II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CONINCO.
1.5. Nâng cao hiệu quả hoạt động của lực lượng trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý và cải tiến chất lượng
quá trình quản lý và cải tiến chất lượng
Hiện nay, những người tham gia vào các quá trình quản lý và cải tiến chất lượng chủ yếu là Đại diện lãnh đạo, các Phó Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng, Trưởng các đơn vị, Trưởng đoàn đánh giá chất lượng nội bộ, và các đánh giá viên nội bộ. Một giải pháp không thể thiếu đó là tiếp tục cải tiến hoạt động của lực lượng trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý và cải tiến chất lượng. Công ty nên thành lập một nhóm (hay một ban) gọi là nhóm chất lượng (hay ban chất
lượng), trong đó mỗi người hoạt động theo sự phân công theo từng chức năng quản lý cụ thể. Nhóm (ban) chất lượng này được xem là cầu nối giữa lãnh đạo, cán bộ quản lý với các nhân viên. Nhóm (ban) chất lượng hoạt động độc lập nhưng cũng có sự hỗ trợ lẫn nhau. Mục tiêu của nhóm (ban) là thực hiện các hoạt động liên quan đến quá trình quản lý, đảm bảo chất lượng, cải tiến chất lượng, tránh lãng phí, giảm chi phí và tăng năng suất, nâng cao tính trách nhiệm, v.v…
Trước hết nhóm phải được ban lãnh đạo Công ty thừa nhận và hỗ trợ đầy đủ cả về tài chính, thời gian, địa điểm và các hỗ trợ cần thiết khác vì họ không thể làm việc có kết quả tốt nếu như không được quan tâm.
Sự tham gia đầy đủ của những thành viên này cũng rất quan trọng do không ai có thể nhận biết được cái gì, khi nào cần phải cải tiến một quy trình hoạt động bằng chính những người làm việc đó. Mặt khác, người quản lý thường quá bận rộn với công việc của mình nên không có đủ thời gian và cả sức khoẻ để quan tâm theo dõi chi tiết từng công việc của các nhân viên. Bên cạnh đó, khi chính bản thân một người được khuyến khích tham gia đề xuất các cải tiến thì người đó sẽ cảm thấy mình có được sự chủ động có trách nhiệm và có nhiệt tình, quyết tâm lớn hơn đối với việc thực hiện những cải tiến do chính người đó đề ra.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cán bộ này, Công ty cần đảm bảo các thành viên này phải được huấn luyện và đào tạo nâng cao về những hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 cũng như cách thức áp dụng; đảm bảo họ phải được nhắc nhở thường xuyên về những vấn đề đó; đảm bảo họ phải được hướng dẫn, nhắc nhở về cách điều chỉnh thái độ, hành vi của mình; được thông tin về tiến độ thực hiện công việc ở từng bộ phận và trong toàn Công ty; nhận được ý kiến phản hồi về kết quả thực hiện công việc của họ; và được thông tin đầy đủ về phản ứng của khách hàng khi triển khai thực hiện.
để nhằm vận dụng trí tuệ tập thể tìm ra các biện pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề.
Đặc biệt cần nhấn mạnh vai trò của trưởng nhóm, đây phải là người có khá nhiều kỹ năng quản lý. Người trưởng nhóm ngoài việc nắm bắt tổng thể các quá trình trong hệ thống và các vấn đề chất lượng của Công ty, còn cần nằm rõ các phương pháp, công cụ cũng như biết lựa chọn và sử dụng các giải pháp, công cụ thích hợp trong từng điều kiện cụ thể của Công ty. Trưởng nhóm cần có năng lực tổ chức chỉ đạo các hoạt động. Bên cạnh đó, trưởng nhóm cũng cần phải có các kỹ năng xã hội khác như trình bày, truyền đạt, thuyết phục, động viên khích lệ mọi người tham gia. Nói tóm lại, để có được một trưởng nhóm thoả mãn yêu cầu quản lý thì Công ty cần có sự lựa chọn dựa trên các tiêu chí chủ yếu là năng lực, tư duy, kỹ năng, năng khiếu, kinh nghiệm và cả động cơ làm việc.
Tóm lại, Công ty cần phải ý thức rõ vai trò của nhóm đối với sự thành công của hệ thống ISO. Đánh giá đúng tầm quan trọng của nhóm và trao quyền chủ động cho nhóm một cách hợp lý là hết sức cần thiết bởi kết quả làm việc của nhóm sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống ISO 9001: 2000. Bên cạnh đó cũng cần nhấn mạnh sự tham gia của mọi người bởi sự tham gia tích cực của mọi người trong tổ chức vào quá trình áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng giữ vai trò quyết định.