Các nguyên vật liệu chính sử dụng cho sản xuất tại nhà máy là Bột đá (Bột đá Lào Cai, bột đá Phú Thọ), Đất sét (Đất sét Hải Dương, Đất sét Hưng Châu), Bột màu, Men bột, Cao lanh lọc, Vỏ hộp,...Ngoài các nguyên vật liệu có ở trong nước thì một số loại nguyên vật liệu đắt tiền Nhà máy phải nhập khẩu từ Trung Quốc, Italia,... do đó công tác đánh giá đòi hỏi phải chính xác, thống nhất.
Nguyên vật liệu của Nhà máy được đánh giá theo giá thực tế:
Do Nhà máy tính giá theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hoá đơn dùng để tính giá nhập kho là giá chưa bao gồm thuế GTGT. Việc đánh giá vật liệu nhập kho theo giá thực tế giúp cho công việc hạch toán được chính xác, giảm được khối lượng ghi sổ sách.
Ví dụ: Trong tháng 10 năm 2008, Nhà máy tiến hành nhập kho số hàng mua của công ty RockTeam theo hoá đơn số 0157769 ngày 31/10/2008 như sau:
- Số lượng: 20.000 kg, Đơn giá: 8.500 đ/kg - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn (cả thuế nhập khẩu) Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua Các khoản thuế không được hoàn lại Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại = + + -
Căn cứ vào hoá đơn GTGT do công ty RockTeam lập (Biểu số 2.2) và chứng từ nhập kho do Lê Hữu Dũng (Phòng Kế hoạch) đưa, kế toán tính ra trị giá vật liệu nhập kho là: 20.000 x 8.500 = 170.000.000 đồng
2.2.4.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Nhà máy tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ (theo Quý). Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn đầu kì và nhập trong kì, kế toán xác định đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm cuối kỳ; Sau đó để tính giá thực tế vật liệu xuất kho kế toán lấy số lượng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính.
Đơn giá bình quân = Trị giá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Số lượng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá thực tế Đơn giá Số lượng
vật tư xuất = bình quân x thực tế vật
kho cả kỳ dự trữ tư xuất kho
Ví dụ: Trong quý IV năm 2008, vật tư Men bột RV-GT có tình hình nhập-xuất: - Tồn đầu kỳ: 40.921,55 kg , đơn giá 7.722,823 đ/kg
- Nhập ngày 31/10/2008 với số lượng 20.000 kg , đơn giá 8.500 đ/kg - Nhập ngày 30/11/2008 với số lượng 15.000 kg , đơn giá 7.454,545 đ/kg - Nhập ngày 31/12/2008 với số lượng 13.450 kg , đơn giá 7.454,545 đ/kg - Nhập ngày 31/10/2008 với số lượng 2.000 kg , đơn giá 7.454,545 đ/kg
- Ngày 31 tháng 10 năm 2008, tiến hành xuất 20.100 kg Men bột RV-GT cho ông Võ Tá Mong - PXSX số 1
=> Đơn giá bình quân cả quý IV năm 2008 là:
7.722,823 x 40.921,55 + 8.500 x 20.000 + 7.454,545 x 15.000 + 7.454,545 x 13.450 + 7.454,545 x 2.000
= 7.803,532 đ/kg 40.921,55 + 20.000 + 15.000 + 13.450 + 2.000
=> Giá thực tế Men bột xuất kho ngày 31/10/2008 là:
7.803,532 x 20.100 = 156.850.993 đồng
Công việc tính đơn giá và thành tiền (giá thực tế vật tư xuất kho) được phần mềm máy tính tính toán và điền vào tự động (xem Hình 2.3)
2.2.5.1. Chứng từ kế toán sử dụng:
Để phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu, làm cơ sở để ghi chép sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu, kế toán Nhà máy sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.2)
- Biên bản giao nhận vật tư hàng hoá (Biểu số 2.3)
- Phiếu nhập kho (Biểu số 2.4)
- Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức (Biểu số 2.5) - Phiếu đề nghị cấp vật tư (Biểu số 2.6)
- Phiếu xuất kho (Biểu số 2.7)
- Thẻ kho (Biểu số 2.8)
2.2.5.2. Quy trình luân chuyển chứng từ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.7. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu
Qua sơ đồ trên ta thấy rằng: Tổ chức kế toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt khâu kế toán ban đầu về vật tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
a) Quy trình luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu:
Bộ phận kế hoạch Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán NVL Nghiên cứu nhu cầu thu mua, sử dụng vật tư Ký hợp đồng mua hàng, duyệt lệnh xuất Lập PNK, PXK Nhập xuất, vật tư Ghi Sổ Bảo quản và lưu trữ chứng từ
* Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Hoá đơn GTGT, Phiếu giao nộp sản phẩm - Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho.
* Trình tự luân chuyển:
- Đơn vị giao hàng đề nghị nhập kho nguyên vật liệu
- Ban kiểm nhận vật tư của Nhà máy tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu về mặt số lượng, chất lượng, quy cách của nguyên vật liệu, và lập “Biên bản giao nhận vật tư hàng hoá”
- Phòng cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho dựa trên cơ sở Hợp đồng mua hàng, Hoá đơn của người bán, Biên bản giao nhận vật tư để lập Phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
oLiên 1 : Giao cho người nhập.
oLiên 2 : Giao cho kế toán vật tư.
oLiên 3 : Giao cho thủ kho giữ.
- Thủ kho tiến hành nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực tế nhập kho vào phiếu, ký tên (và chuyển cho người giao hàng ký vào phiếu), sau đó ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán.
- Kế toán trưởng ký vào phiếu nhập kho. Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận tiến hành kiểm tra phiếu nhập, nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển vào các sổ tổng hợp và chi tiết. - Kế toán hàng tồn kho bảo quản, lưu trữ chứng từ (Phiếu Nhập kho, Hoá đơn GTGT) theo quy định
Ví dụ: Trong tháng 10/2008 Nhà máy tiến hành nhập kho số hàng mua của công ty RockTeam theo hoá đơn GTGT số 0157769 ngày 31/10/2008 như sau:
Sau đó, Nhà máy phải tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo chứng từ sau:
Biểu số 2.2: Mẫu số 01.GTKT-3LL
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: (Giao khách hàng) HU/2008N Ngày 31 tháng 10 năm 2008 No: 0157769 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH ROCKTEAM
Địa chỉ: KCN Gò Dầu – Long Khánh – Đà Nẵng Số TK: ... Điện thoại: ... Mã số thuế:... Họ tên người mua hàng: Lê Hữu Dũng
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
Địa chỉ: Đường Đặng Thai Mai – KCN Bắc Vinh – NA Số TK:... Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 2900324272
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Men bột RV – GT2 Kg 20.000 8.500 170.000.000
Cộng tiền hàng: 170.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 17.000.000 Cộng tiền thanh toán: 187.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi bảy triệu đồng chẵn
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 2.3: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ HÀNG HOÁ
Hôm nay, ngày 31 tháng 10 năm 2008
Tại kho vật tư Nhà máy Granite Trung Đô, chúng tôi gồm có: I. Đại diện bên nhận: Nhà máy Granite Trung Đô
+ Ông Lê Anh Tuấn A - Chức vụ: Thủ kho + Ông Hồ Văn Hoà - Chức vụ: Kế toán + Ông Bùi Minh Hoàng - Chức vụ: QĐPX số 1 + Ông Nguyễn Hồng Chinh - Chức vụ: Phòng công nghệ + Ông Nguyễn Văn Thức - Chức vụ: Bảo vệ
+ Ông Lê Anh Tuấn B - Chức vụ: PX cơ điện II. Đại diện bên giao: Công ty TNHH ROCKTEAM + Ông: Lê Thị Hoa - Chức vụ: NV bán hàng + Ông: Nguyễn Văn Nam - Chức vụ: Lái xe
Hai bên thống nhất kiểm tra và giao nhận số vật tư – NVL theo HĐKT số 375HĐKT/GĐ ngày 08 tháng 09 năm 2008 do Giám đốc Nhà máy ký
Kèm theo: Hoá đơn giao hàng số 7589 ngày 31 tháng 10 năm 2008 Hoá đơn GTGT số 0157769 ngày 31 tháng 10 năm 2008 Loại vật tư hàng hóa: Men bột
TT Chủng loại ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Men bột RV – GT2 kg 20.000 8.500 170.000.000
Đánh giá chất lượng: Đảm bảo yêu cầu, đạt chất lượng kỹ thuật
Hai bên thống nhất cùng ký vào biên bản với nội dung trên. Biên bản này được lập làm 03 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở đối chiếu.
Bên nhận Bên giao
Phòng cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu nhập kho:
Sau cùng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán: (xem Hình 2.5. Phiếu nhập kho)
Biểu số 2.4:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
PHIẾU NHẬP KHO
Số : 15/10 Nợ TK : 1521 Ngày 31/10/2008 Có TK : 141 Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa (công ty TNHH RockTeam)
Theo hoá đơn số 0157769 ngày 31/10/2008 của Công ty TNHH ROCKTEAM
Nhập tại kho: Nguyễn Đình Hương ĐVT: VNĐ TT Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 1 Men bột RV – GT2 Kg 20.000 20.000 8.500 170.000.000 Cộng tổng 170.000.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm bảy mươi triệu đồng chẵn
Nhập ngày 31 tháng 10 năm 2008
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
b) Quy trình luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu:
* Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch SX, hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu - Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho.
* Trình tự luân chuyển:
- Người nhận hàng tiến hành lập phiếu yêu cầu nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký duyệt phiếu yêu cầu (lệnh xuất hàng)
- Phụ trách cung tiêu hoặc Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho, và ghi số lượng theo yêu cầu vào phiếu xuất
- Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký vào phiếu xuất kho.
- Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho để tiến hành xuất nguyên vật liệu, ghi số lượng thực xuất, ngày tháng xuất, cùng người nhận hàng ký phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, rồi chuyển phiếu xuất kho cho kế toán hàng tồn kho.
- Kế toán hàng tồn kho tiến hành nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển số liệu vào các sổ tổng hợp.
- Kế toán tiến hành bảo quản, lưu trữ chứng từ Phiếu xuất kho (có kèm theo Bảng kê phiếu nhập-xuất trong kỳ).
* Lưu ý:
Trong mọi trường hợp xuất kho NVL (bất cứ sử dụng cho mục đích gì) đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo từng loại NVL, trên các chứng từ xuất NVL phải ghi rõ mục đích sử dụng NVL (xuất cho ai? ở đâu? xuất để làm gì?...) Phiếu xuất kho sử dụng trong các trường hợp xuất kho NVL thường xuyên với
số lượng ít: Phiếu do bộ phận xin lĩnh vật tư (phân xưởng, tổ, đội sản xuất...) lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho sản xuất và sử dụng cho một sản phẩm, một đơn đặt hàng. Người phụ trách bộ phận xin lĩnh vật liệu (đội trưởng, quản đốc) phải ký vào phiếu trước khi đưa xuống lĩnh. Nếu xin lĩnh vật liệu ngoài kế hoạch thì phải được Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký duyệt trước.
Trường hợp sử dụng NVL nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này chỉ có giá trị trong tháng được cấp, cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị phải lập phiếu nhập kho số vật liệu thừa (đem cả Phiếu xuất vật tư theo hạn mức đến cho thủ kho). Thủ kho sẽ nhập kho số vật liệu thừa và ghi số lượng vật liệu thừa vào cả hai phiếu.
Sau đó đưa lên phòng kinh doanh và làm giấy đề nghị xuất kho. Phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu xuất kho thành 3 liên:
oLiên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
oLiên 2: Giao cho kế toán vật tư.
oLiên 3: Giao cho thủ kho giữ.
Từ Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho thủ kho tiến hành phân loại và ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho tính ra chỉ tiêu số lượng và tính ra lượng tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu.
Ví dụ: Trong tháng 10 PXSX số 1 có phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức như sau: Biểu số 2.5:
Nhà máy Granite Trung Đô
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Số:..215... Tên đơn vị: Phân xưởng 1
Tên vật tư: Men RV – GT2 ĐVT: Kg TK: 1521
Ngày Nhu cầu sử dụng trong tháng Số lượng Kí nhận Ghi chú ...
30.000
...
... ...
31/10/2008 20.100
Ghi chú: Số phiếu do phòng vật tư đánh Vinh, ngày tháng 10 năm 2008 Phụ trách kinh doanh Giám đốc nhà máy
Ví dụ: Ngày 31 tháng 10 năm 2008, Võ Tá Mong – PXSX I xin cấp vật tư: Biểu số 2.6:
Nhà máy Granite Trung Đô Bộ phận: PXSX số I
PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Số:... TT Tên vật tư Quy cách, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chủng loại Đơn vị Số lượng Thời gian cần Vị trí sử dụng 1 Men bột RV-GT2 kg 20.100 Cần ngay PXSX số 1 Ghi chú: Số phiếu do phòng vật tư đánh Vinh, ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người phê duyệt Người xem xét Người dự trù
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.7:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
PHIẾU XUẤT KHO
Số: 36/10 Nợ TK 621 Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Có TK 152 Họ và tên người nhận hàng: Võ Tá Mong
Địa chỉ: Phân xưởng sản xuất số 1 Lý do xuất kho: Xuất kho phục vụ sản xuất
Xuất tại kho: Nguyễn Đình Hương ĐVT: VNĐ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐV Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất 1 Men RV – GT2 Kg 20.100 20.100 Tổng cộng 20.100
Xuất ngày 31 tháng 10 năm 2008
Lúc này trên phiếu xuất kho chưa có “đơn giá” và “thành tiền”. Chỉ đến khi kế toán nhập số liệu vào máy thì hai mục này sẽ được phần mềm Cyber tính và điền vào tự động (xem Hình 2.6. Phiếu xuất kho).
2.2.6. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy Granite Trung Đô:
Hiện nay, Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, việc ghi chép, theo dõi được thực hiện song song giữa phòng kế toán và kho.
Sơ đồ 2.8: Kế toán chi tiết NVL tại Nhà máy:
Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Đây là một phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xử lý, tính toán trở nên dễ dàng hơn nhiều
@ Tại kho: Thủ kho chỉ ghi chép về mặt số lượng. Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan để mở Thẻ kho. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một Thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất phải xác định ngay lượng tồn.Việc theo dõi này