Trong nền kinh tế hiện nay, giá cả của nguyên vật liệu thường xuyên biến động vậy mà Nhà máy không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu (hàng tồn kho). Điều này sẽ ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy khi giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động lớn. Xét về phương diện kế toán thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ làm cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh được chính xác hơn giá trị thực của tài sản mà doanh nghiệp đang có. Về phương diện tài chính thì việc lập dự phòng sẽ làm giảm lợi nhuận của năm báo cáo nhưng nó lại tạo ra nguồn tài chính để bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra ở năm kế hoạch. Vì vậy để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong hạch toán kế toán Nhà máy cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trong trường hợp có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của hàng tồn kho thì số lập dự phòng sẽ được tính căn cứ vào số lượng hàng hoá bị giảm giá và số chênh lệch giảm:
Mức dự phòng cần lập cho mỗi loại =
Số lượng nguyên vật
liệu tồn kho mỗi loại x
Mức giảm giá nguyên vật liệu mỗi loại Khi lập dự phòng kế toán xác định giá trị ghi nhận bị giảm sút so với giá trị của nguyên vật liệu. Hạch toán như sau:
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc Quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán” (Chi tiết dự phòng GGHTK) Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc Quý) tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán” (Chi tiết dự phòng GGHTK) Có TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Có TK 632 “Giá vốn hàng bán” (Chi tiết dự phòng GGHTK)