3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây
Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN TUẤN ÂN MIỀN TÂY
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây
Chức năng nhiệm vụ:
- Giám đốc: Được hội đồng quản trị bổ nhiệm là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo pháp luật. Phải chịu trách nhiệm chung trong toàn công ty, cùng với các phòng ban lập kế hoạch kinh doanh và có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc, có chức năng tham mưu cho Giám Đốc quản lý xây dựng bộ máy tổ chức trong công ty, lập kế hoạch tuyển dụng và sắp xếp bố trí đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để đảm bảo đội ngũ nhân viên có đủ kỹ năng, năng lực để phát huy tối đa năng suất lao động.
- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám Đốc để lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm nhằm đảm bảo kế hoạch kinh doanh của công ty. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty mẹ và nhu cầu của thị trường lập kế hoạch đặt hàng để đạt hiệu
Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng văn thư Thủ kho Kho
quả trong công tác bán hàng. Ngoài ra, còn thực hiện nhiệm vụ khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Xây dựng phương án tiêu thụ sản phẩm trình trực tiếp cho Giám Đốc.
- Phòng kế toán: Tham mưu cho Giám Đốc các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán của công ty như thanh toán hợp đồng tài chính, kiểm toán nội bộ, quản lý tài sản... Đồng thời, thực hiện các công việc chuyên môn như lập kế hoạch thu chi, hạch toán kế toán, ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày, lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, phân tích tài chính… theo quy định của chế độ tài chính hiện hành một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
- Phòng văn thư: Quản lý việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu các phòng ban, quản lý công tác tiếp khách, đảm bảo tốt thiết bị, phương tiện làm việc, soạn thảo văn bản, lập và lưu trữ hồ sơ, quản lý sử dụng con dấu, phân loại tài liệu, bảo quản lưu trữ tài liệu...
- Thủ kho: Điều hành, theo dõi hoạt động xuất nhập hàng, kiểm tra, đôn đốc và bố trí nhân viên làm việc tại kho. Chịu trách nhiệm với toàn bộ hàng hóa quản lý trong kho. Đồng thời theo dõi, kiểm tra công tác bảo quản, lưu trữ hàng trong kho tránh tình trạng hàng bị hư, bị vỡ… không đúng tiêu chuẩn. Hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm kê kho định kỳ.
3.2.2 Cơ cấu tổ chức và các chính sách kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây phần Tuấn Ân Miền Tây
3.2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây
Hình 3: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN TUẤN ÂN MIỀN TÂY
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây
* Chức năng nhiệm vụ:
- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ lập BCTC quý, năm; cuối mỗi tháng phải báo cáo trực tiếp tình hình tài chính với giám đốc; điều hành hoạt động kế toán, phân chia công việc cho các kế toán viên; Kiểm tra toàn bộ công tác hạch toán kế toán, chứng từ; Cùng Giám Đốc lập kế hoạch tài chính, cân đối thu chi.
- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo quyết toán trình kế toán trưởng. Hỗ trợ kế toán trưởng trong xử lý công việc hằng ngày. Giải quyết các công việc thay khi kế toán trưởng vắng mặt và có ủy quyền.
- Kế toán công nợ: Tiếp nhận hồ sơ công nợ đã phát sinh hoặc hoàn thành, lưu trữ vào máy tính và quản lý hồ sơ. Lập sổ kế toán các khoản phải thu, Đối
Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán
chiếu công nợ với khách hàng.
- Kế toán thanh toán: Phụ trách lập, kiểm tra lại các phiếu thu, phiếu chi, thanh toán lương, công tác phí, bảo hiểm, các loại chi phí khác...; Theo dõi và lập sổ phải trả người bán, sổ tiền vay…
- Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tồn khocủa hàng hóa, lập kế hoạch nhập hàng, lập báo cáo tồn kho, kiểm tra tình hình biến động tài sản.
- Thủ quỹ: Thực hiện việc thu chi tiền mặt, nộp tiền, đối chiếu sổ quỹ với kế toán thanh toán.
3.2.2.2 Các chính sách kế toán áp dụng
- Công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng bộ tài chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). - Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
- Kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao tài sản: Đường thẳng. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc.
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Hệ thống tài khoản áp dụng theo chế độ kế toán số 15/2006QĐ – BTC. - Phần mềm kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng ứng dụng Excel.
3.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TUẤN ÂN MIỀN TÂY GIAI ĐOẠN 2010 - 2012
Đánh giá chung kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thực hiện thông qua phân tích, xem xét sự biến động của từng chỉ tiêu trên báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh giữa năm này với năm trước dựa vào việc so sánh cả về số tuyệt đối và tương đối trên từng chỉ tiêu. Do đó, để đánh giá chung kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây trong giai đoạn 2010 – 2012 ta tiến hành tính toán số liệu và có kết quả như bảng sau:
Bảng 1. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CÔNG TY CỔ PHẦN TUẤN ÂN MIỀN TÂY GIAI ĐOẠN 2010 - 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2011 so với năm 2010
Năm 2012 so với năm 2011
STT Chỉ tiêu
Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%)
1 Doanh thu bán hàng 4.011 4.890 4.977 879 21,91 87 1,78
2 Doanh thu thuần 4.011 4.890 4.977 879 21,91 87 1,78
3 Giá vốn hàng bán 3.692 4.577 4.709 885 23,97 132 2,88
4 Lợi nhuận gộp 319 313 268 (6) -1,88 (45) -14,38
5 Doanh thu hoạt động tài chính 2 1 2 (1) -50,00 1 100,00
6 Chi phí tài chính 1 2 2 1 100,00 0 0,00
7 Chi phí bán hàng 34 70 56 36 105,88 (14) -20,00
8 Chi phí quản lý doanh nghiệp 208 169 153 (39) -18,75 (16) -9,47
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 78 73 68 (5) -6,41 (5) -6,85
10 Thu nhập khác - 4 - 4 - (4) -
11 Chi phí khác - 11 - 11 - (11) -
12 Lợi nhuận khác - (7) - (7) - 7 -
13 Tổng lợi nhuận trước thuế 78 66 68 (12) -15,39 2 3,03
14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 19 13 10 (6) -31,58 (3) -23,08
15 Lợi nhuận sau thuế 59 53 58 (6) -10,17 5 9,43
3.3.1 Phân tích tình hình doanh thu
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà công ty thu được từ hoạt động kinh doanh và các khoản thu nhập khác. Dưới đây là biểu đồ phản ánh doanh thu bán hàng của công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây trong giai đoạn 2010 – 2012, đây là nguồn thu chủ yếu mà công ty thu được trong giai đoạn này.
Hình 4: DOANH THU BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TUẤN ÂN MIỀN TÂY GIAI ĐOẠN 2010 – 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây và tác giả tính toán
Doanh thu bán hàng của công ty năm 2011 so với năm 2010 tăng 879 triệu đồng với tỷ lệ tăng là 21,91%. Con số này cho thấy công ty đã có sự cố gắng trong việc tiêu thụ hàng hóa. Trong năm, nhờ cung cấp cho các công ty xây lắp trên địa bàn thành phố Cần Thơ với số lượng lớn nên công ty đã tiêu thụ được nhiều hàng hóa, đồng thời danh mục sản phẩm của công ty được bổ sung thêm sản phẩm mới đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng của khách hàng. Đồng thời, công ty cũng đã có chính sách hỗ trợ và đào tạo cho đội ngũ nhân viên kinh doanh và nhân viên bán hàng các nghiệp vụ chuyên môn để có thêm kỹ năng tư vấn, tìm kiếm và xúc tiến ký hợp đồng với khách hàng, đặc biệt các khách hàng là công ty có hiệu quả hoạt động kinh doanh cao. Đó cũng là một yếu tố đã góp phần tăng doanh thu bán hàng của công ty.
Qua đó cho ta thấy, trong năm 2011 công ty đã có sự cải thiện trong công tác bán hàng. Điều này còn giúp cho công ty có điều kiện tăng lợi nhuận, thu hồi
4,011 4,890 4,977 0 1,000 2,000 3,000 4,000 5,000 6,000
được vốn nhanh và gia tăng thị phần cung cấp hàng hóa trên thị trường mục tiêu của công ty là các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long.
Đến năm 2012 doanh thu bán hàng của công ty cũng có tăng tuy nhiên tốc độ tăng chậm, không đạt được kế hoạch đã đặt ra vào đầu năm 2012 phải tăng 22,5%. Cụ thể năm 2012 tăng được 87 triệu đồng với tốc độ tăng là 1,78% so với năm 2011. Nguyên nhân doanh thu bán hàng của công ty tăng chậm là do chịu sự ảnh hưởng chung của nền kinh tế gặp nhiều khó khăn và biến động, nguyên vật liệu đầu vào tăng dẫn đến giá bán tăng do đó khả năng tiêu thụ giảm. Bên cạnh đó, khách hàng của công ty cũng chịu chung khó khăn này cho nên họ cũng cắt giảm quy mô hoạt động kinh doanh. Điều này làm giảm nhu cầu tiêu dùng hàng hóa dẫn đến sức mua của khách hàng giảm kéo theo doanh thu bán hàng của công ty cũng giảm.
Đối với doanh thu thuần của công ty tăng như sau: năm 2011 so với năm 2010 tăng 879 triệu đồng với tỷ lệ tăng là 21,91 %, năm 2012 so với năm 2011 tăng 87 triệu đồng với tỷ lệ tăng là 1,78%. Nguyên nhân là do doanh thu bán hàng của công ty, đồng thời còn do công ty đã kiểm soát được chặt chẽ không để phát sinh các khoản làm giảm doanh thu như: công ty không phải giảm giá hàng bán, không bị khách hàng trả lại hàng... Qua đó còn cho ta thấy công tác quản lý kho, kiểm tra chất lượng sản phẩm tốt cho nên sản phẩm cung cấp ra thị trường đều là những sản phẩm chất lượng, đúng tiêu chuẩn, cũng như thấy được tư cách của khách hàng trong việc thực hiện hợp đồng đối với công ty là tốt
Mặt khác, ngoài ngành nghề kinh doanh chính là mua bán ra, công ty không có bất kỳ hoạt động đầu tư tài chính nào cho nên doanh thu từ hoạt động tài chính của công ty chủ yếu chỉ thu từ lãi tiền gửi ngân hàng. Do đó, doanh thu từ hoạt động tài chính của công ty không ổn định và biến động không nhiều cho nên nó cũng không ảnh hưởng nhiều đến doanh thu thuần của công ty. Năm 2011 doanh thu từ hoạt động tài chính của công ty là 1 triệu đồng giảm 50% so với năm 2010, năm 2012 là 2 triệu đồng tăng gấp đôi so với năm 2011. Nguyên nhân của sự tăng giảm không ổn định này là do chỉ thu từ tiền lãi gửi tiền ngân hàng , bản chất của luồng tiền này không ổn định nó luôn dao động bởi khoản khách hàng
trả tiền mua hàng và thanh toán các khoản chi phí của công ty. Qua đó, cho thấy công ty chưa có kế hoạch đầu tư vào lĩnh vực tài chính.
Ngoài ra, công ty cũng có doanh thu từ các khoản thu nhập khác, song khoản thu này là không lớn và cũng không ổn định. Trong năm 2010 và năm 2012 công ty không có phát sinh thu nhập từ hoạt động khác. Năm 2011, thu nhập khác của công ty phát sinh tăng 4 triệu từ tiền đặt cọc do khách hàng không thực hiện đúng hợp đồng đã ký. Qua đó, cho thấy ngoài lĩnh vực chính mua bán công ty không có đầu tư tài chính nào khác như góp vốn liên doanh hay đầu tư vào các công ty khác... Đồng thời, do công ty mới thành lập nên các TSCĐ sử dụng trong công ty đều còn mới cho nên cũng không có phát sinh các nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
3.3.2 Phân tích tình hình chi phí
Chi phí là một khoản mục quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Do đó, mọi công ty cần phải kiểm soát tốt chi phí nhằm đem lại hiệu quả hoạt động cao nhất. Vì những lý do trên, ta sẽ đi vào phân tích tình hình chi phí của công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây. Dưới đây là biểu đồ thể hiện tình hình chi phí của công ty trong ba năm từ 2010 đến 2012:
Hình 5: TÌNH HÌNH CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TUẤN ÂN MIỀN TÂYGIAI ĐOẠN 2010 – 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần Tuấn Ân Miền Tây và tác giả tính toán
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Giá vốn hàng bán 3.692 4.577 4.709
Chi phí quản lý doanh nghiệp 208 169 153
Chi phí bán hàng 34 70 56
Chi phí tài chính 1 2 2
Chi phí là khoản mục ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Do đó, các công ty rất quan tâm đến khoản mục này và cần phải có chính sách kiểm soát chặt chẽ để giúp công ty đạt hiệu quả hoạt động cao.
Dựa vào số liệu trong bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy chi phí giá vốn hàng bán của công ty cũng tăng qua các năm. Cụ thể, năm 2011 so với năm 2010 tăng 885 triệu đồng đạt tốc độ tăng là 23,97%, năm 2012 so với năm 2011 tăng 132 triệu đồng với tỷ lệ tăng 2,88%. Nguyên nhân tăng là do khối lượng tiêu thụ hàng hóa tăng dẫn đến chi phí giá vốn hàng bán tăng. Trong giai đoạn này, công ty có các hợp đồng tiêu thụ được khối lượng hàng hóa lớn, do đó công ty cần nhập về với số lượng lớn hàng hóa lớn đồng thời làm tăng chi phí vận chuyển, xuất nhập kho hàng hóa cho nên giá vốn hàng hóa tăng lên. Bên cạnh đó, còn do chi phí đầu vào tạo ra sản phẩm tăng lên cũng làm cho giá vốn hàng bán tăng lên.
Ngoài ra, công ty có tiêu thụ được hàng hóa hay không, công ty có đạt được doanh thu cao hay không còn phụ thuộc vào công tác bán hàng. Do đó, bộ phận bán hàng là một bộ phận rất quan trọng đối với công ty cho nên công ty cần một kế hoạch đầu tư hợp lý để bộ phận này thực hiện tốt nhiệm vụ bán hàng bán hàng của mình. Trong năm 2011, công ty đã đầu tư thêm 36 triệu đạt 105,88% so với năm 2010. Công ty đã đầu tư vào hoạt động quảng cáo sản phẩm, hàng hóa thông qua các kênh giải trí truyền hình, báo chí và internet... Bên cạnh đó, công ty còn tham gia các hoạt động xã hội như lập quỹ ươm mầm xanh của công ty để giúp đỡ các học sinh nghèo vượt khó ở các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Thông qua