Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng... Để quản lý các đối tượng này kế toán Nhà máy cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: Danh mục tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng... Phần mềm Cyber Accounting đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan. Việc khai báo danh mục được thực hiện ngay lúc bắt đầu đưa phần mềm vào sử dụng.
+ Danh mục tài khoản:
Danh mục tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, xương sống toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Theo thiết kế, phần mềm đã cài đặt sẵn hệ thống tài khoản kế toán ban hành
theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Ngoài ra, để phản ánh được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và để thuận tiện trong việc hạch toán, phần mềm kế toán còn cho phép kế toán nhà máy mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3,... trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn.
Trong danh mục tài khoản, mỗi tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua mã tài khoản, phần mềm kế toán sắp xếp các tài khoản theo các số hiệu tài khoản một cách tự nhiên theo hệ thống tài khoản chuẩn. Mỗi tài khoản được xác định duy nhất thông qua mã của nó và được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc tính sau: Tên TK, mã ngoại tệ, loại TK, tài khoản mẹ, Bậc của TK, TK theo dõi công nợ, TK sổ cái, số dư đầu kỳ, số dư đầu năm
+ Danh mục khách hàng:
Danh mục khách hàng được dùng để theo dõi chi tiết mua hàng hoá vật tư, bán hàng hoá, sản phẩm và các khoản phải thu, phải trả khác cho từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng, tên khách hàng, loại khách, địa chỉ, mã số thuế,...
Một khách hàng có thể liên quan đến mọi TK công nợ: Người mua (TK 131), Người bán(TK 331), Người tạm ứng(TK 141), Người cho vay,...Như vậy, thông qua mã khách hàng, có thể xem được báo cáo công nợ không chỉ liên quan dến một tài khoản công nợ mà liên quan đến mọi tài khoản công nợ của khách hàng đó. Chương trình kế toán sẽ tự động gộp theo danh mục khách hàng các phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng để cho ra các sổ tổng hợp công nợ.
+ Danh mục vụ việc:
Dùng để theo dõi các chi tiết và tổng hợp liên quan đến các vụ việc. Bên cạnh mã vụ việc, mỗi vụ việc còn được mô tả chi tiết thêm bởi các thuộc tính khác như: Tên vụ việc, tài khoản của vụ việc (trong trường hợp cần theo dõi số dư của vụ việc)
+ Danh mục kho vật tư, hàng hoá, thành phẩm:
Mỗi kho có một mã riêng. Tên kho và loại kho cũng được lưu giữ trong danh mục này.
Đây là một trong những danh mục hết sức quan trọng. Nó được sử dụng khi nhập, xuất hàng hoá, nhập kho thành phẩm, xuất bán thành phẩm, xuất vật tư cho sản xuất. Mỗi vật tư, hàng hoá, thành phẩm sẽ mang một mã hiệu riêng. Bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính khác mô tả tên vật tư hàng hoá, nhóm mà vật tư đó thuộc về, đơn vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, tài khoản hàng bán bị trả lại, đơn giá hạch toán của vật tư hàng hoá trong tháng, tháng của giá hạch toán, số lượng tồn kho tối thiểu, tối đa, thuế suất GTGT và cách tính giá hàng tồn kho.
Hình 2.2. Danh mục vật tư của phần mềm
+ Danh mục tài sản cố định:
Dùng để quản lý các TSCĐ mà doanh nghiệp quản lý. Mỗi TSCĐ được mô tả thông qua số hiệu, tên, ngày đưa vào sử dụng. Các dữ liệu về TSCĐ như tỉ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, giá trị khấu hao ban đầu,...đều phải cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về TSCĐ
+ Danh mục các bộ phận:
+ Danh mục tập hợp đối tượng chi phí:
Mỗi đối tượng tập hợp chi phí được đặc tả thông qua mã chi phí, tên chi phí, đơn vị tính,...
+ Danh mục các chứng từ:
Dùng để quản lý các loại chứng từ gốc. Mỗi loại chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc và in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ. Một danh mục chứng từ được xây dựng hợp lý sẽ tối ưu hoá quá trình nhập dữ liệu.