Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TÀI KHOẢN 151 “HÀNG MUA ĐANG ĐI ĐƯỜNG”
Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua nhưng đang đi trên đường, chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường tháng trước đã về nhập kho doanh nghiệp. Kết cấu TK như sau
- Bên Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường
- Bên Có: Trị giá vật tư đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho, chuyển bán thẳng hay đưa vào sử dụng ngay
- Số dư bên Có: Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi đường cuối kỳ
TÀI KHOẢN 152 “NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU”
Bên Nợ: - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế,
thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
- Số điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại
- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Nếu doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo PP kiểm kê định kỳ).
Bên Có: - Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn
- Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua
- Chiết khấu thương mại NVL khi mua được hưởng
- Số điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển trị giá NVL tồn kho đầu kỳ (Nếu doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo PP kiểm kê định kỳ).
Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2 song theo yêu cầu quản lý cụ thể và phân loại NVL của doanh nghiệp thì có thể tổ chức quy định các tài khoản cấp 2 này áp dụng ở đơn vị.
Ví dụ: Chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, có thể mở các TK cấp 2 như: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1524 – Phụ tùng thay thế
TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1523 – Nhiên liệu TK 1526 – Vật liệu khác
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK 621, TK 627, TK 642...
1.4.2.2. Phương pháp kế toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu:
a)
Các thủ tục, chứng từ nhập kho: * Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Hoá đơn GTGT, Phiếu giao nộp sản phẩm - Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho.
* Trình tự luân chuyển:
- Đơn vị giao hàng đề nghị nhập kho nguyên vật liệu
- Ban kiểm nhận tiến hành kiểm nghiệm NVL về mặt số lượng, chất lượng, quy cách của NVL, và lập “Biên bản giao nhận vật tư hàng hoá”. Biên bản phải ghi rõ thành phần ban kiểm nghiệm, số vật liệu đúng/không đúng quy cách, và kết luận của ban kiểm nghiệm.
- Phòng cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho dựa trên cơ sở HĐ mua hàng, hoá đơn, biên bản giao nhận vật tư để lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu.
- Thủ kho tiến hành nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực tế nhập kho vào phiếu, ký tên (và chuyển cho người giao hàng ký vào phiếu), sau đó ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán.
- Kế toán trưởng ký vào phiếu nhập kho. Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận,
kiểm tra phiếu nhập, tiến hành nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân
loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển vào các sổ tổng hợp và chi tiết.
- Kế toán tiến hành bảo quản, lưu trữ chứng từ.
b) Phương pháp hạch toán:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau, tuỳ theo từng nguồn nhập vật tư, kế toán hạch toán như sau:
♦ Nhập kho do mua ngoài:
(1) Nguyên vật liệu và hoá đơn cùng về một lúc: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc NVL mua về dùng cho sản xuất kinh doanh những mặt hàng không chịu thuế GTGT thì giá của nguyên vật liệu nhập kho là giá bao gồm cả thuế.
(2) Nguyên vật liệu về nhưng hoá đơn chưa về:
- Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán thực hiện bút toán bình thường như trường hợp (1).
- Đến cuối tháng mà hoá đơn chưa về thì kế toán sẽ ghi sổ số NVL nhập kho theo giá tạm tính:
Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
Sang tháng sau khi hoá đơn về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán tiến hành điều chỉnh trị giá NVL đã nhập kho theo giá thực tế như sau:
+ Cách 1: Xoá bút toán đã thực hiện bằng bút toán ghi đỏ: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,... Sau đó ghi bút toán bình thường theo hoá đơn
+ Cách 2: Kế toán xác định số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế ghi trên hoá đơn để tiến hành bút toán điều chỉnh:
• Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
Giá tạm tính
Ghi đỏ theo Giá tạm tính
Ghi đỏ số chênh lệch
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
• Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
(3) Hoá đơn đã về nhưng nguyên vật liệu chưa về :
- Nếu đến cuối tháng NVL về nhập kho thì kế toán thực hiện bút toán bình thường như trường hợp (1).
- Nếu đến cuối tháng NVL vẫn chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường” và phản ánh bút toán:
Nợ TK 151 (giá mua chưa thuế)
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
- Đến tháng sau NVL về nhập kho, dùng ngay cho sản xuất kinh doanh
hoặc xuất bán thì kế toán ghi:
Nợ TK 152 (trường hợp hàng về nhập kho)
Nợ TK 632 (trường hợp xuất bán không qua kho)
Nợ TK 621,627,641,642 (Nếu dùng ngay không qua kho) Nợ TK 157 (Gửi bán đại lý không qua kho)
Có TK 151
(4) Doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu: Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331
Có TK 3333 (thuế Nhập khẩu)
Có TK 33312 (thuế GTGT hàng nhập khẩu)
(5) Chi phí thu mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331
Bổ sung số chênh lệch
(6) Doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc trả lại hàng mua cho người bán (do hàng kém phẩm chất hoặc sai quy cách, giao hàng chậm)
Nợ TK 111, 112 (Nếu người bán trả lại bằng tiền) Nợ TK 331 (Nếu trừ vào số tiền phải thanh toán) Có TK 152 (giá chưa thuế)
Có TK 133 (thuế GTGT tương ứng)
♦ Nhập kho do tự sản xuất, gia công, chế biến:
Nợ TK 152 : Trị giá vốn thực tế nhập kho
Có TK 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
♦ Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh: Nợ TK 152
Có TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh”
♦ Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng: Nợ TK 152
Có TK 711 “Thu nhập khác”
♦ Nhập nguyên vật liệu đã xuất sử dụng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152
Có TK 621, TK 627, TK 642
1.4.2.3.Phương pháp kế toán xuất kho nguyên vật liệu:
a) Thủ tục và chứng từ xuất kho: * Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch sản xuất, hợp đồng cung cấp NVL - Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho
Ngoài ra còn có nhiều loại chứng từ phục vụ cho các mục đích xuất kho khác nhau như Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, …
* Trình tự luân chuyển:
- Người nhận hàng tiến hành lập phiếu yêu cầu NVL căn cứ vào kế hoạch sản xuất. - Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký duyệt phiếu yêu cầu
- Phụ trách cung tiêu hoặc Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho, và ghi số lượng theo yêu cầu vào phiếu xuất
- Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký vào phiếu xuất kho.
- Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho để tiến hành xuất NVL, ghi số lượng thực xuất, ngày tháng xuất, cùng người nhận hàng ký phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, rồi chuyển phiếu xuất kho cho kế toán hàng tồn kho.
- Kế toán tiến hành nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển số liệu vào các sổ tổng hợp.
- Kế toán tiến hành bảo quản, lưu trữ chứng từ.
b) Phương pháp hạch toán:
♦ Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm: Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241
Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất kho nguyên vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 (mở TK chi tiết liên quan)
Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất nguyên vật liệu đi gửi bán hoặc giao bán trực tiếp: Nợ TK 157 “Hàng gửi đi bán”
Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời:
Nợ TK 1388, 136 (trường hợp cho vay nội bộ) Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh: Căn cứ vào Biên bản của Hội đồng liên doanh đánh giá giá trị vốn góp và giá thực tế xuất kho, Kế toán ghi: + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận nhỏ hơn giá thực tế:
Nợ TK 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)
Nợ TK 811: Chênh lệch vốn góp nhỏ hơn giá thực tế Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận lớn hơn giá thực tế:
Nợ TK 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)
Có TK 152: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
Có TK 711: Chênh lệch vốn góp lớn hơn giá thực tế tương ứng với phần lợi ích kinh tế của các đối tác tham gia LD Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp
♦ Xuất kho NVL góp vốn vào công ty liên kết (Nhỏ hơn 20% quyền kiểm soát): + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận nhỏ hơn giá thực tế:
Nợ TK 223 (Trị giá vốn góp được đánh giá)
Nợ TK 811: Chênh lệch vốn góp nhỏ hơn giá thực tế Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận lớn hơn giá thực tế:
Nợ TK 223 (Trị giá vốn góp được ghi nhận)
Có TK 152: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu Có TK 711: Chênh lệch vốn góp lớn hơn giá thực tế
1.4.2.4. Các nghiệp vụ kế toán khác về nguyên vật liệu:
a) Hàng mua bị thiếu so với hoá đơn:
Doanh nghiệp sẽ lập biên bản về số hàng thiếu và báo lại cho bên bán biết để
cùng xử lý, còn kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 152 : Giá chưa thuế của số hàng thực nhập Nợ TK 1381 : Giá chưa thuế của số hàng thiếu
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ ghi trên hoá đơn Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
- Sau đó nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu cho đơn vị thì kế toán định khoản: Nợ TK 152 : Giá chưa thuế của số hàng bổ sung
Có TK 1381: Số hàng thiếu đã xử lý
- Trường hợp người bán không còn hàng thì sẽ lập 1 hoá đơn GTGT điều chỉnh cho hoá đơn GTGT cũ , căn cứ vào đó kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331: Bên bán trả lại tiền cho số hàng thiếu Có TK 133: Số thuế GTGT của phần hàng thiếu
- Nếu số hàng thiếu này là do lỗi cá nhân làm mất thì ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334
Có TK 133: Số thuế GTGT của phần hàng thiếu Có TK 1381: Số hàng thiếu đã xử lý
- Nếu mất mà không xác định được nguyên nhân, khi có quyết định của giám đốc tính vào giá vốn hàng bán thì kế toán ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 133: Số thuế GTGT của phần hàng thiếu Có TK 1381: Số hàng thiếu đã xử lý
b) Hàng thừa so với hoá đơn:
* Cách 1: - Nhập kho toàn bộ số hàng:
Nợ TK 152: giá chưa thuế của toàn bộ lô hàng Nợ TK 133: Số thuế GTGT ghi trên hoá đơn
Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn Có TK 3381: Giá chưa thuế của số hàng thừa
- Khi có quyết định xử lý:
+ TH số hàng thừa trả lại cho người bán:
Nợ TK 3381 : Giá chưa thuế của số hàng thừa trả lại Có TK 152 : Giá chưa thuế của số hàng thừa trả lại
+ TH doanh nghiệp mua tiếp số hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT mà người bán lập bổ sung cho số hàng thừa:
Nợ TK 3381: Giá chưa thuế của toàn bộ lô hàng Nợ TK 133: Số thuế GTGT ghi trên hoá đơn bổ sung
Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn mới + TH số hàng thừa không xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 152: Trị giá số hàng thừa Có TK 711: Trị giá số hàng thừa * Cách 2: - Nhập kho đủ số hàng ghi trên hoá đơn:
Nợ TK 152: Giá chưa thuế ghi trên hoá đơn Nợ TK 133: Số thuế GTGT ghi trên hoá đơn
Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn - Số hàng thừa coi như doanh nghiệp nhận giữ hộ và kế toán ghi đơn: Nợ TK 002: Trị giá số hàng thừa
- Nếu trả lại số hàng thừa thì ghi đơn:
Có TK 002: Trị giá số hàng thừa
- Nếu doanh nghiệp mua tiếp số hàng thừa, căn cứ vào hoá đơn mới lập: Nợ TK 152: Giá chưa thuế ghi trên hoá đơn
Nợ TK 133: Số thuế GTGT ghi trên hoá đơn
Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn Và ghi đơn Có TK 002: Trị giá số hàng thừa
- Nếu số hàng thừa không xác định được nguyên nhân:
Nợ TK 152: Trị giá số hàng thừa
Có TK 711: Trị giá số hàng thừa Và ghi đơn Có TK 002: Trị giá số hàng thừa
c) Kiểm kê vật tư:
♦ Phát hiện thừa nguyên vật liệu khi kiểm kê: - Căn cứ vào biên bản kiểm kê:
Nợ TK 152
Có TK 3381 : Trị giá vốn thực tế của vật liệu thừa - Khi có quyết định xử lý:
Nợ TK 3381
Có TK 711, TK 334, TK 111, Tk 1388 ...
♦ Phát hiện thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê: - Căn cứ vào biên bản kiểm kê:
Nợ TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”
Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của vật liệu thiếu - Khi có quyết định xử lý:
Nợ TK 111, 3388, 334, 811... Có TK 1381
d) Đánh giá lại vật tư:
Đánh giá lại vật tư khi có quyết định của Nhà nước hoặc trường hợp doanh nghiệp tiến hành cổ phần hoá, hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu.
- Nếu chênh lệch tăng:
Nợ TK 152 : “nguyên liệu, vật liệu”
Có TK 412 : “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”
- Nếu chênh lệch giảm:
Nợ TK 412 : “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” Có TK 152 : “nguyên liệu, vật liệu”
+ Xử lý số chênh lệch tăng:
Nợ TK 412 : “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” Có TK 411: “Nguồn vốn kinh doanh”
+ Xử lý số chênh lệch giảm:
Nợ TK 411 : “Nguồn vốn kinh doanh”
Sơ đồ 1.4. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp Kê khai thường xuyên
đầu tư, góp vốn liên doanh Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL cho người bán, Chiết khấu thương mại TK 154 TK 3333 TK 3332 TK411 TK 621,627,641, 642,241 TK 222,223 TK 3381
Nhập kho NVL mua ngoài thuê ngoài gia công hoàn
thành nhập kho
