- Quản lý Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng sẽ tự động được đánh số bởi Fidelio Đối với hàng hóa mua trong nước, nhân viên Bộ phận mua hàng sẽ gọi điện hoặc fax cho nhà cung cấp Đơn đặt
Y kiểm tra chứng từ liên quan và có thuế GTGT
Lưu ý: Cuối mỗi tháng, Công ty X sẽ tổng hợp và thanh toán một lần cho các nhà cung cấp thường
xuyên, nhà cung cấp sẽ phát hành HĐ cho cả tháng đó. Đối với nhà cung cấp không thường xuyên, việc thanh toán được thực hiện ngay khi mua.
Kết luận: Đạt được mục tiêu đề ra
(Nguồn: GTLV của KTV trên A/S2)
Có thể thấy đối với Công ty X, các KTV đã tiến hành chọn mẫu một số Phiếu nhập kho trong khoảng 10 ngày trước và sau ngày kết thúc niên độ và từ đó đối chiếu lên sổ chi tiết, sổ cái để xem xét khả năng Phiếu nhập kho bị ghi nhận sai kỳ. Nếu Phiếu nhập kho của tháng 12/2009 mà bị ghi nhận vào năm 2009 thì đó sẽ là sai phạm cắt kỳ sớm. Ngược lại Phiếu nhập kho của tháng 1/2009 bị ghi nhận vào năm 2009 sẽ là sai phạm cắt kỳ muộn. Trong quá trình thực hiện KTV sẽ thực hiện ghi chú trên các Giấy tờ làm việc nhằm tạo thuận lợi cho việc theo dõi cũng như soát xét sau này.
Đối với Công ty Y, KTV cũng thực hiện kiểm tra khả năng cắt kỳ muộn của HTK nhưng thay vì chọn mẫu từ Phiếu nhập kho, KTV tiến hành chọn mẫu từ các nghiệp vụ được ghi nhận trên sổ cái và từ đó kiểm tra các chứng từ liên quan khác để xem xét các chứng từ đó liệu có được phát hành khớp với thời gian ghi nhận không.
Biểu 2.11b Kiểm tra khả năng cắt kỳ muộn hàng mua trong kỳ của Công ty Y
CÔNG TY TNHH DELOITTE VIỆT NAM
Số 8 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa – Hà Nội
Khách hàng Công ty TNHH Y Người lập: PVA
Kỳ 31/12/2009 Người xoát xét: NVK
Nội dung Kiểm tra việc cắt kỳ muộn của hàng mua trong kỳ
Mục tiêu: Tính hiện hữu, tính trình bày, ghi chép, tính cắt kỳ của hàng mua trong kỳ Nguồn: Từ sổ cái, sổ chi tiết và các chứng từ liên quan
Thực hiện: Tính toán quy mô mẫu cần chọn
Kiểm tra theo hướng từ sổ cái đến các chứng từ liên quan Đánh giá kết quả
MP 625.000.000 <1710>
R 2 Không kiểm soát và không có rủi ro cụ thể J 312.500.000
P 510.861.906 N 2 N 2
STT Ngày Số Nội dung Gía trị TK [1] [2] [3]
1 31/12/2009 2460 Phiếu nhập công cụ dụng cụ 3.6 00.000 331 v v V 2 27/12/2009 2420 Phiếu nhập công cụ dụng cụ 9.6 00.000 331 v v v Ghi chú [1] Phiếu nhập kho [2] HĐ, chứng từ mua [3] Ghi nhận đúng kỳ
Kết luận: Đạt được mục tiêu đề ra
(Nguồn: GTLV của KTV trên A/S2)
Tuy nhiên khi kiểm tra khả năng cắt kỳ sớm của nghiệp vụ mua hàng đối với Công ty Y, KTV lại tiến hành chọn mẫu từ các HĐ phát sinh trong 10 ngày trước ngày kết thúc niên độ. Căn cứ để chọn mẫu chính là giá trị trên các HĐ phải vượt
quá 2%PM (13.107.578VND). Từ đó KTV tiến hành đối chiếu lên sổ cái và sổ chi tiết xem có được ghi nhận vào kỳ 2009.
Biểu 2.11c Kiểm tra tính chính xác trong chia cắt nên độ kế toán của Công ty Y
CÔNG TY TNHH DELOITTE VIỆT NAM
Số 8 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa – Hà Nội
Khách hàng Công ty TNHH Y Người lập: PVA
Kỳ 31/12/2009 Người xoát xét: NVK
Nội dung Kiểm tra việc cắt kỳ sớm của hàng mua trong kỳ
Mục tiêu: Đảm bảo việc cắt kỳ của các khoản phải trả
Thực hiện: Chọn một số HĐ mua hàng hóa, dịch vụ xảy ra 10 ngày trước ngày kết thúc kỳ kế toán năm, có
giá trị lớn hơn 2% PM
Đối chiếu từ các HĐ và chứng từ liến quan đến sổ cái và xác định các khoản phải trả liệu đã được ghi nhận đúng kì
STT Ngày Số PNK Nội dung Giá trị Số HĐ Ngày HĐ Ghi chú
1 21/12/08 2335 Phiếu nhập vật tư\Bột mì 227.810.000 32030 15/12/08 V2 21/12/08 2345 Phiếu nhập vật tư có thuế nhập khẩu 18.298.140 16921 21/12/08 V 2 21/12/08 2345 Phiếu nhập vật tư có thuế nhập khẩu 18.298.140 16921 21/12/08 V 3 21/12/08 2346 Phiếu nhập vật tư có thuế nhập khẩu 255.471.322 4802 12/12/08 V 4 21/12/08 2359 Phiếu nhập vật tư\Đường kính 226.285.714 27102 19/12/08 V
5 29/12/08 2419 Phiếu nhập vật tư\Dầu 61.258.329 25287 28/12/08 V
6 31/12/08 2429 Phiếu nhập vật tư\Hộp sắt 128.595.600 74130 15/12/08 V7 31/12/08 2438 Phiếu nhập vật tư\Giêlatin 261.000.000 197161 25/12/08 V 7 31/12/08 2438 Phiếu nhập vật tư\Giêlatin 261.000.000 197161 25/12/08 V 8 31/12/08 2451 Phiếu nhập vật tư\Kem tươi 110.836.364 148657 29/12/08 V 9 31/12/08 2474 Phiếu nhập vật tư\Nhãn kẹo xoài 106.532.900 73886 24/12/08 V 10 31/12/08 2461 Phiếu nhập vật tư\Hộp nhựa 154.965.200 37399 31/12/08 V
[V]: Khoản phải trả đã được ghi nhận tại ngày 31/12/2009 Kết luận: Đạt được mục tiêu đề ra
(Nguồn: GTLV của KTV trên A/S2)
Có thể nhận thấy các KTV tiến hành kiểm toán cho Công ty Y đã có sự linh hoạt khi kiểm tra khả năng cắt kỳ sớm và khả năng cắt kỳ muộn của công ty đối với nghiệp vụ mua hàng bằng các cách chọn mẫu khác nhau. Điều này có thể sẽ hiệu quả hơn so với việc chỉ tiến hành chọn mẫu theo một hướng như khi kiểm toán ở Công ty X vì các mẫu chọn được sẽ có tính ngẫu nhiên hơn và có thể sẽ mang tính đại diện hơn. Do vậy rủi ro chọn mẫu có thể theo đó giảm đi.
2.2.4.4 Thực hiện kiểm toán đối với khoản phải trả người bán
• Tổng hợp các khoản phải trả người bán
Công việc đầu tiên các KTV tiến hành khi kiểm toán các khoản phải trả nhà cung cấp cũng là tổng hợp các khoản phải trả đã phát sinh trong kỳ.
Biểu 2.12a Tổng hợp các khoản phải trả người bán trong kỳ của Công ty X
CÔNG TY TNHH DELOITTE VIệT NAM
Số 8 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa – Hà Nội
Khách hàng Công ty TNHH X Người lập: NTBV
Kỳ 31/12/2009 Người xoát xét: DTH
Nội dung Tổng hợp các khoản phải trả người bán trong kỳ
Mục tiêu: Tổng hợp và đối chiếu khoản phải trả người bán Nguồn: Từ sổ cái, sổ chi tiết
Thực hiện: Tổng hợp khoản phải trả người bán trong kỳ từ sổ chi tiết
Đối chiếu số tổng cộng với số trên Sổ Cái
31/12/2009 Tham chiếu 31/12/2007 Chênh lệch %
Phải trả người bán 16.720.577.667 [6140.1M] 12.750.481.926 3.970.095.741 31,14% {a}
Phải trả người bán khác 277.921.299 {b} 262.038.650 15.882.649 6,06%
16.998.498.965 13.012.520.576 3.970.095.741 30,51%
{a}Tất cả đều là các nhà cung cấp lớn và thường xuyên của Công ty X. X mua hàng hóa của các nhà cung cấp này và thanh toán sau 1 hoặc 2 tháng tùy theo điều khoản hợp đồng. Các khoản phải trả năm nay lớn hơn là do lượng khách năm nay nhiều hơn.
{b}Số dư tại ngày 31/12/2009 bao gồm:
Khám chữa bệnh 55.458.000 (*)
LHW 162.345.000 (*)
Phí internet và taxi 60.118.299 (**)
Tổng 277.921.299
(*) Đây là những khoản đã tồn tại một thời gian dài từ năm 2002 và 2004. Công ty X không biết
các nhà cung cấp này. Từ năm 2005, các nhà cung cấp không còn yêu cầu thanh toán, vì vậy vẫn được ghi nhận trên tài khoản phải trả => Lưu ý cho Thư quản lý
(**) Khoản phí internet và phí taxi của khách hàng, khách hàng đã thanh toán cho Công ty X vào
tiền phòng. Do vậy Công ty X phải tính và thanh toán lại cho nhà cung cấp.
Kết luận: Đạt được mục tiêu đề ra
(Nguồn: GTLV của KTV trên A/S2)
Ở bước tổng hợp khoản phải trả này đối với Công ty X do rủi ro được đánh giá cao hơn mức bình thường nên các KTV tiến hành phân tích một số khoản phải trả tại ngày 31/12/2009 nhằm đảm bảo sự ghi nhận hợp lý các khoản này. Đồng thời các KTV cũng tiến hành gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp để đảm bảo sự chính
61106110 6110
xác của các khoản phải trả. Nhờ vậy rủi ro sẽ được giảm bớt. Kết quả của việc phân tích được các KTV ghi chú rất kỹ càng trong Giấy tờ làm việc dưới đây.
Biểu 2.12b Phân tích các khoản phải trả người bán trong kỳ của Công ty X
CÔNG TY TNHH DELOITTE VIỆT NAM
Số 8 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa – Hà Nội
Khách hàng Công ty TNHH X Người lập: NTBV
Kỳ 31/12/2009 Người xoát xét: DTH
Nội dung Tổng hợp các khoản phải trả trong kỳ
Mục tiêu: Đảm bảo các khoản phải trả đã được ghi nhận hợp lý trong kỳ Nguồn: Từ sổ cái, sổ chi tiết
Thực hiện: Phân tích các khoản phải trả tại ngày 31/12/2009
Thu thập địa chỉ và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp tại thời điểm cuối năm.
Nhà cung cấp 31/12/2007 31/12/2009 Số xác nhận Lệch Tham chiếu Ghi chú
Tuyet Hang Da 1.071.367.700 1.306.994.600
….. …… ……
PIL Korea Ltd 160.321.020 160.321.020 {c}
SHELL Gas HP Ltd 96.323.096 278.803.349 278.803.349 - [6150.4M]
Other Supplies 6.283.378.783 5.919.544.103 {d}
Miscellanous Supplies 1.882.499.724 3.071.797.232 {e}
Tổng cộng 12.750.481.926 (tham chiếu) 16.720.577.667 (tham chiếu)
Tổng nợ cũ: 868,169,037 {f}
{c} Khi PIL còn là quản lý cho khách sạn của Công ty X, PIL đã bán một số loại hàng cho khách sạn mà
không xuất HĐ. Hiện tại giữa PIL và Công ty X có mâu thuẫn, do vậy Công ty X không chấp nhận thanh toán cho PIL. Khoản này đã tồn tại từ năm 2006 => Lưu ý cho Thư quản lý
{d} Các nhà cung cấp khác là các nhà cung cấp mà tại thời điểm 31/12/2009, số dư của họ nhỏ hơn 2%PM
nhưng số lượng nhà cung cấp quá nhiều nên KTV không thể liệt kê. Đây là những nhà cung cấp lâu dài cho Công ty X.
{e} Khoản phải trả năm nay cao hơn năm ngoái được giả thích như sau: Sau hội nghị APEC và việc VN gia nhập WTO, VN trở thành điểm đến có sức hút hơn đối với du khách và các nhà đầu tư. Tỉ lệ du khách đến VN tăng nhanh, chi phí hoạt động của khách sạn cũng gia tăng. Do vậy khoản phải trả cho chi phí quảng cáo cũng tăng cao.
{f} Đây là khoản phải trả đã tồn tại từ nhiều năm trước nhưng nhà cung cấp không yêu cầu thanh toán. Do vậy khách hàng vẫn treo trên tài khoản phải trả.
Kết luận: Đạt được mục tiêu đề ra
(Nguồn: GTLV của KTV trên A/S2)
Đối với Công ty X, KTV tiến hành tổng hợp các khoản phải trả phát sinh trong kỳ chi tiết cho từng nhà cung cấp. Tuy nhiên do rủi ro của Y được đánh giá ở mức bình thường nên KTV không tiến hành phân tích các khoản phải trả tại ngày
31/12/2009. Rủi ro do không tiến hành việc phân tích các khoản phải trả này sẽ được bù đắp bằng các thủ tục kiểm toán khác được thực hiện sau đó.
Biểu 2.12c Tổng hợp các khoản phải trả người bán trong kỳ của Công ty Y
CÔNG TY TNHH DELOITTE VIỆT NAM
Số 8 Phạm Ngọc Thạch - Đống Đa – Hà Nội
Khách hàng Công ty TNHH Y Người lập: PVB
Kỳ 31/12/2009 Người xoát xét: NVK
Nội dung Tổng hợp khoản phải trả trong kỳ
Mục tiêu: Tổng hợp khoản phải trả đối với từng người bán
Nguồn: Từ sổ cái, sổ chi tiết
Thực hiện: Thu thập Bảng cân đối thử
Tổng hợp hàng mua trong kỳ từ sổ chi tiết đối chiếu số tổng cộng với số trên Sổ Cái Đánh giá lại các khoản phải trả có nguồn gốc ngoại tệ
Tiến hành gửi thư xác nhận đến các nhà cung cấp lớn
Nhà cung cấp 1/1/2009 31/12/2009 Tỉ giá
ngoại tệ
Đánh giá
lại CL
VND VND USD
C/Ty nhựa hàng không 2.730.843.759 1.589.497.690
CTy TNHH SX Hoàng Minh 539.317.900 208.505.000
CTy TNHH TM&KT VMS 16.435.528 17.692.917
……….. ……… ………..
Cargill Sdn Bhd Malaysia - 232.366.330 14.530 16.114 234.136.420 1.770.090
NP FOOD - PTE LTD 19.759.950 110.884.690 6.860 16.114 110.542.040 342.650
Đỗ hữu Yên-Phố Yên Bái - 8.470.000
Tổng cộng 11.897.046.992 11.423.679.894 22.530 1.499.260
Trên sổ cái 11.897.046.988 11.423.679.894 < 2% PM
=> bỏ qua
Chênh lệch -4
Kết luận: Đạt được mục tiêu đề ra
(Nguồn: GTLV của KTV trên A/S2)
Qua Giấy tờ làm việc trên có thể thấy tại Công ty Y có phát sinh một số chênh lệch khi KTV thực hiện công việc tổng hợp các khoản phải trả nhà cung cấp. Các chênh lệch này phát sinh từ các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Tuy nhiên tổng hợp các chênh lệch này nhỏ hơn 2% PM đồng thời về mặt bản chất đây cũng không phải những sai sót có tính nghiêm trọng nên các KTV đã bỏ qua sai sót này.
• Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả nhà cung cấp
Trong bước kiểm tra chi tiết các khoản phải trả tại Công ty X, các KTV đồng thời thực hiện việc kiểm tra các HĐ đã được thanh toán trong kỳ. Thông qua công việc này KTV có thể kiểm tra sự phê chuẩn, tính hợp lý cũng như tính hiện hữu, trình bày của các khoản công nợ phát sinh trong kỳ. Việc kiểm tra các HĐ đã được thanh toán trong kỳ cũng bảo đảm tính có thật của các khoản phải trả, sự tồn tại của các nhà cung cấp cũng như sự hiện hữu thật sự của việc thanh toán.
Khi tiến hành việc kiểm tra chi tiết, các KTV đã thực hiện công việc đối chiếu với các chứng từ liên quan và tham chiếu đến các Bảng tổng hợp công nợ phát sinh trong kỳ cũng như phúc đáp của thư xác nhận đã gửi cho các nhà cung cấp. Tuy nhiên trong Giấy tờ làm việc phía dưới, có thể nhận thấy số lượng thư xác nhận của KTV chưa được hồi đáp là khá nhiều. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tính tin cậy của thủ tục gửi thư xác nhận, tính tin cậy của số dư các khoản phải trả. Tuy nhiên đây là một nhân tố khách quan mà các KTV không thể lường trước hay tác động đến được. Do vậy các KTV nên xác định là thư xác nhận thực sự không được phúc đáp hay do thư phúc đáp đến muộn. Nếu là do thư phúc đáp đến chậm, các KTV cần tiến hành việc gửi thư xác nhận sớm hơn. Đồng thời các KTV cũng cần thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế khi thực sự không nhận được thư phúc đáp.
Biểu 2.13a Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả người bán của Công ty X
CÔNG TY TNHH DELOITTE VIỆT NAM
Số 8 Phạm Ngọc Thạch – Đống Đa – Hà Nội
Khách hàng Công ty TNHH X Người lập: NTBV
Kỳ 31/12/2009 Người xoát xét: DTH
Nội dung Kiểm tra chi tiết khoản phải trả người bán
Mục tiêu: Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả và các khoản thanh toán lớn trong kỳ Thực hiện:
Kiểm tra các khoản thanh toán lớn: Kiểm tra các HĐ trong thời gian từ 1/1/2009 đến 20/7/2009
Kiểm tra chi tiết: Thu thập sổ theo dõi chi tiết các nhà cung cấp và đối chiếu với các chứng từ liên quan
Chú ý: Các nhà cung cấp thường tổng hợp các phiếu vận chuyển trong vòng một tháng rồi mới phát hành HĐ. P 16.998.498.965 MP 6.460.000.000 R 2,0 J 3.230.000.000 N 6
Nhà cung cấp Số dư Tham chiếu Số theo xác nhận Tham chiếu Thanh toán
Giá trị Số
Shell gas Hai Phong 278.803.349 [6140.1M] 278.803.349 [6150.4M]
Loan Shop 811.480.000 [6140.1M] 396.406.000 416951
Hoang Le Trading Co. 448.837.731 [6140.1M]
Tuyết Hằng 1.306.994.600 [6140.1M] 594.275.000 417293
Vine Shop 447.002.658 [6140.1M]
Hi food company Ltd 292.243.280 [6140.1M]
Minh Nhat Japan food 615.706.817 [6140.1M] 183.924.268 417085
STT Nhà cung cấp Số dư còn lại Kiểm tra HĐ
Số Ngày Giá trị
11 Shell gas Hai Phong 110756 30/11/2009 112.773.119 v
111078 31/12/2009 166.030.230 v 278.803.349 …. …. …. …. …. …. 54 Tuyet Hang Da 712.719.600 111040 31/12/2009 712.719.600 v 712.719.600