3.1. Các nguyên tắc:
Để đạt được hiệu quả cải tiến, bộ khung tám nguyên tắc quản lý chất lượng chủ yếu theo tiêu chuẩn sửa đổi ISO 9001: 2000 do Trung tâm Năng suất Việt Nam - VPC cung cấp sau đây sẽ giúp các tổ chức có được sự hướng dẫn thực hiện quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động:
Nguyên tắc 1: Định hướng bởi khách hàng:
Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng, dựa vào khách hàng của mình để tồn tại và vì thế cần hiểu rõ nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, cũng như đáp ứng kịp thời và phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của họ.
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo:
Người lãnh đạo phải thiết lập được sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ, trong đó mọi người quan tâm và chịu trách nhiệm trong việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người:
Con người là nguồn lực quan trọng nhất của mộ doanh nghiệp và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho doanh nghiệp, do vậy mọi người cần đem hết sức mình tham gia vào các công việc nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho tổ chức.
Nguyên tắc 4: Cách tiếp cận theo quá trình:
Khi các hoạt động và các nguồn lực liên quan được xử lý như một quá trình công nghệ thì sẽ đem lại hiệu quả mong đợi, nhờ đó: hạ thấp được chi phí, rút ngắn thời gian nhờ sử dụng các nguồn lực có hiệu quả; thu được kết quả ổn định, cải thiện rõ rệt và có thể dự đoán trước; tạo ra các cơ hội cải tiến tập trung vào mục tiêu và mức độ ưu tiên.
Nguyên tắc 5: Cách tiếp cận hệ thống quản lý:
Nhận dạng, am hiểu và quản lý các quy trình tương hỗ như một hệ thống sẽ góp phần tăng hiệu lực và hiệu suất của tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu.
Nguyên tắc 6: Liên tục cải tiến:
Cải tiến liên tục cần được xem là mục tiêu bắt buộc, đồng thởi cũng là phương pháp của mọi doanh nghiệp để có được sức cạnh tranh và mức độ chất lượng cao.
Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện:
Các quyết định có hiệu quả luôn phải dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và thông tin thực tiễn. Việc ra quyết định dựa trên sự kiện thực tiễn mới là quyết định kịp thời, đúng đắn, tăng khả năng chứng minh tính hiệu quả của quyết định khi so sánh với thực tế, tăng khả năng và điều kiện cân nhắc, cơ hội và ý niệm trong việc ra quyết định.
Doanh nghiệp và nhà cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi sẽ: nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị; nâng cao hiệu quả, tối ưu hoá được chi phí và nguồn lực; nâng cao sự năng động và cùng chịu trách nhiệm giúp thay đổi thị trường, tạo nên nhu cầu và triển vọng khách hàng.
3.2. Quá trình áp dụng:
Căn cứ vào các nguyên tắc trên, quá trình áp dụng ISO 9001: 2000 có nhiều giai đoạn và áp dụng như thế nào trong mỗi giai đoạn lại khác nhau tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể. Theo tài liệu của Trung tâm năng suất Việt Nam, nói chung, việc áp dụng ISO 9000 (ISO 9001: 2000) đối với một doanh nghiệp sẽ được tiến hành theo 8 bước như sau:
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xây dựng phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001: 2000. Việc áp dụng ISO có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO tại doanh nghiệp bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001: 2000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng. Lãnh đạo phải thể hiện quyết tâm bằng việc đưa ra cam kết thực hiện.
Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Đây là bước thực hiện xem xét kỹ thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với
các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Đây là bước quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu, chủ động, sáng tạo trong điều kiện của mình.
Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9001: 2000. Doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống.
Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận: Đánh giá nội bộ do chính cán bộ của doanh nghiệp thực hiện theo một quy trình nhất định nhằm tìm ra điểm chưa phù hợp, đưa ra hành động khắc phục và bảo đảm hiệu quả của hành động khắc phục. Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận gồm: Đánh giá trước chứng nhận (nhằm xác định xem hệ thống chất lượng đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách có hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục; có thể do chính doanh nghiệp thực hiện hoặc do tổ chức khác thực hiện); lựa chọn tổ chức chứng nhận (đây là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO.
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận: Tổ chức chứng nhận được lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của doanh nghiệp.
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận: Trong giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại được phát hiện qua đánh giá
chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống chất lượng của doanh nghiệp.
CHƯƠNG II: