- Theo húa đơn 0060623 ngày 26 thỏng 01năm 2011 của: Tập đoàn Cụng nghiệp Than Khoỏng sản Việt Nam
Kế toỏn trưởng (Trưởng phũng)
(Trưởng phũng) Kế toỏn hàng húa Kế toỏn tiờu thụ hàng húa Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn ngõn hàng, thuế Thủ quỹ Phú phũng
kế toỏn tiờu thụ hàng húa,…. Nhằm mục đớch phõn chia cụng việc kế toỏn, đảm bảo việc cung cấp thụng tin kinh tế kịp thời, và đảm bảo tớnh khỏch quan trong cụng việc, giảm được sự đặc quyền…..
Phú phũng kế toỏn sẽ đảm nhiệm thờm phần kế toỏn ngõn hàng và phụ trỏch tớnh thuế cho doanh nghiệp. DN nờn cú bộ phận kế toỏn phần hành mua bỏn hàng để hạch toỏn và theo dừi chi tiết từng mặt hàng, từ đú đỏp ứng được sự cung cấp thụng tin kịp thời cho nhà quản lý. Kế toỏn tiờu thụ hàng húa sẽ phụ trỏch kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh. Kế toỏn hàng húa phụ trỏch lập kế hoạch mua hàng theo dừi tỡnh hỡnh nhập kho hàng húa, kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhập kho.
+ Phõn cụng trỏch nhiệm cho từng cỏn bộ kế toỏn theo từng phần hành rừ ràng, ghi chộp chứng từ, hạn chế ghi chộp trựng, và gian lận trong quỏ trỡnh thực hiện lệnh.
3.4.2. Hoàn thiện tổ chức luõn chuyển chứng từ.
- Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do DN lập hoặc từ bờn ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toỏn của doanh nghiệp. Bộ phận kế toỏn cú trỏch nhiệm kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp lý của chứng từ trước khi ghi sổ, nếu phỏt hiện cú chứng từ sai phạm thỡ kế toỏn khụng được thực hiện lệnh (Khụng xuất quỹ thanh toỏn, khụng xuất kho…) đồng thời bỏo ngay cho Giỏm đốc để kịp thời xử lý. Kế toỏn phải theo dừi, thực hiện theo chứng từ của quỏ trỡnh thu mua và thanh toỏn để đảm bảo hàng húa được mua theo đỳng chứng từ (hợp đồng mua bỏn,…) trỏnh cho việc thu mua quỏ nhiều, hay mua mặt hàng kộm chất lượng, tức là mua theo kế hoạch đó lập ra, tuy qua nhiều thủ tục nhưng bảo đảm yờu cầu và độ chớnh xỏc trong ghi chộp của kế toỏn. - Việc giao nhận cỏc chứng từ giữa thủ kho và kế toỏn thỡ kế toỏn nờn lập biờn bản giao nhận chứng từ, mẫu giao nhận chứng từ cú thể thiết kế như sau:
Bảng biểu 3.1. Biờn bản giao nhận chứng từ
Sinh viờn: Lưu Thị Huế - Lớp: 48B Kế toỏn
Đơn vị: DNTN KDTH Hoàng An
Địa chỉ: Khối 13 – P.Bến Thủy – TP.Vinh
BIấN BẢN GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Ngày …thỏng ….năm…
Hụm nay, ngày ….thỏng….. năm…… doanh nghiệp thực hiện giao nhận chứng từ gồm:
1. Thủ kho:………
2. Kế toỏn:……….
Hai bộ phận tiến hành giao nhận chứng từ như sau:
STT Tờn loại chứng từ Số hiệu chứng từ
(từ số… đến số…) Số lượng Ghi chỳ
1 2
Biờn bản này lập thành 02 bản cú giỏ trị như nhau, mỗi bờn giữ một bản.
Ngày…. thỏng…. năm ….
Định kỳ, cuối thỏng thỡ thủ kho chuyển giao bộ chứng từ cựng loại lờn phũng kế toỏn để kế toỏn tớnh giỏ, định khoản và ghi số, khi đú cần lập phiếu giao nhận chứng từ để quy trỏch nhiệm phỏp lý khi cú sự cố về mất mỏt hoặc thiếu chứng từ xảy ra.
3.4.3. Hoàn thiện tổ chức hạch toỏn kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả
* Hoàn hiện chứng từ kế toỏn.
- Chứng từ về bỏo cỏo kế hoạch mua hàng:
+ Doanh nghiệp phải lập một đội nghiờn cứu thị trường để biết được loại than nào được tiờu dựng nhiều nhất, và lập kế hoạch mua trói đều trong thỏng, khụng nờn dồn vào cuối thỏng mới nhập kho và thực hiện cỏc kỷ thuật kiểm tra chất lượng của từng mặt hàng để đảm bảo uy tớn với khỏch hàng.
Bước đầu tiờn là Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng húa theo bảng như sau để tớnh ra số lượng hàng cần mua cho hợp lý.
Bảng biểu 3.2. Bỏo cỏo tỡnh hỡnh biến động hàng húa
Sinh viờn: Lưu Thị Huế - Lớp: 48B Kế toỏn
Đơn vị:DNTN KDTH Hoàng An
Địa chỉ: Khối 13 – P.Bến Thủy – TP.Vinh
BÁO CÁO TèNH HèNH BIẾN ĐỘNG HÀNG HểA
Thỏng …. năm….. Tờn HH Kế hoạch mua HH nhập kho Thực tế HH mua vào
Khối lượng hàng húa xuất bỏn cho cỏc thị trường Nghệ An Hà Tĩnh Quảng Bỡnh
KL ĐG TT KL ĐG TT KL ĐG TT KL ĐG TT KL ĐG TT
Trờn cở sở biến động tăng giảm của từng hàng húa, bộ phận thu mua phõn tớch và lập bỏo cỏo nhu cầu mua hàng húa theo mẫu như sau:
Bảng biểu 3.3. Bỏo cỏo nhu cầu mua hàng
Doanh nghiệp dựa trờn tỡnh hỡnh tiờu thụ than để cú phõn tớch đỏnh giỏ và ước lượng được nhu cầu mua thờm than trong thỏng.
Giải thớch thờm bỏo cỏo nhu cầu mua hàng húa
Cột kế hoạch: phản ỏnh khối lượng HH mà bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp mua theo kế hoạch đề ra.
Cột xuất bỏn: Phản ỏnh khối lượng hàng húa đó xuất bỏn trong kỳ, cột này được ghi vào theo căn cứ là bảng tổng hợp nhập xuõt tồn HH do thủ kho lập (cụ thể là tổng số xuất).
Bộ phận: Phũng kinh doanh Địa chỉ: DNTN KDTH Hoàng An
BÁO CÁO NHU CẦU MUA HÀNG HểA
Thỏng…….. năm …..
STT Tờn quy cỏch
hàng húa ĐVT
Nhu cầu mua hàng húa Nhu cầu HH cần mua
bổ sung
Kế hoạch Khối lượng xuất bỏn Khối lượng tồn kho 1 Than cục 8A Tấn 2 Than cỏm 4A Tấn 3 Than cỏm 6A Tấn ….. ….. ….. ….. ….. ….. …. Cộng Ngày …thỏng…năm….
Kế toỏn trưởng Phụ trỏch bộ phận kinh doanh
Cột khối lượng tồn kho: Cột này phản ỏnh khối lượng hàng húa tồn kho cuối thỏng. Cột tồn kho = Cột kế hoạch - Cột xuất bỏn
Bộ phận kinh doanh dựa trờn ba cột trờn để xỏc định nhu cầu khối lượng hàng húa mua trong kỳ cho từng loại hàng húa. Số nhu cầu mua này được phản ỏnh ở cột cuối cựng.
+ Kế toỏn cần lập chứng từ tỡm hiểu giỏ cỏc loại than giao cho giao nhà cung cấp. Trước khi mua doanh nghiệp cần yờu cầu bờn bỏn lập phiếu bỏo giỏ theo mẫu như sau:
Bảng biểu 3.4. Phiếu yờu cầu cung cấp giỏ bỏn hàng húa
Phiếu yờu cầu bỏo giỏ mà doanh nghiệp lập giao cho nhà cung cấp giao, nhằm để doanh nghiệp tỡm hiểu sự biến động của giỏ than so với cỏc năm trước và tiến hành lập kế hoạch mua.
+ Hiện tại doanh nghiệp lập cụng văn xin mua than gửi tới nhà cung cấp để mua than. Doanh nghiệp nờn sử dụng Đơn đặt hàng thay thế cụng văn để cú thể trỡnh bày một cỏch cụ thể hơn về nhu cầu mua than của doanh nghiệp. Mẫu đơn đặt hàng cú thể thiết kế như sau:
Bảng biểu 3.5. Đơn đặt hàng
DNTN KDTH HOÀNG AN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Khối 13 – P.Bến Thủy – TP.Vinh - NA Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
Số: ….. Nghệ An, ngày …thỏng…năm V/v: Cung cấp giỏ than
Kớnh gửi: Tập đoàn CN Than – Khoỏng sản Việt Nam
Hiện nay doanh nghiệp chỳng tụi cú kế hoạch mua than của Tập đoàn CN Than – Khoỏng sản Việt Nam, do sự biến động của nền kinh tế nước ta hiện nay, doanh nghiệp chỳng tụi đề nghị cung cấp giỏ than cụ thể cho từng loại hàng húa, để doanh nghiệp cú kế hoạch chuẩn bị để việc mua hàng húa được thuận lợi hơn và làm căn cứ để cấp trờn theo dừi.
Kớnh mong Tập đoàn CN Than – Khoỏng sản Việt Nam cung cấp bảng giỏ cho doanh nghiệp.
STT Tờn quy cỏch phẩm chất hàng húa Đơn giỏ
1 Than cỏm 8A 2 Than cỏm 4A 3 Than cỏm 6A 4 Than cỏm 6B 5 Than cỏm xay Xin chõn thành cảm ơn!