- Theo húa đơn 0060623 ngày 26 thỏng 01năm 2011 của: Tập đoàn Cụng nghiệp Than Khoỏng sản Việt Nam
ĐƠN ĐẶT HÀNG
số lượng cần mua. Ngoài ra, Giỏm đốc căn cứ vào đơn đặt hàng để đối chiếu với biờn bản giao nhận hàng húa mà bờn bỏn giao cho nhõn viờn mua hàng để xem xột việc mua hàng cú đỳng về tờn mặt hàng, số lượng, đơn giỏ và chất lượng hàng hay khụng, khi cú sự sai lệch giữa hai chứng từ thỡ giỏm đốc cú thể quy trỏch nhiệm cho nhõn viờn mua hàng, yờu cầu nhõn viờn mua hàng giải thớch lý do. Đơn đặt hàng cũn là chứng từ để kế toỏn tiến hành thanh toỏn cho nhà cung cấp trong trường hợp mua hàng trả chậm.
+ Chứng từ phản ỏnh kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho:
Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại núi chung và doanh nghiệp Hoàng An hoạt động buụn bỏn, muốn bỏn được hàng thỡ yờu cầu chất lượng hàng phải đạt yờu cầu, đối với hàng húa là than, thỡ phải cú độ tro cao và độ hỳt ẩm phải thấp mới đạt yờu cầu, than mới chỏy và sinh ra nhiều nhiệt vỡ vậy khi kiểm tra doanh
DNTN KDTH HOÀNG AN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Khối 13 – P.Bến Thủy – TP.Vinh - NA Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kớnh gửi: Tập đoàn Cụng nghiệp Than – Khoỏng sản Việt Nam
Căn cứ vào nhu cầu mua than của doanh nghiệp chỳng tụi trong thỏng…. Qua tỡm hiểu thỡ doanh nghiệp biết được Tập đoàn Cụng nghiệp Than – Khoỏng sản Việt Nam cú cung cấp cỏc loại than mà doanh nghiệp cú nhu cầu cần mua,và bảng giỏ mà Tập đoàn Cụng nghiệp Than – Khoỏng sản Việt Nam chuyển tới cho doanh nghiệp theo yờu cầu. Doanh nghiệp xin đặt mua cỏc loại than như sau:
STT Tờn quy cỏch phẩm chất hàng húa ĐVT Khối lượng
1 Than cục don 8A Tấn
2 Than cỏm 4A Tấn
3 Than cỏm 6A Tấn
… … …… …..
Kớnh mongTập đoàn Cụng nghiệp Than – Khoỏng sản Việt Nam cung cấp than cho doanh nghiệp.
Ngày….. thỏng….. năm ….
nghiệp phải chỳ ý tới hai tớnh chất này của than và biờn bản kiểm nghiệm chất lượng than phải cụ thể hơn nữa, so với mẫu mà doanh nghiệp đang sử dụng thỡ nú phản ỏnh chung cho tất cả cỏc loại than, chưa phản ỏnh rừ cụ thể cho từng loại. Mẫu biờn bản kiểm nghiệm nờn lập bổ sung thờm cỏc yếu tố như sau:
Bảng biểu 3.6. Biờn bản nghiệm thu nhập than
+ Việc phản ỏnh thụng tin trờn chứng từ và ghi chộp số liệu trờn sổ sỏch: Khi hàng húa về nhập kho, kế toỏn phải lập phiếu nhập kho, yờu cầu phiếu nhập kho phải phản ỏnh được đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết. Phiếu nhập kho là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành thanh toỏn cho bờn bỏn, làm căn cứ gắn kết trỏch nhiệm những
Đơn vị: DNTN KDTH HOÀNG AN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Địa chỉ:Khối 13 – P.Bến Thủy – TP.Vinh Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc BIấN BẢN NGHIỆM THU NHẬP THAN
Tờn hàng húa:……….
Hụm nay, vào lỳc 17 giờ 00 ngày 24 thỏng 01 năm 2011……Căn cứ vào húa đơn số ngày …thỏng …..năm……..của ……….
Hội đồng nghiệm thu của doanh nghiệp gồm cú:
1. Bà: Lờ Thị Tịnh An Chức vụ: Giỏm đốc 2. ễng: Nguyễn Đức Sơn Chức vụ: Kế toỏn trưởng 3. ễng: Nguyễn Duy Dương Chức vụ: Thủ kho
Đó tiến hành theo dừi nghiệm thu lụ hàng nhập tại kho Trạm than DNTN Hoàng An như sau:
Họ tờn người
nhập
Kết quả kiểm nghiệm hàng húa
Đơn giỏ (đồng) Thành tiền Độ tro Độ hỳt ẩm Phương thức giao nhận Khối lượng (tấn) Cộng Kết luận:……… ……….. ……….. HỘI ĐỒNG Kí TấN
người cú liờn quan và để kế toỏn và thủ kho ghi chộp số liệu. như vậy doanh nghiệp nờn phõn cụng trỏch nhiệm, cụng việc của từng nhõn viờn như sau:
Nhõn viờn mua hàng yờu cầu nhập kho khi hàng về cảng
Kế toỏn hàng húa là người lập phiếu nhập kho và ghi số lượng hàng mua theo đơn đặt hàng, chuyển cho qua nhõn viờn mua hàng đưa xuống thủ kho để nhập kho, ký tờn vào PNK. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ kho tiếp nhận phiếu nhập kho từ nhõn viờn mua hàng, thủ kho tiến hành nhập kho và ghi số lượng hàng thực nhập trờn PNK, và căn cứ PNK để phản ỏnh vào Thẻ kho, thủ kho và nhõn viờn mua hàng nhập kho ký vào PNK và cú trỏch nhiệm chuyển PNK lờn phũng kế toỏn.
Kế toỏn lại khi tiếp nhận lại PNK từ thủ kho, tiến hành ghi đơn giỏ, tớnh thành tiền, định khoản trờn PNK.
Sau đú phản ỏnh vào sổ chi tiết hàng húa, lưu trữ và bảo quản PNK.
Thủ kho và kế toỏn phải ghi chộp đầy đủ, khoa học để cú thể đối chiếu số liệu với nhau.
* Hoàn thiện vận dụng hệ thống tài khoản:
Về tài khoản phản ỏnh hàng húa nhập kho: Doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại than, để cú được thụng tin kinh tế chi tiết về từng loại và chớnh xỏc thỡ phải hạch toỏn hàng húa thật chi tiết từng loại, cho nờn kế toỏn mở thờm cỏc tài khoản chi tiết cấp2, cấp 3 cho cỏc tài khoản 156. Ngoài ra doanh nghiệp nờn gắn cho mỗi loại than một mó số để kế toỏn dễ nhớ và ghi chộp nhanh hơn.
Vớ dụ: TK 1561 – Trị giỏ hàng húa mua nhập kho. Tài khoản này nờn mở thờm cỏc tài khoản con để phản ỏnh cụ thể cho từng loại than và gắn từng mó hàng húa tương ứng để dễ kiểm tra, theo dừi. Sau này, khi doanh nghiệp sử dụng kế toỏn mỏy thỡ dễ tiếp cận hơn.
STT Số hiệu TK Tờn tài khoản Mó số
1 15611 Giỏ mua than cỏm xay HH01
2 15612 Giỏ mua than cỏm 4A HH02
3 15613 Giỏ mua than cỏm 6A HH03
5 15615 Giỏ mua than cục don 8A HH05
…. …. …. ….
Doanh nghiệp cú thể thay đổi vị trớ, hoặc thứ tự hàng húa và tài khoản để làm sao để nhõn viờn kế toỏn dễ nhớ cỏc tài khoản và mó số của từng hàng húa. Khi hệ thống tài khoản lập cụ thể cho từng mặt hàng sẽ cung cấp thụng tin nhanh chúng khi chủ doanh nghiệp yờu cầu.
Cú thể cú một số tài khoản khỏc doanh nghiệp cũng nờn lập thờm cỏc tài khoản cấp 3, để theo dừi một cỏch chi tiết hơn vớ dụ như TK 151, 632,…
+ Doanh nghiệp phải sử dụng TK 151 để phản ỏnh giỏ trị hàng húa mua chưa về nhập kho.
Nợ TK 151: Nợ TK 133:
Cú cỏc TK 111,112, 331:
Khi hàng về nhập kho kế toỏn mới kết chuyển từ TK 151 sang TK 1561 cụ thể cho từng loại hàng.
Nợ TK 151:
Cú TK 1561(.):
Doanh nghiệp sử dụng thờm tài khoản 151 sẽ phỏn ỏnh chớnh xỏc hơn giỏ trị mua của hàng húa và doanh nghiệp sẽ cú trỏch nhiệm đối với hàng của doanh nghiệp hơn vỡ biết hàng húa của doanh nghiệp đang ở địa điểm nào. Mặt khỏc việc xỏc định chớnh xỏc thời điểm hàng mua là rất quan trọng bởi ghi nhận hàng húa quỏ muộn khi mất mỏt xảy ra sẽ làm cho doanh nghiệp bị tổn thất một lượng lớn giỏ trị hàng húa, hoặc ghi nhận quỏ sớm thỡ ảnh hưởng tới kế hoạch tiờu thụ và kế hoạch thu mua cho kỳ tới.
Hoàn thiện tập hợp và phõn bổ chi phớ mua hàng: Doanh nghiệp nờn chỳ ý hơn nữa những chi phớ nào là hợp lý để duyệt chi gúp phần làm giảm chi phớ vận chuyển, làm tăng lợi nhuận gộp. DN nờn xõy dựng một hệ thống kiểm soỏt nội bộ để quản lý chặt, và cú những quyết định kinh tế đỳng đắn, từ đú giỏm đốc cú thể nắm bắt được hoạt động mua được ghi chộp như thế nào?. Doanh nghiệp nờn cú kế hoạch mua hợp lý để giảm bớt chi phớ bảo quản hàng húa. Kế toỏn phải nắm chớnh xỏc chi phớ thu mua, để phõn tớch, phõn bổ đỳng đắn cho hàng húa tồn kho và giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
Mặt khỏc, khoảng cỏch giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp khỏ xa, và loại hàng mà doanh nghiệp kinh doanh là than, doanh nghiệp phải sử dụng đường biển để vận chuyển nờn chi phớ vận chuyển rất cao và khụng an toàn do vậy chủ doanh nghiệp nờn phõn tớch, lựa chọn phương thức vận chuyển phự hợp nhằm làm giảm chi phớ, mà lại an toàn vớ dụ như vận chuyển bằng đường sắt, hoặc đường bộ.
Thực tế tại doanh nghiệp vẫn chưa phõn bổ chi phớ mua hàng cho từng loại than cụ thể vỡ vậy doanh nghiệp chưa tớnh chi phớ mua hàng cụ thể cho từng loại than xuất bỏn, mà tớnh chung cho tất cả cỏc loại than. Doanh nghiệp nờn phõn bổ chi phớ mua như sau:
Chi phớ mua
phõn bổ cho HH i =
Chi phớ mua phỏt sinh trong kỳ
* húa i nhập kho trong kỳKhối lượng hàng Tổng khối lượng HH nhập kho
Cuối thỏng khi xuất bỏn thỡ kế toỏn tớnh và phõn bổ chi phớ mua hàng cụ thể cho từng mặt hàng như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng biểu 3.7. Bảng phõn bổ chi phớ mua hàng húa
Như thế thỡ doanh nghiệp sẽ tớnh được giỏ vốn xuất kho cụ thể cho từng loại than chớnh xỏc hơn, và biết được lói gộp cụ thể của từng loại than mang lại.
* Hoàn thiện cụng tỏc bảo quản hàng húa tại kho: Doanh nghiệp cần tuyển những người làm thủ kho đỏng tin cậy, cú trỏch nhiệm và trỡnh độ, vỡ doanh nghiệp cú nhiều mặt hàng để ngăn ngừa sự mất cắp hay lạm dụng, chủ doanh nghiệp phải
Bộ phận: Phũng Tài chớnh – kế toỏn Địa chỉ: DNTN KDTH Hoàng An
BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG HểA
Thỏng……. năm …. ĐVT STT Tờn hànghúa Chi phớ mua hàng Tồn đầu thỏng Phỏt sinh tăng Phỏt sinh giảm Tồn cuối thỏng 1 Than cỏm 8A 2 Than cỏm 4A 3 Than cỏm 6A … …… ….. ….. ….. ….. Cộng
Kốm theo: chứng từ gốc Ngày …thỏng….năm…..