Phần mềm kế toán máy hiện nay đang áp dụng tại Nhà máy là phần mềm Cyber Accounting 2006. Phần mềm này có một số tính năng như:
♦ Về nghiệp vụ kế toán:
Phần mềm kế toán Cyber Accounting được đánh giá là sản phẩm có đầy đủ nhất về các nghiệp vụ kế toán với đầy đủ các phân hệ:
(1) Phân hệ hệ thống (7) Phân hệ kế toán tài sản cố định (2) Phân hệ kế toán tổng hợp (8) Phân hệ kế toán công cụ, dụng cụ (3) Phân hệ kế toán vốn bằng tiền (9) Phân hệ kế toán chi phí, giá thành (4) Phân hệ bán hàng (10) Hệ thống báo cáo tài chính (5) Phân hệ mua hàng (11) Hệ thống báo cáo thuế (6) Phân hệ kế toán hàng tồn kho (12) Hệ thống báo cáo quản trị
Với đầy đủ đầu vào là các chứng từ nghiệp vụ khác nhau như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, báo nợ ngân hàng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, hoá đơn dịch vụ, chứng từ bù trừ công nợ, phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu điều chuyển kho, phiếu nhập xuất thẳng, phiếu xuất hàng bán trả lại nhà cung cấp, phiếu nhập hàng bán bị trả lại …
Sơ đồ 2.5. Mối liên hệ của các phần hành trong phần mềm
♦ Về hệ thống sổ sách:
- Cyber Accounting đáp ứng đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán theo các thông tư mới nhất do Bộ Tài chính ban hành, và theo hình thức ghi chép mà người sử dụng có thể lựa chọn (Nhật ký chứng từ, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ)
Vốn bằng tiền
Chi phí, giá thành Sổ cái
Tài sản cố định Nợ phải thu Bán hàng Tồn kho Nợ phải trả Mua hàng
- Hệ thống sổ sách báo cáo trong Cyber Accounting được cập nhập và thay đổi thường xuyên khi có sự thay đổi báo cáo do bộ tài chính ban hành.
♦ Về hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế:
- Cyber Accounting không những đáp ứng đầy đủ nhất các báo cáo như (Bảng cân đối phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh phần I,II,II, bảng phân tích tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp, gián tiếp, báo cáo thuyết minh tài chính, bảng kê thuế đầu ra đầu vào, tờ khai thuế, quyết toán thuế... theo thông tư, quyết định mới nhất do bộ tài chính ban hành) mà còn cung cấp chức năng sửa mẫu biểu, cách thức nhặt số liệu của từng loại báo cáo cho người sử dụng có thể dễ dàng khai báo cách nhặt số liệu.
- Cyber Accounting cho phép quản lý thuế GTGT đầu ra, đầu vào theo khách hàng, nhà cung cấp, hoá đơn, thuế suất ...Tự động tính thuế theo thuế suất và tổng giá trị hàng hoá bán ra, mua vào. Ngoài ra người dùng có thể lựa chọn kê khai thuế đồng thời hạch toán, kê khai chưa hạch toán hoặc ngược lại.
♦ Về kế toán quản trị:
- Cyber Accounting đáp ứng đầy đủ việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như: Chi phí từng bộ phận (trung tâm phí), từng công việc, sản phẩm... Phân tích và đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ về chi phí và khối lượng với lợi nhuận, giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp lựa chọn thông tin thích hợp cho quyết định đầu tư ngắn, dài hạn. - Cyber Accounting cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin thực hiện, các định mức, đơn giá... phục vụ cho công tác lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định của các nhà quản trị.
- Cyber Accounting cho phép quản trị công nợ đến chi tiết từng khách hàng/nhà cung cấp/nhân viên tạm ứng, từng hoá đơn phải thu/phải trả, từng vụ việc/hợp đồng, tuổi nợ của từng khách hàng trên từng hoá đơn, từng món vay, từng lần tạm ứng.
- Cyber Accounting cho phép hạch toán đa ngoại tệ, tự động đánh giá chênh lệch tỷ giá.
- Cyber Accounting cho phép quản lý nhiều đơn vị cơ sở/bộ phận hạch toán. Cho phép lên số liệu từng đơn vị hoặc số liệu toàn (tổng) công ty với số liệu được nhập từ nhiều nơi chuyển về công ty
♦ Giao diện của chương trình:
Hình 2.1. Giao diện phần mềm Cyber
Phần mềm này được xây dựng dựa trên hình thức Nhật Ký Chung. Ngay từ khi bắt đầu với chương trình người sử dụng phải mở phần “hệ thống” để khai báo và định nghĩa các thông tin cần thiết như: Khai báo mã số tài khoản, Khai báo khoản mục chi phí, Xác định các tiêu thức quản lý, Phương pháp tính thuế GTGT, Tỷ giá hạch toán, Khai báo TSCĐ, Định nghĩa các phần hành làm việc, ..v..v.. Máy sẽ tự động lưu trữ dữ liệu kế toán qua các kỳ kế toán theo địa chỉ người dùng chỉ định.
Sơ đồ 2.6. Mối liên kết giữa các phân hệ trong Phần mềm CYBER:
Vốn bằng tiền
Phiếu thu,phiếu chi, báo có,báo nợ NH
Bán hàng & Phải thu
Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn dịch vụ
Mua hàng & phải trả
Hoá đơn mua hàng
Hàng tồn kho
Phiếu Nhập, Xuất, điều chuyển kho
Nghiệp vụ khác Bút toán phân bổ, kết chuyển, ... Tài sản cố định Cập nhật TSCĐ, tính khấu hao Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, xuất, nhập, tồn Thẻ TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ... Sổ chi tiết TK 1521,1522,... Sổ cái TK 152, Nhật ký chung Các báo cáo tài chính
Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo thuế Báo cáo quản trị CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN
* Việc kế toán máy ở Nhà máy được tiến hành như sau:
Hàng ngày, kế toán thu thập các thông tin ban đầu trên cơ sở các chứng từ gốc được lập bằng giấy. Kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ này. Từ đó dựa trên các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ để nhập các dữ liệu đầu vào cần thiết cho máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn tương ứng với các phần hành kế toán đã được khai báo từ trước. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật Ký Chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối niên độ kế toán, các Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.