Hiện nay theo báo cáo kiểm kê hàng tồn kho của Nhà máy thì chỉ riêng sản phẩm gạch Granite đã có trên 800 mã sản phẩm, Nhà máy sử dụng nhiều loại vật tư nhưng vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư thống nhất trong toàn Nhà máy nên dễ bị nhầm lẫn, ảnh hưởng đến việc theo dõi biến động của từng loại vật tư và nhất là ảnh hưởng tới hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Do đó việc kiểm kê, việc tính giá thành gặp rất nhiều khó khăn và việc xác định kết quả kinh doanh chưa thật sự chính xác. Bởi vậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ, thống nhất, giúp cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được đúng đắn thì Nhà máy nên thành lập “Sổ danh điểm vật tư” thống nhất cho toàn Nhà máy. Muốn phát huy công dụng của Sổ danh điểm vật tư thì điều quan trọng là tạo được bộ danh điểm vật
liệu. Danh điểm vật liệu phải chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, và có thể bổ sung mã mới.
Trong Sổ danh điểm vật tư ta có thể quy ước:
- Bốn chữ số đầu tiên quy định loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, Phụ tùng thay thế, Bao bì,...
- Các chữ cái tiếp theo chỉ nhóm vật liệu: Hộp gạch, Men bột, Thuỷ Tinh...
- Các chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu và còn có các số phía sau để biểu hiện quy cách vật liệu
Ví dụ: Sổ danh điểm vật tư:
1521. : Thể hiện vật liệu thuộc nhóm vật liệu chính 1521.MB : VLC thuộc nhóm Men bột
1521.MB.01 : VLC thuộc nhóm Men bột RV-GT1
1521.MB.01.10 : VLC thuộc nhóm Men bột RV-GT1 Trung Quốc ...
Mẫu sổ danh điểm NVL có thể được xây dựng như sau:
Biểu số 3.1 SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Loại nguyên vật liệu chính
Ký hiệu
Tên, nhãn hiệu, quy cách VL Đơn vịtính Ghi chú Nhóm Danh điểm VL 1521.ĐS 1521.ĐS.01 1521.ĐS.02 1521.ĐS.03 Đất sét
Đất sét trúc thôn Hải Dương Đất sét Nam Đàn Đất sét Hoàng Mai Kg 1521.CL 1521.CL.01 1521.CL.02 1521.CL.03 Cao lanh
Cao lanh Quảng Bình Cao lanh Hà Nội Cao lanh AKI
Kg 1521.MB 1521.MB.01 1521.MB.02 1521.MB.03 Men bột Men bột RV-GT1 Men bột RV-GT2 Men bột RV-GT3 Kg