- Quản lý Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng sẽ tự động được đánh số bởi Fidelio Đối với hàng hóa mua trong nước, nhân viên Bộ phận mua hàng sẽ gọi điện hoặc fax cho nhà cung cấp Đơn đặt
2.2.3 Lập kế hoạch chi tiết và thiết kế chương trình kiểm toán
Tất cả các phát hiện, các công việc do KTV thực hiện ở trên đều sẽ được trình bày trong Phần mềm kiểm toán A/S2. Từ đó A/S2 sẽ tự động tổng hợp lại và đưa vào chỉ dẫn MAP để hướng dẫn cho các KTV thực hiện các công việc tiếp theo. Tuy nhiên chương trình A/S2 được thiết kế để áp dụng cho tất cả các thành viên của hãng DTT nên có một số điểm không phù hợp với điều kiện của một cuộc kiểm toán tại VN. Để đảm bảo hiệu quả cho cuộc kiểm toán cả về mặt thời gian và chi phí, các KTV không thể thực hiện hoàn toàn theo các chỉ dẫn trong MAP. Do vậy, các KTV cấp cao trong nhóm kiểm toán sẽ thực hiện công việc chọn lọc các hướng dẫn của MAP và chuyển đến cho các KTV phụ trách phần hành như đã được phân công thực hiện.
Dưới đây là kế hoạch kiểm toán chi tiết được trình bày trong MAP đối với nghiệp vụ mua hàng và nghiệp vụ thanh toán.
2.2.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho nghiệp vụ mua hàng
Tại Deloitte có sáu sai sót tiềm tàng luôn được xác định là có khả năng xảy ra trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào. Đó là các sai sót tiềm tàng liên quan đến các giao dịch (tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính ghi chép, tính đúng kỳ) và các sai sót tiềm tàng liên quan đến việc lập BCTC (tính giá, tính trình bày). Việc lập kế hoạch kiểm toán chi tiết luôn gắn liền với mục đích phát hiện ra các sai sót tiềm tàng đó.
Việc kiểm tra tính giá trị và tính trình bày của các khoản mua hàng sẽ đảm bảo cho hàng mua được tính giá một cách chính xác, không bị nhầm lẫn giữa các khoản thuế được và không được khấu trừ, giữa các loại chi phí phát sinh khi mua hàng được phép và không được phép tính vào giá trị hàng mua…Đồng thời cũng đảm bảo hàng mua cùng với giá trị của nó sẽ được phản ánh một cách đúng đắn vào sổ sách.
Kiểm tra việc khóa sổ đối với hàng mua sẽ đảm bảo cho hàng mua không bị ghi nhận nhầm lẫn giữa kì này với kì sau. Deloitte nhận định các tài sản thường có khuynh hướng bị sai phạm theo hướng “sổ sách lớn hơn thực tế”, các khoản phải trả thường sai phạm theo hướng ngược lại “thực tế lớn hơn sổ sách”. Do vậy KTV sẽ cần thực hiện kiểm tra cả việc cắt kỳ muộn cũng như cắt kỳ sớm đối với hàng mua nhằm đảm bảo kiểm soát và phát hiện cả hai hướng sai phạm có khả năng xảy ra và phần nào đảm bảo tính chính xác của các khoản phải trả.
Kiểm kê tại ngày kết thúc niên độ sẽ luôn cung cấp một bằng chứng vững chắc về độ chính xác, tin cậy của số dư HTK trên sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ. Từ đó cũng có thêm bằng chứng về sự chính xác đối với các nghiệp vụ hàng mua trong kỳ. Do vậy các KTV cần thực hiện thủ tục này. Nếu có những giới hạn không cho phép các KTV thực hiện tại ngày thúc niên độ thì các KTV cũng vẫn phải tiến hành kiểm kê vào một ngày khác và trên cơ sở đó thực hiện tính toán lại số dư của HTK tại ngày kết thúc niên độ. Ngoài ra với những nghiệp vụ mua hàng có tính chất bất thường, KTV cũng cần xem xét một cách kỹ lưỡng.
Việc lập kế hoạch kiểm toán chi tiết của Deloitte được thực hiện rất kỹ lưỡng và cụ thể. Trong kế hoạch này đã chỉ rõ các công việc cụ thể các KTV cần làm và làm như thế nào. Ngoài ra một ưu điểm có thể thấy qua kế hoạch kiểm toán chi tiết được trình bày phía dưới đó là với mỗi một thủ tục kiểm toán, Deloitte đã chỉ rõ là nhằm đạt đến những mục tiêu gì, hướng đến phát hiện sự vi phạm những cơ sở dẫn liệu nào. Nhờ vậy đã giúp các KTV định hướng được rõ ràng khi tiến hành thực hiện.
Biểu 2.6a Kế hoạch kiểm toán chi tiết cho nghiệp vụ mua hàng
Thủ tục kiểm
toán tổng hợp Thủ tục kiểm toán chi tiết thực hiệnNgười Tham chiếu
03. Kiểm tra biên bản kiểm kho cuối cùng
A. Thu thập bảng tổng hợp tồn kho của đơn vị thể hiện số lượng và giá trị tại ngày khoá sổ. Thường là bảng nhập xuất tồn kho và báo cáo tồn kho của đơn vị.
NTA 1/25/2009
1. Kiểm tra số tổng cộng và đối chiếu với số dư trên sổ cái. Kiểm tra đến các khoản mục trọng yếu (như có số dư lớn bất thường, các kho có sự chênh lệch so với sổ cái…) đồng thời thu thập bằng chứng cho các khoản mục này.
NTA
1/25/2009 5440
2. Kiểm tra các mặt hàng được kiểm kê bởi KTV hoặc đã gửi thư xác nhận đến Báo cáo tồn kho của khách hàng. Đối chiếu và giải thích các chênh lệch đồng thời thu thập bằng chứng cho các chênh lệch này.
NTA 1/25/2009
5442
3.Tiến hành so sánh một số mặt hàng trên Báo cáo nhập xuất tồn tới các tài liệu kiểm kê. Nếu phát sinh chênh lệch thì thu thập bằng chứng kiểm toán để giải thích cho các chênh lệnh đó
NTA 1/25/2009
5442
4. Soát xét Báo cáo tồn kho để tìm các mặt hàng bất thường (số dư quá lớn, không phù hợp với hoạt động kinh doanh của khách hàng…), các mặt hàng có số dư âm và thu thập bằng chứng giải thích cho các khoản mục này.
NTA 1/25/2009 5442 Không có số dư bất thường B. Sử dụng các tài liệu thu thập được liên quan đến cắt kỳ trong
ngày kiểm kê gồm: Phiếu nhập xuất kho, HĐ mua, HĐ bán, phiếu hạch toán và thực hiện:
NTA
1/25/2009 5424
1. Kiểm tra để đảm bảo rằng các mặt hàng tồn tại trong ngày
kiểm kê có được phản ánh trong Báo cáo tồn kho của KH 1/25/2009NTA 5424 2. Kiểm tra để đảm bảo rằng các hàng không có trong kiểm kê
cũng sẽ không có trong bảng tổng hợp tồn kho
NTA 1/25/2009
5424
C. Chọn mẫu một số mặt hàng từ Báo cáo tồn kho để kiểm tra số lượng đến tài liệu kiểm kê; kiểm tra số dư thông qua đơn giá và số lượng; kiểm tra việc xác định giá bình quân bằn cách kiểm tra đến các HĐ mua hàng của kỳ tính giá cuối cùng.
NTA 1/25/2009 5441 Kiểm tra khả năng cắt kỳ muộn của hàng mua
Chọn một số nghiệp vụ mua hàng kể trong vòng 15 ngày trước ngày kết thúc năm và kiểm tra đến HĐ mua hàng, biên bản kiểm nhập. Xác định nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận đúng kỳ kế toán.
Kiểm tra khả năng cắt kỳ sớm của hàng mua
Kiểm tra việc trả hàng cho nhà cung cấp trong 15 ngày trước ngày kết thúc niên độ và xác định các nghiệp vụ này được ghi giảm nợ phải trả cùng với việc giảm HTK đúng kỳ phát sinh. Chọn mẫu các nghiệp vụ ghi giảm nợ phải trả trong vòng 15 ngày sau ngày kết thúc niên độ. Kiểm tra việc ghi giảm này đến chứng từ vận chuyển trả lại hàng và xác định chúng có được ghi giảm HTK đúng kỳ hay không.
Soát xét các nghiệp vụ ghi giảm HTK khác trong vòng 15 ngày sau ngày kết thúc niên độ và kiểm tra đến các chứng từ xem chúng có được ghi nhận đúng kỳ không
08. Kiểm tra việc trình bày của HTK
A. Đảm bảo HTK được phân loại và trình bày phù hợp. NTA 1/25/2009
5460
2.2.3.2 Lập kế hoạch chi tiết đối với khoản phải trả người bán
Trong chu trình mua hàng – thanh toán, khoản phải trả nhà cung cấp luôn được xem là trọng tâm trong quá trình kiểm toán. Một số khoản mục quan tọng khác trên BCTC tuy thuộc chu trình mua hàng và thanh toán nhưng lại có mối liên hệ với các chu trình khác nên có thể sử dụng kết quả xác minh từ các chu tình đó làm cơ sở so sánh, đối chiếu và giảm bớt khối lượng công việc đối với các khoản đó. Vì vậy khoản phải trả luôn được lập kế hoạch kiểm toán một cách chi tiết
Các khoản phải trả có thế bị sai lệch do việc tính sai giá trị hàng mua, do việc bóc tách các khoản thuế hay phản ánh nhầm vào các nhà cung cấp khác nhau…Do vậy việc kiểm tra tính giá trị và tính trình bày của các khoản phải trả sẽ đảm bảo cho các khoản phải trả được ghi nhận chính xác và đúng với từng nhà cung cấp.
Tương tự như đối với hàng mua, các khoản phải trả người bán cũng được kiểm tra việc khóa sổ sớm nhằm làm giảm khoản phải trả hay việc khóa sổ muộn làm các khoản phải trả sai lệch theo hướng tăng lên vì mục đích riêng.
Thay vì tiến hành thủ tục kiểm kê nhằm cung cấp bằng chứng chính xác như đối với HTK, đối với khoản phải trả người bán, các KTV sẽ tiến hành chọn mẫu các nhà cung cấp và gửi thư xác nhận. Việc gửi thư xác nhận luôn là công việc bắt buộc phải thực hiện đối với các KTV trong mọi trường hợp vì tính hữu hiệu và độ tin cậy của thủ tục này.
Khi vào giai đoạn thực hiện kiểm toán, các thủ tục kiểm toán chi tiết đã được thiết kế sau khi được thực hiện sẽ được các KTV thực hiện thủ tục đó ký vào cột “Người thực hiện” và đánh dấu tham chiếu đến GTLV thể hiện các thủ tục đó trong cột “Tham chiếu” của GTLV thể hiện kế hoạch kiểm tra chi tiết đối với khoản phải trả người bán. Đây là một trong số các bằng chứng chứng minh cho việc kiểm toán đã được thực hiện và là cơ sở để Trưởng nhóm kiểm toán và các cấp lãnh đạo giám sát, theo dõi và đánh giá.
Biểu 2.6b dưới đây là minh hoạ cho kế hoạch kiểm tra chi tiết đối với khoản phải trả người bán của Công ty X:
Biểu 2.6b Kế hoạch kiểm toán chi tiết đối với khoản phải trả người bán
Thủ tục kiểm toán tổng hợp
Thủ tục kiểm toán chi tiết Người thực hiện
Tham chiếu
1. Kiểm tra các khoản phải trả (tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính ghi chép, tính đúng
A. Thu thập bảng tổng hợp số dư công nợ phải trả cuối kỳ (thể hiện số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ), kiểm tra việc tính toán và đối chiếu số tổng cộng với sổ cái. Đối chiếu các số dư lớn với các chứng từ gốc nếu cần thiết.
NTBV 1/25/2009
6140
B. Chọn mẫu các nghiệp vụ trả tiền sau ngày khóa sổ trong khoảng thời gian phù hợp (thông thường là 1 chu kỳ thanh toán hoặc từ ngày kết thúc niên độ đến thời điểm kiểm toán) và thực hiện
NTBV 1/25/2009 6141 Chọn các phiếu chi lớn hơn 2%PM C. Chọn một số HĐ của nhà cung cấp chưa thanh toán
sau hoặc tại ngày trên thủ tục B, đảm bảo rằng tất cả các HĐ phát sinh trong kỳ báo cáo đã được phản ánh trên bảng tổng hợp công nợ, hoặc đối chiếu với sổ cái.
NTBV 1/25/2009
6142
D. Rà soát số dư công nợ phải trả cuối kỳ, xem xét liệu có số dư trả trước cho người bán với giá trị lớn. Đối với các số dư bên nợ có giá trị lớn, xem xét việc phân loại lại nếu hợp lý. NTBV 1/25/2009 6140 2. Kiểm tra tính giá trị và tính trình bày của các khoản phải trả
A. Đảm bảo các khoản mục sau được trình bày, phân loại hợp lý: số dư nợ của các khoản phải trả; số dư phải trả dài hạn hoặc công nợ phải trả phi thương mại
NTBV 1/25/2009
6143
B. Đảm bảo các khoản mục sau được tính toán, phân loại và trình bày hợp lý nếu có: Các khoản công nợ lâu ngày, công nợ đang tranh chấp hoặc công nợ không rõ ràng; Phải trả cho bên liên quan; các khoản cam kết
NTBV 1/25/2009
6143
3. Kiểm tra việc khóa sổ muộn đối với các khoản công nợ phải trả (tính đúng kỳ).
A. Soát xét việc ghi nhận đối với các HĐ trả lại hàng trong vòng 15 ngày sau ngày kết thúc niên độ. Đảm bảo các khoản công nợ này được ghi nhận đúng kỳ.
NTBV 1/25/2009
6144
B. Chọn mẫu một số khoản công nợ ghi nhận trong vòng 15 ngày trước ngày kết thúc niên độ. Đối chiếu các khoản công nợ với các chứng từ giao nhận và đảm bảo các khoản công nợ này được ghi nhận đúng kỳ.
NTBV 1/25/2009
6144
C. Xác định cơ sở ghi nhận các số phát sinh bên nợ của các khoản phải trả trong 15 ngày trước ngày kết thúc niên độ. Đối chiếu việc ghi nhận các khoản này với các chứng từ gốc liên quan và đảm bảo các khoản ghi giảm công nợ phải trả trên được ghi nhận đúng kỳ.
NTBV 1/25/2009
6144
4.Kiểm tra gian lận trong ước tính (chính xác, hiện hữu, ghi chép, trình bày)
A. Kiểm tra những ước tính kế toán quan trọng phản ánh trên báo cáo tài chính của năm trước để xác định xem liệu cách đánh giá của BGĐ công ty và những giả thuyết liên quan đến các ước tính đó có chỉ ra khả năng gian lận của 1 bộ phận BGĐ không.
NTBV 1/25/2009 Không có ước tính liên quan đến khoản phải trả người bán