Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất & tổ chức bộ máy quản lý, công tác kế toán của Nhà máy được tổ chức theo mô hình tập trung, nghĩa là công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Nhà máy. Thực hiện tất cả các công việc từ xử lý chứng từ, vào sổ, lập và phân tích báo cáo cho tới hướng dẫn kiểm tra đôn đốc công tác kế toán. Nhà máy có phòng kế toán trung tâm gồm 1 Kế toán trưởng và 6 kế toán viên.
Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy:
Các bộ phận kế toán có chức năng nhiệm vụ riêng song lại có quan hệ mật thiết vói nhau thể hiện qua sơ đồ trên đây.
a) Trưởng phòng kế toán: Phụ trách công tác kế toán chung trong toàn nhà máy, xác định hình thức kế toán áp dụng, đảm bảo chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công tác kế toán ở doanh nghiệp. Kế toán trưởng còn là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn, kiểm tra BCTC, phân tích đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trên cơ sở đó đề xuất ý kiến nhằm cải tiến tổ chức sản xuất về công tác quản lý và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Giám đốc về việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán của Nhà máy hợp lý đồng thời theo dõi công nợ.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM & BÁN HÀNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ THỦ QUỸ
b) Kế toán tổng hợp:
- Phải xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí. Sử dụng phương pháp tập hợp chi phí theo khoản mục cho từng đối tượng sản phẩm để hạch toán chi phí sản xuất cho phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất của Nhà máy.
- Xác định sản lượng và chi phí sản phẩm dở dang. Tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của từng công đoạn sản xuât, từng phần hành kế toán để tập hợp chi phí sản xuất và kiểm tra tình hình thực hiện định mức chi phí cho từng đối tượng sản phẩm.
- Hướng dẫn, kiểm tra các phần hành kế toán có liên quan.Tính toán và phân loại các khoản mục chi phí nhằm phục vụ cho việc tổng hợp chi phí sản xuất được nhanh chóng, đảm bảo cho việc tính giá thành thực tế đầy đủ, chính xác
- Lập báo cáo chi phí sản xuất và phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất.
- Lập báo cáo giá thành đúng kỳ hạn, đúng chế độ quy định. Tổ chức phân tích định kỳ tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm, nhằm không ngừng tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
c) Kế toán thanh toán:
- Viết phiếu thu, chi phải rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ nội dung, đúng đối tượng, chữ ký và họ tên phải đầy đủ. Hàng ngày phải nắm rõ tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt để báo cho Kế toán trưởng và hàng tuần phải báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc. - Căn cứ vào bảng chấm công, bảng tính lương khoán, giấy nghỉ ốm do phòng hành chính chuyển lên và các văn bản về lương, BHXH. Tính toán và lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH,… cho cán bộ công nhân viên và người lao động. Lập bảng phân bổ tiền lương cho từng đối tượng, chuyển cho kế toán tổng hợp để tập hợp chi phí sản xuất.
d) Kế toán vật tư:
- Chịu trách nhiệm chính trước phòng kế toán và lãnh đạo Nhà máy trong công tác quản lý, kiểm tra, giám sát về việc nhập/xuất NVL, CCDC và tài sản của Nhà máy.
- Khi nhập phiếu xuất vật tư phải có giấy đề nghị cấp vật tư được lãnh đạo Nhà máy ký duyệt và do phòng kế hoạch chuyển sang. Tất cả các loại vật tư nhập/xuất đều phải có phiếu nhập/xuất vật tư.
- Hàng ngày phải kiểm tra, đối chiếu với thủ kho về việc ghi chép thẻ kho, sổ kho, biên bản kiểm nghiệm, nghiệm thu và phiếu nhập/xuất vật tư. Ký xác nhận vào thẻ kho, sổ kho của thủ kho. Kế toán vật tư phải lập thẻ kế toán chi tiết cho từng loại vật tư để tính ra số Nhập, Xuất, Tồn cho từng loại vật tư. Định kỳ hoặc hàng ngày đối chiếu với thủ kho. Số tồn kho trên sổ chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho.
- Tổng hợp và tính toán được giá thành thực tế bình quân từng loại vật tư nhập/xuất kho. Trên cơ sở đó lập các bảng kê, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, phụ tùng thay thế và bảng tính trích khấu hao tài sản cố định và chuyển cho kế toán tổng hợp theo định kỳ và vào ngày cuối tháng. Lập tờ khai thuế GTGT đầu vào kịp thời chuyển cho kế toán thuế tổng hợp báo cáo.
- Hàng tháng phải lập báo cáo Nhập-Xuất-Tồn kho vật tư, tổ chức kiểm kê một số chủng loại vật tư đắt tiền. Cuối mỗi quý, sáu tháng và cuối năm phải có phương án tổ chức kiểm kê thực tế trình lãnh đạo phê duyệt để thực hiện.
e) Kế toán bán hàng & thành phẩm:
- Có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi việc nhập xuất tồn kho thành phẩm cả về số lượng và chất lượng. Theo dõi, kiểm tra đơn giá của thành phẩm xuất bán.
- Viết phiếu bán hàng, phiếu chuyển kho nội bộ, hoá đơn GTGT phải bảo đảm chính xác, đúng chế độ kế toán, luật thuế GTGT, luật kế toán. Giá cả từng loại hàng, từng đối tượng và khu vực do Giám đốc Nhà máy quy định bằng văn bản. Nghiên cứu kỹ từng hợp đồng đại lý và hợp đồng mua hàng, chế độ chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá cho từng đối tượng để viết phiếu bán hàng và tính công nợ chính xác.
- Theo dõi và đôn đốc trong việc thu hồi nợ, kiểm tra, khống chế công nợ khách hàng khi nhận được văn bản đôn đốc thu hồi nợ từ Kế toán công nợ, tránh tình trạng để khách hàng chiếm dụng vốn của Nhà máy.
f) Kế toán công nợ:
- Hàng ngày nhận phiếu giao hàng từ kế toán thành phẩm (gồm có phiếu giao hàng và Biên bản nhập hàng trả lại của khách hàng) và Phiếu thu tiền từ Kế toán thanh toán để nhập vào máy chính xác, đầy đủ, kịp thời để làm công nợ cho khách hàng. - Định kỳ vào ngày 10, 20 hàng tháng làm văn bản đôn đốc thu hồi công nợ tổng hợp chuyển đến cho bộ phận bán hàng để khống chế công nợ, chuyển cho trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kế toán và Giám đốc Nhà máy để đôn đốc thu hồi công nợ.
- Định kỳ chuyển bảng kê: Công nợ, doanh thu, giá vốn hàng bán, tờ khai thuế GTGT đầu ra ..v.v.. cho Kế toán tổng hợp.
g) Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt trong quỹ của Nhà máy, thực hiện các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt và bảo quản chứng từ thu – chi ban đầu. Cuối mỗi ngày phải lập bảng cân đối thu – chi để tránh rủi ro xảy ra. Cung cấp cho kế toán thanh toán vào sổ quỹ hàng tháng để lập báo cáo quý.