- Quản lý Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng sẽ tự động được đánh số bởi Fidelio Đối với hàng hóa mua trong nước, nhân viên Bộ phận mua hàng sẽ gọi điện hoặc fax cho nhà cung cấp Đơn đặt
2.2.4Thực hiện kiểm toán
Công ty X là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ. Ngược lại Công ty Y là một doanh nghiệp sản xuất hàng hoá. Tuy nhiên do lĩnh vực dịch vụ của Công ty X có tính đặc thù nên khâu mua hàng và thanh toán của Công ty X và Công ty Y vẫn có nhiều điểm tương đồng (HTK đa dạng, nhà cung cấp nhiều…). Do vậy việc lập kế hoạch kiểm toán chi tiết hay tiến hành kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán khá giống nhau.
2.2.4.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm soát
Sau khi đã thu thập thông tin về chu trình mua hàng - thanh toán của KH cùng những thông tin về các thủ tục kiểm soát được HTKSNB thực hiện đối với chu trình mua hàng - thanh toán, các KTV sẽ tiến hành các thử nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá tính hữu hiệu của các thủ tục, xem việc thực hiện các thủ tục có đúng theo thiết kế, mỗi một thủ tục được thực hiện có đạt được các mục tiêu đã đề ra ban đầu hay không? Dưới đây là GTLV của KTV tổng kết các thử nghiệm kiểm soát đã được thực hiện.
Biểu 2.7 Thử nghiệm kiểm soát đánh giá việc thiết kế và thực hiện
Người thực hiện: DTH 11/14/2009 Người soát xét: PMH/TVH
Thử nghiệm kiểm soát đánh giá việc thiết kế và thực hiện thủ tục kiểm soát GTLV:1534
Mô tả thủ tục kiểm soát chính
Thử nghiệm được thực hiện để đánh giá việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát
Kết luận về việc thiết kế & thực hiện Tham chiếu tới những khác biệt
Nhà quản lý phải phê chuẩn tất cả các Đơn đặt hàng, các hoạt động mua hàng bất thường hoặc các nghiệp vụ mua hàng vượt giới hạn đã được thiết lập sẽ được giám sát, quản lý chặt chẽ hơn. Sự phê chuẩn của BGĐ được yêu cầu cho mỗi loại hàng mua cụ thể. Sự phê chuẩn này sẽ được ghi chép lại một cách thích hợp.
-Thiết kế: hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được áp dụng chặt chẽ (Chi tiết việc thiết kế xem GTLV 1534 phía trên)
-Thực hiện: Chúng tôi đã thu thập được Đơn đặt hàng số 29384 ngày 16/11/2009 về mua xà phòng, khăn tay…(Nhà cung cấp: Công ty TNHH Minh Long) được kèm theo Yêu cầu mua hàng (Ngày: 16/10/2009) và Bảng báo giá cung Hợp đồng với Công ty Minh Long. Tất cả đều được phê chuẩn đầy đủ.
Hiệu quả Không có
Hàng hóa nhận về phù hợp với Đơn đặt hàng và HĐ; các Biên bản giao nhận,
-Thiết kế: các thủ tục kiểm soát được áp dụng một cách chặt chẽ. (Chi tiết việc thiết kế xem GTLV 1534 phía trên)
Đơn đặt hàng và HĐ sẽ được kiểm tra cùng lúc, đối chiếu với nhau. Chứng từ sẽ bị hủy nếu như đã xuất hiện một lần để tránh sử dụng lại chứng từ.
-Thực hiện: Chọn một nghiệp vụ về khoản phải trả với HĐ số 110366 ngày 31/10/2009 trong hệ thống. Từ số của HĐ này, chúng tôi tìm được các tài liệu hỗ trợ liên quan sau: Phiếu nhập kho, Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Yêu cầu mua hàng, Báo giá với chữ ký phù hợp và tên viết tắt liên quan (tên viết tắt của người kí)
Thông báo nhận được từ nhà cung cấp sẽ được đối chiếu với tài khoản theo dõi nhà cung cấp trong Sổ cái theo dõi khoản phải trả một cách thường xuyên và nễu có chênh lệch sẽ được kiểm tra.
- Thiết kế: các thủ tục kiểm soát được áp dụng một cách chặt chẽ. (Chi tiết việc thiết kế xem GTLV 1534 phía trên)
- Thực hiện: Chúng tôi đã thu thập được 1 xác nhận khoản phải trả từ Công ty Cổ phần kỹ thuật FAM với số tiền là 6,034,500VND nhận được vào ngày 27/10/2009. Chúng tôi đã kiểm tra Fidelio và nhận thấy rằng số tiền và ngày tháng là khớp đúng. Các tài liệu bao gồm: HĐ VAT, Yêu cầu mua hàng, Phiếu nhập kho, Biên bản nhận hàng, Báo giá…Tất cả các chứng từ đều được phê chuẩn bởi nhân viên kiểm soát tài chính, Trưởng phòng và Giám đốc
Hiệu quả Không có
Nhà quản lý xem xét các chứng từ hỗ trợ trước khi phê chuẩn việc thanh toán. Nếu như công ty đã thanh toán trc khi nhà quản lý thực hiện công đoạn này, các chứng từ liên quan sẽ bị hủy bỏ
- Thiết kế: các thủ tục kiểm soát được áp dụng một cách chặt chẽ. (Chi tiết việc thiết kế xem GTLV 1534 phía trên)
- Thực hiện: Chúng tôi đã thu thập được Giấy chuyển tiền ngày 28/09/2009 được kèm theo các chứng từ hỗ trợ đã được phê chuẩn cho việc mua máy in từ Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thế Huy Bảo. Chứng từ này đã được phê chuẩn bới Nhân viên kiểm soát tài chính, Giám đốc…
Hiệu quả Không có
Báo cáo của Ngân hàng thường xuyên được đối chiếu với Sổ Nhật ký chung
- Thiết kế: các thủ tục kiểm soát được áp dụng một cách chặt chẽ. (Chi tiết việc thiết kế xem GTLV 1534 phía trên)
- Thực hiện: Chúng tôi đã thu thập được Báo cáo về các giao dịch trong quá khứ tại ngày 28/09/2009 với Công ty Thế Huy Bảo. Chúng tôi lưu ý rằng Báo cáo có dấu hiệu đã được phê chuẩn cho thấy Kế toán đã kiểm tra tất cả các giao dịch trên báo cáo của Ngân hàng xem có phù hợp với Nhật ký chi không. Ngoài ra Kế toán cũng đính kèm các Báo cáo liên quan đến việc thanh toán cho nhà cung cấp trong Nhật ký chi.
Hiệu quả Không có
Những thay đổi được ghi nhận đối với hồ sơ các nhà cung cấp sẽ được so sánh với các chứng từ gốc đã được phê chuẩn để đảm bảo rằng chúng đã được nhập một cách chính xác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thiết kế: các thủ tục kiểm soát được áp dụng một cách chặt chẽ. (Chi tiết việc thiết kế xem GTLV 1534 phía trên)
-Thực hiện: Trong kỳ, có thêm một vài nhà cung cấp mới. Chúng tôi đã kiểm tra hợp đồng kinh tế giữa Công ty X và Công ty Thương mại và Dịch vụ Lâm Anh. Nhân viên bộ phận thu mua đã cập nhật tất cả thông tin liên quan cần thiết.
Hiệu quả Không có
Như vậy sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, các KTV đã đưa ra kết luận về HTKSNB của Công ty X là hiệu quả.
Tương tự các KTV cũng tiến hành thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đối với Công ty Y. Mặc dù môi trường tin học của Công ty Y được đánh giá là kém hiệu quả thông qua việc tìm hiểu ở giai đoạn lập kế hoạch nhưng sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, các KTV vẫn đưa ra kết luận HTKSNB của Công ty Y vẫn hoạt động hiệu quả.
Việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá HTKSNB như trên là hoàn toàn hợp lý. Các KTV đã chọn những thủ tục kiểm soát có khả năng đem lại hiệu quả cao để tiến hành kiểm tra tính hiệu quả. Việc bỏ qua những thủ tục kiểm soát quá đơn giản, ít hiệu quả sẽ giúp giảm khối lượng công việc cho KTV, giảm thời gian, chi phí kiểm toán trong khi không làm tăng rủi ro kiểm toán. Do vậy sẽ nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Hơn nữa dựa vào công việc này các KTV sẽ có thể đưa ra quyết định là có thể tin tưởng vào HTKSNB của cả hai Công ty X và Y để có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản cho bước công việc kiểm tra chi tiết sau này.
2.2.4.2 Thực hiện thủ tục phân tích
Việc thực hiện các thủ tục phân tích của các KTV ở Deloitte còn khá hạn hẹp, đơn giản nên chưa phát huy được hiệu quả của thủ tục phân tích. Hiện nay Deloitte luôn khuyến khích các KTV sử dụng các thủ tục phân tích hơn là sử dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Đối với các khoản mục đơn giản các KTV tại Deloitte thường áp dụng thủ tục phân tích ngang bằng cách so sánh giữa tổng số hàng mua trong kì kiểm toán với kì trước nhằm phát hiện ra các khoản biến động bất thường.
Dưới đây là GTLV thể hiện thủ tục phân tích các KTV đã thực hiện đối với hàng mua trong kỳ của Công ty X. Các KTV đã tiến hành so sánh lượng hàng nhập trong năm nay với lượng hàng nhập năm trước, kết hợp với xu hướng thay đổi về doanh thu, sự thay đổi trong chính sách dự trữ của công ty để đánh giá tính hợp lý của mức thay đổi hàng nhập trong kỳ kiểm toán.
Biểu 2.8a Thủ tục phân tích đối với nghiệp vụ mua hàng của Công ty X