1.5.1. Sự cần thiết khách quan của việc tin học hoá công tác kế toán:
So với kế toán thủ công thì việc tổ chức kế toán trên máy vi tính là thực sự cần thiết vì những lý do sau đây:
- Giải thoát doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp khỏi nỗi lo thường trực về các thông tin, báo cáo kế toán, quyết toán, thuế, lãi/lỗ.
- Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính kế toán - Quản lý kho, bán hàng, mua hàng trở nên đơn giản, dễ kiểm soát
- Giải phóng bức xúc thường xuyên phải đau đầu với các thay đổi về chính sách, chế độ kế toán, Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế của Nhà nước
- Báo cáo số liệu tức thời
- Báo cáo thuế tích hợp mã vạch theo quy định của Tổng cục thuế
Với việc sử dụng phần mềm kế toán, người sử dụng chỉ cần cập nhật số liệu đầu vào phát sinh, phần mềm sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, thông tin về phân tích tài chính, thông tin quản trị sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Các nguyên tắc cần phải thực hiện khi tổ chức kế toán trên máy vi tính:
- Nguyên tắc phù hợp: Việc sử dụng phần mềm kế toán nào là tuỳ thuộc vào quyết định của chủ doanh nghiệp nhưng phần mềm đó phải phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc đồng bộ: Khi sử dụng phần mềm kế toán phải trang bị đồng bộ cả về cơ sở vật chất (máy móc, trang thiết bị, đường truyền,...) và trình độ cán bộ (kế toán, quản lý) của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao. - Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán với giá cả khác nhau. Doanh nghiệp cần có sự lựa chọn bởi vì không hẳn cứ phần mềm đắt tiền là phầm mềm tốt cho doanh nghiệp. Ngoài cách mua ngoài phần mềm kế toán, doanh nghiệp còn có thể tự mình nghiên cứu phát triển phần mềm cho phù hợp với mình
1.5.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm :
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp theo thứ tự các đối tượng cần quản lý để thuận tiện cho việc xử lý và lên các báo cáo.
Các đối tượng cần phải mã hoá:
- Danh mục tài khoản: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán với hầu hết thông tin được phản ánh trên các tài khoản. Việc xây dựng danh mục tài khoản phụ thuộc vào hai yếu tố sau:
+ Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra
+ Phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán - Danh mục chứng từ: Phiếu Nhập kho, Phiếu Xuất kho...
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: Dùng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (TK 131,136,1388,141,331,336, 3388) - Danh mục vụ việc, hợp đồng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp chi phí giá thành cho từng vụ việc hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng khác. Thiết lập cơ sở ban đầu để tính chi phí giá thành.
- Danh mục kho hàng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vị
- Danh mục hàng hoá, vật tư: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá, vật tư. Khai báo theo dõi chi tiết vật tư, hàng hoá, thành phẩm.
* Khai báo, cài đặt: Sau khi mã hoá các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến đối tượng như địa chỉ, mã số thuế, TK ngầm định,...
* Chứng từ kế toán: Tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm hai nội dung sau: - Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy
- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ
* Hệ thống tài khoản kế toán: Trong phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định của Bộ Tài chính. Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết.
* Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán: Tuỳ theo hình thức ghi sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái) và yêu cầu quản lý, sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu.
PHẦN THỨ HAI:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY GRANITE TRUNG ĐÔ
2.1. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ MÁY GRANITE TRUNG ĐÔ:2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển:
- Nhà máy Granite Trung Đô được thành lập căn cứ vào quyết định số 638/QĐ- TCT ngày 19 tháng 04 năm 2002 của Tổng giám đốc Tổng công ty xây dựng Hà Nội. Về cơ cấu tổ chức Nhà máy chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Công ty cổ phần Trung Đô. Nhà máy có đầy đủ tư cách pháp nhân (Có con dấu riêng, có tài khoản riêng, mã số thuế riêng), và hạch toán độc lập (Có phòng kế toán riêng, có Báo cáo tài chính riêng,..)
- Hiện nay, Nhà máy có tên gọi đầy đủ : Nhà máy Granite Trung Đô Tên giao dịch : Nhà máy Granite Trung Đô
Trụ sở đóng tại : Đường Đặng Thai Mai – Khu công nghiệp Bắc Vinh – NA Số điện thoại: 0383.511776, 0383.514115 , Fax: 0383.512130 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Email: granite@trungdo.vn - Webside: www.trungdo.vn
Sau hơn 7 năm đi vào hoạt động, Nhà máy Granite Trung Đô đã có những bước tiến đáng kể. Sản phẩm của Nhà máy hiện đang được tiêu thụ khắp các tỉnh thành trong cả nước và xuất khẩu sang một số nước châu Á. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ngày càng được mở rộng với hệ thống đại lý phân phối rộng khắp, đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổng công ty. Trên con đường phát triển của mình, Nhà máy không ngừng khẳng định vị trí và uy tín của mình trên thị trường. Người tiêu dùng đã lựa chọn các sản phẩm gạch Granite của Nhà máy cho công trình xây dựng của mình như một điều tất yếu, một sự hiển nhiên. Để đạt được những kết quả nhanh chóng đó, ngoài sự chỉ đạo và hỗ trợ hợp lý của Công ty cổ phần Trung Đô thì lực lượng Cán bộ - Công nhân viên của Nhà máy đã phải nỗ lực không ngừng, nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc. Góp phần vào thành công đó của Nhà máy có sự đóng góp không nhỏ của cán bộ nhân viên phòng kế toán.
Tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy thể hiện qua một số các chỉ tiêu kinh tế sau:
Biểu 2.1. Một số chỉ tiêu tài chính của Nhà máy qua báo cáo kết quả SXKD
STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008
1 Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 101.371.541.621 105.075.506.701 2 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 3.077.112.268 3.358.511.766
3 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp 3.119.246.732 3.358.171.090
(Nguồn: Phòng kế toán Nhà máy)
Qua bảng số liệu trên ta thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của Nhà máy ngày càng cao, thể hiện ở cả ba chỉ tiêu trên đều tăng. Trong điều kiện nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay mà Nhà máy vẫn có được sự tăng trưởng vững chắc như vậy thì thật đáng ghi nhận.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, nghành nghề kinh doanh của Nhà máy: * Chức năng, nhiệm vụ:
- Nhà máy Granite Trung Đô chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Công ty cổ phần Trung Đô về nhiều mặt như định hướng phát triển, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm... Nhà máy thực hiện các nhiệm vụ do Công ty CP Trung Đô giao cho.
- Là đơn vị sản xuất vật liệu xây dựng, Nhà máy chuyên sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm gạch, ngói Granite.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước theo quy định của pháp luật
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động nhằm đảm bảo đời sống cho người lao động
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê theo quy định của Nhà nước và công ty, chịu trách nhiệm về tính xác thực của Báo cáo
* Ngành nghề sản xuất kinh doanh: Nhà máy Granite Trung Đô chuyên sản suất và bán các sản phẩm như Gạch ốp lát Granite, Ngói, Gốm sứ cao cấp.
* Phương hướng hoạt động trong những năm tới: Tiếp tục mở rộng thị trường trong & ngoài nước, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh đồng thời góp phần tích
cực vào sự phát triển ngành. Sản xuất các sản phẩm theo hướng đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng.
* Chính sách chất lượng: Luôn thoả mãn và có trách nhiệm với khách hàng bằng cách đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ đảm bảo chất lượng với giá cả cạnh tranh, tôn trọng đạo đức kinh doanh và tuân theo luật định.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất & Quy trình công nghệ:
- Nhà máy Granite Trung Đô đi vào hoạt động từ năm 2002 đến nay. Nhà máy sản xuất theo quy trình công nghệ kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn, với cùng một yếu tố đầu vào, kết quả sản xuất cho ra nhiều sản phẩm khác nhau. Nhà máy được trang bị dây chuyền công nghệ đồng bộ, hiện đại nhất hiện nay, nhập từ hãng B&T và Sacmi của Italia với công suất trên 3,5 triệu m2/năm.
- Ngoài việc tích cực nắm bắt và vận hành công nghệ, Cán bộ công nhân viên Nhà máy luôn nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật, trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Cho tới nay Nhà máy đã có một đội ngũ cán bộ kĩ thuật, công nhân lành nghề đã được đào tạo tại Italia, đã nghiên cứu và áp dụng những tiến bộ mới nhất trong công nghệ sản xuất gạch Granite để sản xuất nhiều loại gạch Granite đạt tiêu chuẩn Châu Âu EN 176 có hoạ tiết mới, có độ bóng cao, mẫu mã phong phú, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Đây là yếu tố cơ bản để Nhà máy tăng doanh thu mỗi năm và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra. - Quy trình sản xuất qua 2 công đoạn: + Công đoạn 1:Nghiền, Sấy, Ép, Nung + Công đoạn 2: Mài, Vát, Đóng hộp thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Quá trình sản xuất gạch Granite tại Nhà máy:
Kho vật tư
Phối màu Nghiền
Sấy phun Hệ thống Silô Mài bóng, Vát cạnh Phun men Lò nung Sấy đứng Phân loại–SP Công đoạn 1 Kho thành phẩm Phân loại–SP Công đoạn 2 Ép 1 Ép 2
2.1.4. Đặc điểm tổ chức Bộ máy Quản lý: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.2. Tổ chức Bộ máy quản lý của Nhà máy Granite Trung Đô :
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban :
Bộ máy quản lý của Nhà máy đứng đầu là Giám đốc, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn nhà máy, chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng ban, phân xưởng, đồng thời chịu trách nhiệm trước Công ty, trước Nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Mặt khác Giám đốc còn là người đại diện cho quyền lợi của công nhân viên toàn nhà máy.
Phó giám đốc là người giúp việc, tham mưu cho Giám đốc.
@ Phòng tổ chức hành chính :
+ Xây dựng, tổ chức nhân sự ttrong nhà máy phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh toàn nhà máy trước mắt và lâu dài.
GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Tổ Mài Tổ vát cạnh sản phẩm Tổ Sấy Tổ Nghiền Tổ Phối Màu Tổ Phân Loại Tổ Lò Tổ Ép PGĐ KỸ THUẬT PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG CÔNG NGHỆ PHÂN XƯỞNG SX 1,2 PHÒNG CƠ ĐIỆN
+ Lập kế hoạch quỹ lương, theo dõi quỹ lương, kiểm tra việc tính toán lương, Bảo hiểm xã hội hàng tháng với cán bộ công nhân viên.
+ Thống kê báo cáo tài chính thực hiện quỹ lương, BHXH và thu nhập của cán bộ công nhân viên.
+ Xây dựng kế hoạch theo dõi việc thực hiện công tác Bảo hộ lao động, an toàn lao động và công tác đào tạo CBCNV.
@ Phòng Tài chính - Kế toán :
+ Lập kế hoạch tài chính theo từng năm kế hoạch của nhà máy.
+ Tổ chức quản lý công tác hoạt động tài chính trong quá trình sản xuất kinh doanh và đời sống CBCNV Nhà máy theo các quy định của chế độ chính sách hiện hành trên cơ sở kế hoạch được giao.
+ Quan hệ với ngân hàng, đảm bảo vốn hợp lý cho sản xuất kinh doanh và đời sống CBCNV trong nhà máy.
+ Thanh toán với Ngân sách Nhà nước theo luật định.
+ Thông tin tài chính cho Giám đốc : Giảm giá thành sản xuất và giúp Giám đốc đề ra các quyết định quản lý, chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh.
@ Phòng Kế hoạch - Vật tư :
+ Theo dõi quản lý định mức vật tư, cung ứng vật tư nguyên vật liệu để duy trì sản xuất.
+ Soạn thảo các hợp đồng kinh tế để ký kết với các nhà cung cấp để đảm bảo việc cung cấp nguyên liệu, vật liẹu, vật tư máy móc được ổn định, kịp thời để sản xuất không bị gián đoạn.
@ Phòng Kinh doanh :
+ Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trên từng khu vực thị trường cụ thể. Nắm bắt nhu cầu thị trường và thị hiếu khách hàng để đề ra kế hoạch sản xuất từng loại sản phẩm cho phù hợp với thị trường.
+ Kiểm tra việc thanh toán và thu hồi công nợ tới từng đại lý, từng khách hàng và báo cáo cho phòng Kế toán.
+ Theo dõi việc bán hàng, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số lượng sản phẩm tồn kho để có kế hoạch sản xuất cho hợp lý.
@ Phòng Kỹ thuật – Công nghệ :
+ Kiểm tra chất lượng của NVL đầu vào, nếu đạt tiêu chuẩn thì đưa vào sản xuất. + Kiểm tra chất lượng sản phẩm của từng công đoạn sản xuất.
+ Thiết kế, tạo mẫu sản phẩm.
2.1.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Granite Trung Đô:
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất & tổ chức bộ máy quản lý, công tác kế toán của Nhà máy được tổ chức theo mô hình tập trung, nghĩa là công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Nhà máy. Thực hiện tất cả các công việc từ xử lý chứng từ, vào sổ, lập và phân tích báo cáo cho tới hướng dẫn kiểm tra đôn đốc công tác kế toán. Nhà máy có phòng kế toán trung tâm gồm 1 Kế toán trưởng và 6 kế toán viên.
Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các bộ phận kế toán có chức năng nhiệm vụ riêng song lại có quan hệ mật thiết vói nhau thể hiện qua sơ đồ trên đây.
a) Trưởng phòng kế toán: Phụ trách công tác kế toán chung trong toàn nhà máy, xác định hình thức kế toán áp dụng, đảm bảo chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công tác kế toán ở doanh nghiệp. Kế toán trưởng còn là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn, kiểm tra BCTC, phân tích đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trên cơ sở đó đề xuất ý kiến nhằm cải tiến tổ chức sản xuất về công tác quản lý và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Giám đốc về việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán của Nhà máy hợp lý đồng thời theo dõi công nợ.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP