1.7.4.1. Chứng từ sử dụng
* Để thanh toỏn tiền lương, tiền cụng và cỏc khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng cho người lao động, hàng thỏng kế toỏn doanh nghiệp phải lập:
Bảng thanh toỏn tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL)
Bảng thanh toỏn tiền làm thờm giờ ( Mẫu số 06-LĐTL) Bảng thanh toỏn tiền thưởng ( Mẫu số 03-LĐTL)
Cỏc bảng này được lập cho từng tổ, đội, phõn xưởng sản xuất và cỏc phũng ban căn cứ vào kết quả tớnh lương cho từng người. Trong bảng thanh toỏn lương ghi rừ từng khoản tiền lương: Lương sản phẩm, lương thời gian,
cỏc khoản phụ cấp, cỏc khoản khấu trừ và số tiền người lao động được lĩnh. Cỏc khoản thanh toỏn về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toỏn trưởng kiểm tra xỏc nhận ký, giỏm đốc ký duyệt bảng thanh toỏn lương và BHXH sẽ được làm căn cứ để thanh toỏn lương và BHXH cho người lao động. Việc thanh toỏn lương và cỏc khoản khỏc cho người lao động thường được chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng, Kỳ 2 sẽ nhận số cũn lại sau khi đó trừ vào cỏc khoản khấu trừ. Cỏc khoản thanh toỏn lương, thanh toỏn BHXH bảng kờ danh sỏch những người chưa lĩnh cựng với cỏc chứng từ bỏo cỏo thu chi tiền mặt phải được chuyển về phũng kế toỏn kiểm tra ghi rừ.
* Để hạch toỏn cỏc khoản trớch theo lương kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC:
Bảng thanh toỏn BHXH ( Mẫu số 04-LĐTL): là căn cứ tổng hợp và thanh
toỏn trợ cấp BHXH cho người lao động, lập bỏo cỏo BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trờn. Lập bảng thanh toỏn BHXH căn cứ vào:
Phiếu nghỉ hưởng BHXH ( Mẫu số 03-LĐTL)
Bảng điều tra tai nạn lao động, Giấy nghỉ ốm, Giấy khỏm thai sản,… 1.7.4.2. Cụng tỏc tớnh tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
+ Thu thập và kiểm tra chứng từ : Kế toỏn thu thập chứng từ ban đầu về tiền lương, bao gồm: Bảng chấm cụng, phiếu giao sản phẩm, bảng tổng hợp thời gian lao động, bảng tổng kết kết quả lao động.
+ Kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lý của chứng từ. Kiểm tra nội dung ghi chộp trờn bảng chấm cụng đối chiếu số liệu với cỏc bảng tổng hợp. Kiểm tra định mức lao động, đơn giỏ tiền lương.
+ Tớnh lương và lập bảng thanh toỏn lương
Căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra, căn cứ vào chế độ về tiền lương, cỏc khoản phụ cấp, trợ cấp. Căn cứ vào hỡnh thức tiền lương mà đơn vị ỏp dụng để tớnh lương cho từng bộ phận. Căn cứ vào kết quả tiền lương, bảng
tớnh lương cho từng tổ, mỗi thỏng một bảng, mỗi người một dũng và bảng này phải được thủ trưởng đơn vị và kế toỏn trưởng ký duyệt trước khi trả cho cụng nhõn viờn. Trong bảng thanh toỏn tiền lương, nội dung gồm cú :
Thứ nhất là tiền lương và cỏc khoản phụ cấp được nhận.
Thứ hai là cỏc khoản khấu trừ vào lương ( BHXH, BHYT), tiền điện nước, tiền nhà, tiền tạm ứng cũn thừa, tiền bồi thường tài sản. Cuối cựng là số tiền được lĩnh trong kỳ.
- Nguyờn tắc trả lương chia làm 2 kỳ :
Tạm ứng kỳ I khoản 50-60% lương cấp bậc.
Căn cứ vào số phải trả, kế toỏn làm thủ tục thanh toỏn lương cho CBCNV. Sau khi đó lĩnh đủ lương thỡ CBCNV phải ký vào bảng thanh toỏn lương.
- Tiền lương nghỉ phộp : Theo chế độ quy định mỗi năm cụng nhõn viờn
được nghỉ phộp theo chế độ nhưng vẫn hưởng 100% lương cấp bậc. Do số ngày nghỉ cỏc thỏng trong năm khụng đều sẽ dẫn đến sự biến động của giỏ thành là khụng hợp lý. Vỡ vậy, để phản ỏnh và để đảm bảo giỏ thành ổn định, doanh nghiệp ỏp dụng phương phỏp trớch trước tiền lương nghỉ phộp vào chi phớ sản xuất hàng thỏng.
Cụng thức tớnh mức trớch :
Σ Tiền lương nghỉ phộp kế hoạch
của CNV sản xuất trong năm
+ Tỷ lệ trớch trước tiền = x 100%
lương nghỉ phộp kế hoạch Σ Tiền lương kế hoạch
của CNV sản xuất trong năm
+Số tiền trớch trước một thỏng = Tỷ lệ trớch trước (%) x Tổng số tiền lương thực tế của CNSX
- Sau khi đó tớnh lương, tớnh toỏn trớch BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui định, kết quả tổng hợp, tớnh toỏn phản ỏnh vào Bảng phõn bổ tiền lương
Bảng 1.1: Bảng phõn bổ tiền lương và BHXH Mẫu số 11-LĐTL T T Ghi Cú TK Đối tượng sử dụng
TK334 – Phải trả CNV TK338-Phải trả , phải nộp khỏc TK 335 Chi phớ phải trả Tổng cộng Lương Cỏc khoản phụ cấp Cỏc khoản khỏc Cộng Cú TK 334 KPCĐ (3382) BHXH (3383) BHYT (3384) Cộng cú TK 338 1 TK 662- CPNCTT -PX(sản phẩm) -PX(Sản phẩm) 2 TK632 – CP SD mỏy 3 TK627-CPSX chung - PX - PX 4 TK 641 – CPBH 5 TK 642 – CPQLDN 6 TK 142 – CP trả trước Cộng