1.4.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho:
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kế toán ở dạng tổng quát.
Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Nó tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình nhập xuất diễn ra thường xuyên, tuỳ theo đặc điểm NVL mà doanh nghiệp có phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối tháng. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê, trong kế toán NVL có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Phương pháp kê khai thường xuyên và Phương pháp kiểm kê định kỳ.
• Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán tổ chức ghi chép việc nhập, xuất NVL được thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Như vậy trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được phân theo từng đối tượng sử dụng và được phản ánh trên tài khoản và sổ kế toán nên giá trị của NVL tồn kho có thể được tính bất kỳ lúc nào.
• Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập-xuất NVL trên tài khoản 152. Tài khoản 152 chỉ phản ánh giá trị NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc nhập, xuất NVL hàng ngày được phản ánh ở tài khoản 611 “Mua hàng”. Cuối kỳ, kiểm kê NVL, sử dụng phương pháp cân đối để tính giá trị vật tư xuất kho theo công thức:
=> Nhận xét: Qua công thức trên ta thấy rằng việc xác định giá trị NVL xuất dùng trên tài khoản tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị xuất dùng cho từng đối tượng, từng nhu cầu khác nhau. Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp không thể hiện được số NVL hư hỏng, mất mát (nếu có). Vì vậy phương pháp này được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một
Trị giá nguyên vật liệu xuất kho Trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ Trị giá nguyên vật liệu còn tồn cuối kỳ = + -
loại hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.
1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp Kê khai thường xuyên:
1.4.2.1. Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TÀI KHOẢN 151 “HÀNG MUA ĐANG ĐI ĐƯỜNG”
Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua nhưng đang đi trên đường, chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường tháng trước đã về nhập kho doanh nghiệp. Kết cấu TK như sau
- Bên Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường
- Bên Có: Trị giá vật tư đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho, chuyển bán thẳng hay đưa vào sử dụng ngay
- Số dư bên Có: Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi đường cuối kỳ
TÀI KHOẢN 152 “NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU”
Bên Nợ: - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế,
thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
- Số điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại
- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Nếu doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo PP kiểm kê định kỳ).
Bên Có: - Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn
- Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua
- Chiết khấu thương mại NVL khi mua được hưởng
- Số điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển trị giá NVL tồn kho đầu kỳ (Nếu doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo PP kiểm kê định kỳ).
Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2 song theo yêu cầu quản lý cụ thể và phân loại NVL của doanh nghiệp thì có thể tổ chức quy định các tài khoản cấp 2 này áp dụng ở đơn vị.
Ví dụ: Chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, có thể mở các TK cấp 2 như: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1524 – Phụ tùng thay thế
TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1523 – Nhiên liệu TK 1526 – Vật liệu khác
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK 621, TK 627, TK 642... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.4.2.2. Phương pháp kế toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu:
a)
Các thủ tục, chứng từ nhập kho: * Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Hoá đơn GTGT, Phiếu giao nộp sản phẩm - Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho.
* Trình tự luân chuyển:
- Đơn vị giao hàng đề nghị nhập kho nguyên vật liệu
- Ban kiểm nhận tiến hành kiểm nghiệm NVL về mặt số lượng, chất lượng, quy cách của NVL, và lập “Biên bản giao nhận vật tư hàng hoá”. Biên bản phải ghi rõ thành phần ban kiểm nghiệm, số vật liệu đúng/không đúng quy cách, và kết luận của ban kiểm nghiệm.
- Phòng cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho dựa trên cơ sở HĐ mua hàng, hoá đơn, biên bản giao nhận vật tư để lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu.
- Thủ kho tiến hành nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực tế nhập kho vào phiếu, ký tên (và chuyển cho người giao hàng ký vào phiếu), sau đó ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán.
- Kế toán trưởng ký vào phiếu nhập kho. Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra phiếu nhập, tiến hành nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển vào các sổ tổng hợp và chi tiết.
- Kế toán tiến hành bảo quản, lưu trữ chứng từ.
b) Phương pháp hạch toán:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau, tuỳ theo từng nguồn nhập vật tư, kế toán hạch toán như sau:
♦ Nhập kho do mua ngoài:
(1) Nguyên vật liệu và hoá đơn cùng về một lúc: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc NVL mua về dùng cho sản xuất kinh doanh những mặt hàng không chịu thuế GTGT thì giá của nguyên vật liệu nhập kho là giá bao gồm cả thuế.
(2) Nguyên vật liệu về nhưng hoá đơn chưa về:
- Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán thực hiện bút toán bình thường như trường hợp (1).
- Đến cuối tháng mà hoá đơn chưa về thì kế toán sẽ ghi sổ số NVL nhập kho theo giá tạm tính:
Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
Sang tháng sau khi hoá đơn về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán tiến hành điều chỉnh trị giá NVL đã nhập kho theo giá thực tế như sau:
+ Cách 1: Xoá bút toán đã thực hiện bằng bút toán ghi đỏ: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,... Sau đó ghi bút toán bình thường theo hoá đơn
+ Cách 2: Kế toán xác định số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế ghi trên hoá đơn để tiến hành bút toán điều chỉnh:
• Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
Giá tạm tính
Ghi đỏ theo Giá tạm tính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi đỏ số chênh lệch
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
• Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế: Nợ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
(3) Hoá đơn đã về nhưng nguyên vật liệu chưa về :
- Nếu đến cuối tháng NVL về nhập kho thì kế toán thực hiện bút toán bình thường như trường hợp (1).
- Nếu đến cuối tháng NVL vẫn chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường” và phản ánh bút toán:
Nợ TK 151 (giá mua chưa thuế)
Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,...
- Đến tháng sau NVL về nhập kho, dùng ngay cho sản xuất kinh doanh hoặc xuất bán thì kế toán ghi:
Nợ TK 152 (trường hợp hàng về nhập kho)
Nợ TK 632 (trường hợp xuất bán không qua kho)
Nợ TK 621,627,641,642 (Nếu dùng ngay không qua kho) Nợ TK 157 (Gửi bán đại lý không qua kho)
Có TK 151
(4) Doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu: Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331
Có TK 3333 (thuế Nhập khẩu)
Có TK 33312 (thuế GTGT hàng nhập khẩu)
(5) Chi phí thu mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111, TK 112, TK 141, TK 331
Bổ sung số chênh lệch
(6) Doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc trả lại hàng mua cho người bán (do hàng kém phẩm chất hoặc sai quy cách, giao hàng chậm)
Nợ TK 111, 112 (Nếu người bán trả lại bằng tiền) Nợ TK 331 (Nếu trừ vào số tiền phải thanh toán) Có TK 152 (giá chưa thuế)
Có TK 133 (thuế GTGT tương ứng)
♦ Nhập kho do tự sản xuất, gia công, chế biến:
Nợ TK 152 : Trị giá vốn thực tế nhập kho
Có TK 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
♦ Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh: Nợ TK 152 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh”
♦ Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng: Nợ TK 152
Có TK 711 “Thu nhập khác”
♦ Nhập nguyên vật liệu đã xuất sử dụng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152
Có TK 621, TK 627, TK 642
1.4.2.3.Phương pháp kế toán xuất kho nguyên vật liệu:
a) Thủ tục và chứng từ xuất kho: * Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch sản xuất, hợp đồng cung cấp NVL - Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho
Ngoài ra còn có nhiều loại chứng từ phục vụ cho các mục đích xuất kho khác nhau như Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, …
* Trình tự luân chuyển:
- Người nhận hàng tiến hành lập phiếu yêu cầu NVL căn cứ vào kế hoạch sản xuất. - Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký duyệt phiếu yêu cầu
- Phụ trách cung tiêu hoặc Kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho, và ghi số lượng theo yêu cầu vào phiếu xuất
- Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký vào phiếu xuất kho.
- Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho để tiến hành xuất NVL, ghi số lượng thực xuất, ngày tháng xuất, cùng người nhận hàng ký phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, rồi chuyển phiếu xuất kho cho kế toán hàng tồn kho.
- Kế toán tiến hành nhập đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ để phần mềm tự động kết chuyển số liệu vào các sổ tổng hợp.
- Kế toán tiến hành bảo quản, lưu trữ chứng từ.
b) Phương pháp hạch toán:
♦ Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm: Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241
Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất kho nguyên vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 (mở TK chi tiết liên quan)
Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất nguyên vật liệu đi gửi bán hoặc giao bán trực tiếp: Nợ TK 157 “Hàng gửi đi bán”
Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời:
Nợ TK 1388, 136 (trường hợp cho vay nội bộ) Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
♦ Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh: Căn cứ vào Biên bản của Hội đồng liên doanh đánh giá giá trị vốn góp và giá thực tế xuất kho, Kế toán ghi: + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận nhỏ hơn giá thực tế:
Nợ TK 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)
Nợ TK 811: Chênh lệch vốn góp nhỏ hơn giá thực tế Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận lớn hơn giá thực tế:
Nợ TK 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 152: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
Có TK 711: Chênh lệch vốn góp lớn hơn giá thực tế tương ứng với phần lợi ích kinh tế của các đối tác tham gia LD Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp
♦ Xuất kho NVL góp vốn vào công ty liên kết (Nhỏ hơn 20% quyền kiểm soát): + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận nhỏ hơn giá thực tế:
Nợ TK 223 (Trị giá vốn góp được đánh giá)
Nợ TK 811: Chênh lệch vốn góp nhỏ hơn giá thực tế Có TK 152 : Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu + Nếu giá trị vốn góp được ghi nhận lớn hơn giá thực tế:
Nợ TK 223 (Trị giá vốn góp được ghi nhận)
Có TK 152: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu Có TK 711: Chênh lệch vốn góp lớn hơn giá thực tế
1.4.2.4. Các nghiệp vụ kế toán khác về nguyên vật liệu:
a) Hàng mua bị thiếu so với hoá đơn:
Doanh nghiệp sẽ lập biên bản về số hàng thiếu và báo lại cho bên bán biết để cùng xử lý, còn kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 152 : Giá chưa thuế của số hàng thực nhập Nợ TK 1381 : Giá chưa thuế của số hàng thiếu
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ ghi trên hoá đơn Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
- Sau đó nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu cho đơn vị thì kế toán định khoản: Nợ TK 152 : Giá chưa thuế của số hàng bổ sung
Có TK 1381: Số hàng thiếu đã xử lý
- Trường hợp người bán không còn hàng thì sẽ lập 1 hoá đơn GTGT điều chỉnh cho hoá đơn GTGT cũ , căn cứ vào đó kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331: Bên bán trả lại tiền cho số hàng thiếu Có TK 133: Số thuế GTGT của phần hàng thiếu
- Nếu số hàng thiếu này là do lỗi cá nhân làm mất thì ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334
Có TK 133: Số thuế GTGT của phần hàng thiếu Có TK 1381: Số hàng thiếu đã xử lý
- Nếu mất mà không xác định được nguyên nhân, khi có quyết định của giám đốc tính vào giá vốn hàng bán thì kế toán ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 133: Số thuế GTGT của phần hàng thiếu Có TK 1381: Số hàng thiếu đã xử lý
b) Hàng thừa so với hoá đơn:
* Cách 1: - Nhập kho toàn bộ số hàng:
Nợ TK 152: giá chưa thuế của toàn bộ lô hàng Nợ TK 133: Số thuế GTGT ghi trên hoá đơn
Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn Có TK 3381: Giá chưa thuế của số hàng thừa
- Khi có quyết định xử lý:
+ TH số hàng thừa trả lại cho người bán:
Nợ TK 3381 : Giá chưa thuế của số hàng thừa trả lại Có TK 152 : Giá chưa thuế của số hàng thừa trả lại
+ TH doanh nghiệp mua tiếp số hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT mà người bán lập bổ sung cho số hàng thừa:
Nợ TK 3381: Giá chưa thuế của toàn bộ lô hàng Nợ TK 133: Số thuế GTGT ghi trên hoá đơn bổ sung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});