- Về tổ chức và nhân lực
5.4.3.Trao đổi thông tin
Y Các yếu tố Trọng sốα Xem xét khía c ạ nh
5.4.3.Trao đổi thông tin
5.4.3.1. Thông tin liên lạc nội bộ
Bảng 5.7. Thông tin liên lạc nội bộ
Thủ tục thông tin nội bộ về các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và hệ thống quản lý môi trường của Công ty
Số kiểm soát: Thủ tục Lộc Hiệp
Người viết: Phụtrách môi trường của Công ty Giới thiệu
Thông tin liên lạc nội bộ về các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và hệ thống quản lý môi trường của Công ty nhằm đảm bảo duy trì tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả
của HTQLMT. Thông tin liên lạc tại cấp Công ty là kênh thông tin đa chiều: Kênh thông tin từ trụ sở công ty tới xí nghiệp và ngược lại, từ các xí nghiệp tới trụ sở
công ty, và trong nội bộ trụ sở của Công ty.
Các yêu cầu và trách nhiệm
Phụ trách môi trường của Công ty có trách nhiệm thiết lập và duy trì các kênh thông tin về các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và hệ thống quản lý môi trường của Công ty. Kênh thông tin được thiết lập như sau:
- Phụ trách môi trường của Công ty có trách nhiệm thông báo các thông tin về HTQLMT cho nhân viên môi trường của Xí nghiệp. Các thông tin này bao gồm,
nhưng không giới hạn: thông tin cập nhật về chính sách môi trường, các khía cạnh
môi trường có ý nghĩa, chương trình quản lý môi trường, sự không phù hợp phát hiện được trong các cuộc đánh giá và kết quả xem xét của lãnh đạo. Thông tin này
được thông báo trong báo cáo tiến độ thực hiện hệ thống quản lý môi trường hằng
năm do nhân viên môi trường thực hiện.
- Phụ trách môi trường của công ty thông tin với Giám đốc công ty và các phòng ban về hoạt động môi trường hoặc các yêu cầu bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hình ảnh và hoạt động của Công ty.
- Phụ trách môi trường của Công ty thông tin với phòng pháp chế về các vấn đề
- Phụtrách môi trường của Công ty thông tin các nhu cầu đào tạo để thiết lập, thực hiện và duy trì HTQLMT cho phòng nhân sự
Phụ trách môi trường của Công ty duy trì địa chỉ email và sốđiện thoại nội bộ để
tiếp nhận các câu trả lời, thông tin và các kênh thông tin liên lạc khác do nhân viên phòng hợp tác và nhân viên môi trường của xí nghiệp gửi đến.
Tài liệu tham khảo Hồsơ
Các hồsơ về thông tin liên lạc
Danh sách phân phối các nhân viên môi trường của xí nghiệp Ngày ban hành:
Bản mới nhất:
5.4.3.2. Thông tin liên lạc bên ngoài
Bảng 5.8. Thông tin liên lạc bên ngoài
Thủ tục đáp ứng các yêu cầu về bên ngoài từ bên ngoài về vấn đềmôi trường của Công ty cao su Lộc ninh
Giới thiệu
Đáp ứng các yêu cầu từ bên ngoài về vấn đề môi trường là một yếu tố rất quan trọng trong vấn đề hợp tác của Công ty. Để đảm bảo các thông tin phẩn hồi được chính xác và nhất quán trong toàn Công ty và cấp xí nghiệp
Yêu cầu và trách nhiệm
-Tại Công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tại Công ty tất cả các yêu cầu hoặc thông tin bên ngoài đều được chuyển trực tiếp tới nhân viên phòng Tiếp tân. Nếu là thông tin vềmôi trường, thì phòng tiếp tân sẽ
liên hệ trực tiếp tới cán bộ phụ trách môi trường của Công ty, và cán bộ môi
trường sẽ tham gia vào việc soạn thảo thư trả lời. Các thông tin hoặc các yêu cầu có thểở các dạng khác nhau: thư, điện thoại từ khách hàng, các cơ quan đại diện của Chính phủ, đại diện báo chí và các bên liên quan quan tâm đến các hoạt động
môi trường của Công ty. Ngoài ra, các nhân viên phòng nhân sự hoặc nhân viên
đường chính thống tới phòng tiếp tân như các yêu cầu vềcác xu hướng hoạt động
môi trường và các dữ liệu không công bố của Công ty.
Nhân viên phòng tiếp tân có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ các thông tin đến và các hồ sơ phản hồi thông tin có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của Công ty đối với cộng
đồng. Nhân viên có trách nhiệm báo cáo lại với Tổng Giám đốc tần suất 1 tháng/1 lần.
-Tại cấp Xí nghiệp
Tại cấp xí nghiệp yêu cầu thông tin liên lạc bên ngoài được gửi trực tiếp đến phòng nhân sự. Các yêu cầu liên quan đến môi trường thì điều phối viên phòng nhân sự
sẽ liên hệ trực tiếp đến nhân viên môi trường. Tất cảcác thông tin theo con đường chính thống như các yêu cầu báo cáo dữ liệu cho các cơ quan đại diện của chính phủđều do nhân viên môi trường trả lời, sau đó gửi cho điều phối viên phòng nhân sự một bản photo.
Tài liệu tham khảo Hồsơ
Sổ tiếp nhận các yêu cầu bên ngoài của Công ty Sổ tiếp nhận yêu cầu bên ngoài của xí nghiệp Các thông tin phản hồi ra bên ngoài
Ngày ban hành: Bàn sửa đổi mới nhất:
Ban ATLĐ và môi trường lập kênh thông tin khi có sự cố khẩn cấp, báo cáo hiện trường (Xem chi tiết phụ lục 4)