trách môi trường của Công ty có trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát tài liệu.
- Tại cấp công ty, cán bộ phụ trách có trách nhiệm xây dựng và duy trì thủ tục và tài liệu được xác định trong mô hình của HTQLMT.
- Tại cấp xí nghiệp, nhân viên môi trường có trách nhiệm xây dựng và duy trì thủ
tục và tài liệu khác được duy trì trong tài liệu HTQLMT. Phụtrách môi trường của Công ty có trách nhiệm đảm bảo:
+ Xác định được vị trí các tài liệu được kiểm soát
+ Tất cả các tài liệu kiểm soát được xem xét ít nhất 1 năm 1 lần và sửa đổi khi cần thiết
+ Phiên bản tài liệu hiện hành có sẵn khi cần thiết để quản lý và thực hiện hiệu quả
HTQLMT
+ Các tài liệu lỗi thời được lõi bỏ tránh sử dụng nhằm lẫn
+ Các loại giấy phép và các tài liệu lỗi thời nào về pháp luật và kiến thức chuyên
môn được lưu giữcó đóng dấu “Lỗi thời: chỉ dùng để tham khảo” + Tài liệu kiểm soát phải dễđọc
+ Có ngày tháng soát xét
+ Được giữ gìn theo thứ tựvà lưu lại trong một thời gian quy định
Nhân viên xí nghiệp lưu giữ thông tin của xí nghiệp
Tài liệu tham khảo
Mô hình tài liệu hệ thống của Công ty
Hồsơ
Các tài liệu được kiểm soát Ngày ban hành