Sơ đồ 2.7. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu
Qua sơ đồ trên ta thấy rằng: Tổ chức kế toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt khâu kế toán ban đầu về vật tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
a) Quy trình luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu:
Bộ phận kế hoạch Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán NVL Nghiên cứu nhu cầu thu mua, sử dụng vật tư Ký hợp đồng mua hàng, duyệt lệnh xuất Lập PNK, PXK Nhập xuất, vật tư Ghi Sổ Bảo quản và lưu trữ chứng từ
* Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Hoá đơn GTGT, Phiếu giao nộp sản phẩm - Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho.
* Trình tự luân chuyển:
- Đơn vị giao hàng đề nghị nhập kho nguyên vật liệu
- Ban kiểm nhận vật tư của Nhà máy tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu về mặt số lượng, chất lượng, quy cách của nguyên vật liệu, và lập “Biên bản giao nhận vật tư hàng hoá”
- Phòng cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho dựa trên cơ sở Hợp đồng mua hàng, Hoá đơn của người bán, Biên bản giao nhận vật tư để lập Phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
oLiên 1 : Giao cho người nhập.
oLiên 2 : Giao cho kế toán vật tư.
oLiên 3 : Giao cho thủ kho giữ.
- Thủ kho tiến hành nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực tế nhập kho vào phiếu, ký tên (và chuyển cho người giao hàng ký vào phiếu), sau đó ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán.
- Kế toán trưởng ký vào phiếu nhập kho. Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận tiến hành kiểm tra phiếu nhập, nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển vào các sổ tổng hợp và chi tiết. - Kế toán hàng tồn kho bảo quản, lưu trữ chứng từ (Phiếu Nhập kho, Hoá đơn GTGT) theo quy định
Ví dụ: Trong tháng 10/2008 Nhà máy tiến hành nhập kho số hàng mua của công ty RockTeam theo hoá đơn GTGT số 0157769 ngày 31/10/2008 như sau:
Sau đó, Nhà máy phải tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo chứng từ sau:
Biểu số 2.2: Mẫu số 01.GTKT-3LL
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: (Giao khách hàng) HU/2008N Ngày 31 tháng 10 năm 2008 No: 0157769 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH ROCKTEAM
Địa chỉ: KCN Gò Dầu – Long Khánh – Đà Nẵng Số TK: ... Điện thoại: ... Mã số thuế:... Họ tên người mua hàng: Lê Hữu Dũng
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
Địa chỉ: Đường Đặng Thai Mai – KCN Bắc Vinh – NA Số TK:... Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 2900324272
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Men bột RV – GT2 Kg 20.000 8.500 170.000.000
Cộng tiền hàng: 170.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 17.000.000 Cộng tiền thanh toán: 187.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi bảy triệu đồng chẵn
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 2.3:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ HÀNG HOÁ
Hôm nay, ngày 31 tháng 10 năm 2008
Tại kho vật tư Nhà máy Granite Trung Đô, chúng tôi gồm có: I. Đại diện bên nhận: Nhà máy Granite Trung Đô
+ Ông Lê Anh Tuấn A - Chức vụ: Thủ kho + Ông Hồ Văn Hoà - Chức vụ: Kế toán + Ông Bùi Minh Hoàng - Chức vụ: QĐPX số 1 + Ông Nguyễn Hồng Chinh - Chức vụ: Phòng công nghệ + Ông Nguyễn Văn Thức - Chức vụ: Bảo vệ
+ Ông Lê Anh Tuấn B - Chức vụ: PX cơ điện II. Đại diện bên giao: Công ty TNHH ROCKTEAM + Ông: Lê Thị Hoa - Chức vụ: NV bán hàng + Ông: Nguyễn Văn Nam - Chức vụ: Lái xe
Hai bên thống nhất kiểm tra và giao nhận số vật tư – NVL theo HĐKT số 375HĐKT/GĐ ngày 08 tháng 09 năm 2008 do Giám đốc Nhà máy ký
Kèm theo: Hoá đơn giao hàng số 7589 ngày 31 tháng 10 năm 2008 Hoá đơn GTGT số 0157769 ngày 31 tháng 10 năm 2008 Loại vật tư hàng hóa: Men bột
TT Chủng loại ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Men bột RV – GT2 kg 20.000 8.500 170.000.000
Đánh giá chất lượng: Đảm bảo yêu cầu, đạt chất lượng kỹ thuật
Hai bên thống nhất cùng ký vào biên bản với nội dung trên. Biên bản này được lập làm 03 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở đối chiếu.
Bên nhận Bên giao
Phòng cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu nhập kho:
Sau cùng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán: (xem Hình 2.5. Phiếu nhập kho)
Biểu số 2.4:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
PHIẾU NHẬP KHO
Số : 15/10 Nợ TK : 1521 Ngày 31/10/2008 Có TK : 141 Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa (công ty TNHH RockTeam)
Theo hoá đơn số 0157769 ngày 31/10/2008 của Công ty TNHH ROCKTEAM
Nhập tại kho: Nguyễn Đình Hương ĐVT: VNĐ TT Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 1 Men bột RV – GT2 Kg 20.000 20.000 8.500 170.000.000 Cộng tổng 170.000.000
Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm bảy mươi triệu đồng chẵn
Nhập ngày 31 tháng 10 năm 2008
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
b) Quy trình luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu:
* Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch SX, hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu - Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho.
* Trình tự luân chuyển:
- Người nhận hàng tiến hành lập phiếu yêu cầu nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch sản xuất.
- Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký duyệt phiếu yêu cầu (lệnh xuất hàng) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phụ trách cung tiêu hoặc Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho, và ghi số lượng theo yêu cầu vào phiếu xuất
- Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký vào phiếu xuất kho.
- Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho để tiến hành xuất nguyên vật liệu, ghi số lượng thực xuất, ngày tháng xuất, cùng người nhận hàng ký phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, rồi chuyển phiếu xuất kho cho kế toán hàng tồn kho.
- Kế toán hàng tồn kho tiến hành nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển số liệu vào các sổ tổng hợp.
- Kế toán tiến hành bảo quản, lưu trữ chứng từ Phiếu xuất kho (có kèm theo Bảng kê phiếu nhập-xuất trong kỳ).
* Lưu ý:
Trong mọi trường hợp xuất kho NVL (bất cứ sử dụng cho mục đích gì) đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo từng loại NVL, trên các chứng từ xuất NVL phải ghi rõ mục đích sử dụng NVL (xuất cho ai? ở đâu? xuất để làm gì?...) Phiếu xuất kho sử dụng trong các trường hợp xuất kho NVL thường xuyên với
số lượng ít: Phiếu do bộ phận xin lĩnh vật tư (phân xưởng, tổ, đội sản xuất...) lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho sản xuất và sử dụng cho một sản phẩm, một đơn đặt hàng. Người phụ trách bộ phận xin lĩnh vật liệu (đội trưởng, quản đốc) phải ký vào phiếu trước khi đưa xuống lĩnh. Nếu xin lĩnh vật liệu ngoài kế hoạch thì phải được Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký duyệt trước.
Trường hợp sử dụng NVL nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này chỉ có giá trị trong tháng được cấp, cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị phải lập phiếu nhập kho số vật liệu thừa (đem cả Phiếu xuất vật tư theo hạn mức đến cho thủ kho). Thủ kho sẽ nhập kho số vật liệu thừa và ghi số lượng vật liệu thừa vào cả hai phiếu.
Sau đó đưa lên phòng kinh doanh và làm giấy đề nghị xuất kho. Phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu xuất kho thành 3 liên:
oLiên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
oLiên 2: Giao cho kế toán vật tư.
oLiên 3: Giao cho thủ kho giữ.
Từ Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho thủ kho tiến hành phân loại và ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho tính ra chỉ tiêu số lượng và tính ra lượng tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu.
Ví dụ: Trong tháng 10 PXSX số 1 có phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức như sau: Biểu số 2.5:
Nhà máy Granite Trung Đô
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Số:..215... Tên đơn vị: Phân xưởng 1
Tên vật tư: Men RV – GT2 ĐVT: Kg TK: 1521
Ngày Nhu cầu sử dụng trong tháng Số lượng Kí nhận Ghi chú ...
30.000
...
... ...
31/10/2008 20.100
Ghi chú: Số phiếu do phòng vật tư đánh Vinh, ngày tháng 10 năm 2008 Phụ trách kinh doanh Giám đốc nhà máy
Ví dụ: Ngày 31 tháng 10 năm 2008, Võ Tá Mong – PXSX I xin cấp vật tư: Biểu số 2.6:
Nhà máy Granite Trung Đô Bộ phận: PXSX số I
PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Số:... TT Tên vật tư Quy cách,
chủng loại Đơn vị Số lượng Thời gian cần Vị trí sử dụng 1 Men bột RV-GT2 kg 20.100 Cần ngay PXSX số 1 Ghi chú: Số phiếu do phòng vật tư đánh Vinh, ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người phê duyệt Người xem xét Người dự trù (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.7:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô
PHIẾU XUẤT KHO
Số: 36/10 Nợ TK 621 Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Có TK 152 Họ và tên người nhận hàng: Võ Tá Mong
Địa chỉ: Phân xưởng sản xuất số 1 Lý do xuất kho: Xuất kho phục vụ sản xuất
Xuất tại kho: Nguyễn Đình Hương ĐVT: VNĐ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐV Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất 1 Men RV – GT2 Kg 20.100 20.100 Tổng cộng 20.100
Xuất ngày 31 tháng 10 năm 2008
Lúc này trên phiếu xuất kho chưa có “đơn giá” và “thành tiền”. Chỉ đến khi kế toán nhập số liệu vào máy thì hai mục này sẽ được phần mềm Cyber tính và điền vào tự động (xem Hình 2.6. Phiếu xuất kho).
2.2.6. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy Granite Trung Đô:
Hiện nay, Nhà máy sử dụng phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, việc ghi chép, theo dõi được thực hiện song song giữa phòng kế toán và kho.
Sơ đồ 2.8: Kế toán chi tiết NVL tại Nhà máy:
Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Đây là một phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xử lý, tính toán trở nên dễ dàng hơn nhiều
@ Tại kho: Thủ kho chỉ ghi chép về mặt số lượng. Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan để mở Thẻ kho. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một Thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất phải xác định ngay lượng tồn.Việc theo dõi này được tiến hành hàng ngày và theo số lượng thực tế. Định kỳ Kế toán xuống kiểm tra việc ghi sổ của Thủ kho và ký xác nhận vào Thẻ kho
PHIẾU NHẬP KHO THẺ KHO PHIẾU XUẤT KHO BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
@ Tại phòng Kế toán: Kế toán vật tư theo dõi tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị bằng cách sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho từng loại vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập kho, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để tiến hành nhập dữ liệu vào sổ chi tiết vật liệu đã được mã hoá cho từng thứ vật liệu. Khi nhập liệu chỉ cần nhập khoản mục sau: diễn giải, tài khoản đối ứng, số lượng nhập, số lượng xuất. Còn đơn giá, số lượng tồn và cột số tiền máy tính sẽ tự tính toán. Các báo cáo, sổ khác có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh máy sẽ tự xử lý như phần mềm đã định sẵn. Định kỳ có thể in báo cáo nhập, xuất, tồn để kiểm tra.
Biểu số 2.8:
Đơn vị: Nhà máy Granite Trung Đô Tên kho: Nguyễn Đình Hương
THẺ KHO
(Quý IV năm 2008) Tờ số: 135
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Men bột RV – GT2 Đơn vị tính: Kg Mã số: 01.10.0001 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu Quý IV 40.921,55 31/10/ 2008 15/10 31/10/ 2008 Nhập men bột Công ty RockTeam 20.000 31/10/ 2008 36/10 31/10/ 2008 Xuất phục vụ sản xuất 20.100 ... ... ... ... ... ... ... ... Tồn cuối Quý IV 39.721,55
Hình 2.3. Sổ chi tiết Men bột RV-GT
Khi in ra giấy để bảo quản, lưu trữ, hoặc làm báo cáo thì sẽ có mẫu sau: Biểu số 2.9:
Nhà máy Granite Trung Đô Kho Nguyễn Đình Hương
SỔ CHI TIẾT MEN BỘT RV – GT
Quý IV năm 2008
TK 1521 – Nguyên vật liệu chính
Số C.T Ngày C.T Nội dung Số lượng Đơn giá Tiền Nhập Tiền Xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
[số tồn kho đầu kì] 40.921,55 7.722,823 316.029.897
15/10 31/10/2008 Nhập công tyTNHH RockTeam (Lê Hữu Dũng) 20.000 8.500 170.000.000
36/10 31/10/2008 Xuất men bột phục vụ sản xuất PX1 20.100 7.803,532 156.850.993 ... ... ... ... ... ... ...
[Số nhập trong kỳ] 50.450 7.868,997 396.990.895
[Số xuất trong kỳ] 51.650 7.803,532 403.052.428
[Số tồn kho cuối kỳ] 39.721,55 7.803,532 309.968.364
Khi in ra để làm báo cáo thì sẽ có biểu mẫu như sau: Biểu số 2.10:
Nhà máy Granite Trung Đô
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Quý IV năm 2008 TT Tên vật tư Đơn vị tính
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Số lượng thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng thành tiền
… … … … 87 Men bột Kg 40.921,55 316.029.897 50.450 396.990.895 51.650 403.052.428 39.721,55 309.968.364 … … … … 93 Thuỷ tinh lỏng Kg 49.154,59 159.026.350 128.267 455.117.590 165.751,59 573.748.230 11.670 40.395.710 … … … … Tổng cộng 10.802.612.438 61.826.520.814 57.692.298.282 14.936.834.970
2.2.7. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy Granite Trung Đô :
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kế toán ở dạng tổng quát.
Để theo dõi và phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các nguyên vật liệu dùng trong đơn vị, kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2 song theo yêu cầu quản lý cụ thể và phân loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp thì có thể tổ chức quy định các tài khoản cấp 2 này áp dụng ở đơn vị.
Ví dụ: Chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, có thể mở các TK cấp 2 như: