* Ưu điểm:
Nhà máy Granite Trung Đô là một trong những Nhà máy đứng đầu của ngành về chất lượng sản phẩm. Thị trường tiêu thụ rộng lớn trải dài khắp các tỉnh thành trong cả nước và xuất khẩu sang một số nước châu Á. Trong quá trình vươn lên khẳng định thương hiệu, Nhà máy đã luôn đặt ra mục tiêu nâng cao chất lượng phục vụ người tiêu dùng. Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng sản phẩm. Kế toán nguyên vật liệu là một công việc hết sức quan trọng, phức tạp và khó khăn. Một mặt cung cấp số liệu phục vụ việc lập kế hoạch mua sắm cho quá trình sản xuất, dự trữ hợp lý, mặt khác việc quản lý tốt kế toán nguyên vật liệu còn góp phần hạ giá thành và tăng lợi nhuận. Sự phát triển của Nhà máy trong thời gian qua đã chứng minh điều đó.
Một số ưu điểm cụ thể :
(1) Về tổ chức bộ máy kế toán:
- Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung nên việc thống kê cũng như cập nhật số liệu được đảm bảo kịp thời & liên tục. Đồng thời với sự nhỏ gọn của bộ máy kế toán đã giúp cho công việc kế toán được nhanh và linh hoạt hơn trong việc hạch toán.
- Đội ngũ kế toán có chuyên môn tốt (hầu hết đều có trình độ đại học), lại còn trẻ nên rất nhiệt tình & đáp ứng được yêu cầu cao của công việc. Các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính trong công việc hạch toán sổ sách.
- Nhà máy đã áp dụng phần mềm kế toán máy nên công việc kế toán được giải quyết nhanh gọn, chính xác. Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời và đầy đủ. Công tác kế toán đã được hệ thống hoá từ khâu ban đầu cập nhật chứng từ đến việc hạch toán kế toán.
(2) Về tổ chức chứng từ kế toán:
- Việc tổ chức sử dụng chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ được phòng kế toán Nhà máy thực hiện khá tốt.
- Việc tổ chức hạch toán ban đầu ở Nhà máy đã chấp hành đúng theo quy định của Bộ tài chính từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ
- Trong từng phần hành kế toán tại Nhà máy, kế toán viên đều thu thập đầy đủ các chứng từ để làm căn cứ cho việc ghi sổ, kiểm tra thông tin. Sau khi sử dụng các chứng từ đều được bảo quản và lưu trữ cẩn thận theo đúng quy định
(3) Về tổ chức tài khoản kế toán:
Trên cơ sở áp dụng hệ thống tài khoản chung do Bộ Tài chính ban hành Nhà máy đã có sự điều chỉnh, chi tiết hoá để có thể áp dụng cụ thể vào từng nghiệp vụ phát sinh ở Nhà máy.
(4) Về tổ chức sổ kế toán:
- Hiện nay Nhà máy đang sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán
- Việc ghi chép sổ sách kế toán rõ ràng, đúng thời gian, đúng quy định. Sổ sách kế toán được cập nhật thường xuyên cho nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
(5) Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Hệ thống báo cáo tài chính của Nhà máy sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Ngoài ra do yêu cầu quản trị nội bộ nên Nhà máy còn lập thêm các báo cáo quản trị nội bộ
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên việc hạch toán tại Nhà máy còn có một số mặt hạn chế cần hoàn thiện. Cụ thể là:
(1) Về tổ chức bộ máy kế toán:
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên Nhà máy phải nhập, xuất vật tư rất nhiều lần trong tháng. Mặt khác do quy trình sản xuất trải qua hai công đoạn nên khối lượng công việc của kế toán là rất nhiều. Hiện tại phòng kế toán của Nhà máy có 7 người (kể cả kế toán trưởng), đây không phải là con số quá nhỏ đối với một phòng kế toán nhưng do khối lượng nghiệp vụ kinh tế rất lớn mà Nhà máy lại ngày càng lớn mạnh thêm nên hiện nay mỗi nhân viên trong phòng kế toán không chuyên sâu
vào một phần hành cụ thể mà có sự kiêm nhiệm trong công việc. Do đó chất lượng hiệu quả công tác kế toán nói chung bị ảnh hưởng. Sự kiêm nhiệm đó còn có thể dẫn tới sai sót, nhầm lẫn, thiếu sự quy trách nhiệm trong công việc.
(2) Về tổ chức chứng từ kế toán:
Do Nhà máy phải nhập, xuất vật tư rất nhiều lần nên số lượng chứng từ nhập, xuất trong kỳ tương đối nhiều, rất dễ xảy ra hiện tượng mất mát chứng từ.
(3) Về tổ chức tài khoản kế toán:
Hiện nay kế toán Nhà máy không sử dụng một số tài khoản kế toán như tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường”, hay tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, và một số tài khoản cần thiết khác
(4) Về tổ chức sổ kế toán:
Do Nhà máy ngày càng lớn mạnh tất yếu các mối quan hệ với nhà cung cấp, với khách hàng, với các đơn vị kinh tế khác cũng sẽ nhiều lên. Hiện nay Nhà máy mới chỉ mở sổ Nhật ký chung để ghi chép cho tất cả các đối tượng, các nghiệp vụ mà không mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt (như sổ nhật ký mua hàng, bán hàng, nhật ký thu tiền, chi tiền), điều này có thể gây ra nhiều nhầm lẫn, sai sót.
(5) Về phần mềm kế toán:
- Đối với phần mềm kế toán Cyber Accounting các kế toán viên mới chỉ biết sử dụng một phần chứ chưa khai thác hết được các tính năng của nó. Điều này có nguyên nhân lịch sử : Cyber Accounting là phần mềm kế toán mới được thay thế cho phần mềm AC-NET vốn được sử dụng trước đây ở Nhà máy
- Hiện nay trình độ kỹ thuật về tin học của các cán bộ kế toán chưa cao nên khi xảy ra sự cố thì không tự khắc phục được mà phải chờ đến sự có mặt của các kỹ thuật viên công ty Cyber.
- Công việc kế toán máy phụ thuộc nhiều vào máy móc và mạng nên mỗi khi mạng “treo”, máy hỏng là công việc kế toán lại bị ứ đọng lại.
3.1.3. Nhận xét về công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy:
* Ưu điểm:
Qua quá trình thực tập tại Nhà máy Granite Trung Đô em nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu được thực hiện có hiệu quả, khoa học, hợp lý, bảo đảm
tuân thủ theo chế độ kế toán ban hành & phù hợp với đặc điểm của Nhà máy trong giai đoạn hiện nay, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để Nhà máy tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tối đa hoá lợi nhuận.
Nhà máy tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế của mình, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên sự biến động của nguyên vật liệu về mặt hiện vật và giá trị, bảo đảm việc cung cấp số liệu đầy đủ, chính xác, thống nhất.
Nhà máy đã sử dụng mẫu Phiếu Nhập Kho, Phiếu Xuất kho in sẵn giống như mẫu in Phiếu Nhập Kho, Phiếu Xuất kho trong phần mềm kế toán máy và tuân thủ theo quy định của QĐ15/2006. Điều này đã rút ngắn thời gian làm thủ tục Nhập/Xuất kho và tạo ra tính thống nhất trong toàn Nhà máy.
* Nhược điểm:
- Hiện tại Nhà máy vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư thống nhất trong toàn Nhà máy nên ảnh hưởng đến việc theo dõi biến động của từng loại vật tư và nhất là ảnh hưởng tới hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Do đó việc kiểm kê, việc tính giá thành gặp rất nhiều khó khăn và việc xác định kết quả kinh doanh chưa thật sự chính xác.
- Nhà máy hiện đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (Bình quân theo Quý) để tính giá NVL xuất kho nên đến cuối Quý mới biết được giá thực tế của NVL xuất kho của 3 tháng trong Quý. Do đó công việc kế toán sẽ bị dồn đến cuối Quý và nếu chưa đến thời điểm cuối Quý thì sẽ không xác định được giá trị xuất, giá trị tồn của một ngày bất kỳ trong Quý. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc tính giá trị hàng xuất kho cũng như gây khó khăn cho việc tính giá thành sản phẩm. Hơn nữa phương pháp này không thể phản ánh được những biến động về giá nguyên vật liệu.
- Công tác kiểm nghiệm các loại vật tư còn nhiều thiếu sót, đặc biệt là các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng để thay thế trong dây chuyền như khuôn, chày để ép gạch.
- Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, giá cả của nhiều mặt hàng thường xuyên biến động vậy mà Nhà máy không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này
sẽ ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy khi giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động lớn.
- Việc bảo quản nguyên vật liệu chưa thực sự đảm bảo, nhiều loại vật tư nhập về quá nhiều so với số lượng cần dùng nên lượng hàng tồn kho lớn, dẫn đến việc ứ đọng vốn lưu động.
- Đối với nhiên liệu, tuy mức độ sử dụng ít nhưng việc quản lý chưa chặt chẽ, chủ yếu phụ thuộc vào đồng hồ đo báo, chưa xây dựng được định mức tiêu hao nhiên liệu hợp lý. Do đó dễ gây ra hiện tượng thất thoát, lãng phí.
- Mặc dù trong quá trình sản xuất có phế liệu thu hồi, tuy nhiên trong cách phân loại nguyên vật liệu lại không có khoản mục này. Nhà máy vẫn tiến hành thu hồi phế liệu và tạm nhập kho, sau đó tự xử lý theo cách của mình (bán hoặc xử lý theo quyết định của Giám đốc Nhà máy).
- Cuối kỳ, kế toán tiến hành kiểm kê kho để đối chiếu, so sánh với mức tồn kho thực tế. Tuy nhiên do khối lượng và số lượng nguyên vật liệu lớn, việc nhập xuất diễn ra liên tục nên vấn đề kiểm kê gặp nhiều khó khăn.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác Kế toán NVL tại Nhà máy:
Vận dụng kiến thức đã được học em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa Kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung tại Nhà máy Granite Trung Đô
3.2.1. Xây dựng hệ thống danh điểm vật tư thống nhất toàn Nhà máy:
Hiện nay theo báo cáo kiểm kê hàng tồn kho của Nhà máy thì chỉ riêng sản phẩm gạch Granite đã có trên 800 mã sản phẩm, Nhà máy sử dụng nhiều loại vật tư nhưng vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư thống nhất trong toàn Nhà máy nên dễ bị nhầm lẫn, ảnh hưởng đến việc theo dõi biến động của từng loại vật tư và nhất là ảnh hưởng tới hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Do đó việc kiểm kê, việc tính giá thành gặp rất nhiều khó khăn và việc xác định kết quả kinh doanh chưa thật sự chính xác. Bởi vậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ, thống nhất, giúp cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được đúng đắn thì Nhà máy nên thành lập “Sổ danh điểm vật tư” thống nhất cho toàn Nhà máy. Muốn phát huy công dụng của Sổ danh điểm vật tư thì điều quan trọng là tạo được bộ danh điểm vật
liệu. Danh điểm vật liệu phải chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, và có thể bổ sung mã mới.
Trong Sổ danh điểm vật tư ta có thể quy ước:
- Bốn chữ số đầu tiên quy định loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, Phụ tùng thay thế, Bao bì,...
- Các chữ cái tiếp theo chỉ nhóm vật liệu: Hộp gạch, Men bột, Thuỷ Tinh...
- Các chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu và còn có các số phía sau để biểu hiện quy cách vật liệu
Ví dụ: Sổ danh điểm vật tư:
1521. : Thể hiện vật liệu thuộc nhóm vật liệu chính 1521.MB : VLC thuộc nhóm Men bột
1521.MB.01 : VLC thuộc nhóm Men bột RV-GT1
1521.MB.01.10 : VLC thuộc nhóm Men bột RV-GT1 Trung Quốc ...
Mẫu sổ danh điểm NVL có thể được xây dựng như sau:
Biểu số 3.1 SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Loại nguyên vật liệu chính
Ký hiệu
Tên, nhãn hiệu, quy cách VL Đơn vịtính Ghi chú Nhóm Danh điểm VL 1521.ĐS 1521.ĐS.01 1521.ĐS.02 1521.ĐS.03 Đất sét
Đất sét trúc thôn Hải Dương Đất sét Nam Đàn Đất sét Hoàng Mai Kg 1521.CL 1521.CL.01 1521.CL.02 1521.CL.03 Cao lanh
Cao lanh Quảng Bình Cao lanh Hà Nội Cao lanh AKI
Kg 1521.MB 1521.MB.01 1521.MB.02 1521.MB.03 Men bột Men bột RV-GT1 Men bột RV-GT2 Men bột RV-GT3 Kg
3.2.2. Sử dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liênhoàn) để tính giá nguyên vật liệu xuất kho : hoàn) để tính giá nguyên vật liệu xuất kho :
Việc áp dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) giúp đánh giá kịp thời chi phí NVL, xác định được giá vốn hàng bán, giá thực tế xuất kho của NVL tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng chứ không phải chờ đến cuối tháng (cuối Quý) như ở phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, đồng thời giúp xác định được doanh thu, lợi nhuận tại thời điểm đó. Cụ thể là theo phương pháp này cứ sau mỗi lần nhập kho NVL thì kế toán tính được ngay đơn giá bình quân theo công thức:
Đơn giá bình quân = Giá trị tồn trước và ngay trong lần nhập đó sau mỗi lần nhập Số lượng hàng tồn trước và ngay trong lần nhập đó Mỗi lần xuất kho sau đó kế toán tính được ngay giá thực tế vật tư xuất kho theo công thức:
Giá thực tế Đơn giá Số lượng
vật tư xuất = bình quân x thực tế vật kho sau mỗi lần nhập tư xuất kho
3.2.3. Sử dụng giá tạm tính đối với trường hợp hàng về nhưng hoá đơn chưavề: về:
Hiện nay Nhà máy vẫn chưa sử dụng giá tạm tính để nhập kho đối với trường hợp hàng về nhưng hoá đơn chưa về . Từ đó kéo theo một số tồn tại như sau:
- Kế toán không phản ánh kịp thời tình hình nhập kho NVL do còn chờ hoá đơn, như vậy cuối tháng vẫn xảy ra chênh lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho theo sổ sách kế toán.
- Nếu số NVL này thực tế đã đưa vào sử dụng cho sản xuất sản phẩm thì chỉ thủ kho ghi chép về mặt số lượng, còn mặt giá trị thì không được phản ánh chính xác theo phương pháp tính giá xuất kho đã lựa chọn, sang kỳ sau khi hoá đơn về kế toán mới làm thủ tục nhập kho và xuất kho thì chi phí về nguyên vật liệu trong kỳ sẽ không được phản ánh kịp thời chính xác theo kỳ hạch toán. Vật liệu thực xuất kho trong kỳ này nhưng lại phản ánh vào chi phí sản xuất kỳ sau.
Vì những lý do nêu trên, Nhà máy cần khắc phục trong thời gian tới như sau: Đối với nguyên vật liệu cuối kỳ chưa có hoá đơn thì kế toán phải tiến hành nhập kho theo giá tạm tính (có thể là giá của cùng loại nguyên vật liệu nhập kho đợt trước đó):
Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
Khi loại nguyên vật liệu đó xuất kho phục vụ sản xuất trong kỳ thì kế toán cũng phải làm thủ tục xuất kho theo giá tạm tính để đưa vào chi phí sản xuất hay giá vốn:
Nợ TK 621, TK 627, TK 632
Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Sang tháng sau khi hoá đơn về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán tiến hành điều chỉnh trị giá NVL đã nhập kho theo giá thực tế như sau: