II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CONINCO.
1.6. ISO Online Giải pháp cho một kênh thông tin hiệu quả:
Trong lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý chất lượng nói riêng, người ta rất chú trọng đến nội dung và giá trị có ích của thông tin phục vụ cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý nào đó. Một hệ thống thông tin tốt sẽ đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện vì nó giúp nhà quản lý ra quyết định đúng đắn, chính xác để nắm bắt nhanh chóng những biến động của
môi trường, tận dụng thời cơ, nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức cũng như đánh giá hiệu quả các giải pháp đề ra.
Bên cạnh đó, nhờ có thông tin mà mọi người có thể nhận thức được môi trường, thực hiện các mối quan hệ lẫn nhau giữa người với người, nâng cao trình độ văn hoá của tổ chức.
Vấn đề hiện nay không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo một hệ thống thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời, khoa học giữa các đơn vị, bộ phận và trong toàn Công ty mà còn phải làm sao xây dựng được một hệ thống thông tin hiện đại có thể giúp đổi mới phương pháp tư duy, ngôn ngữ giao tiếp, thay đổi tâm lý và tạo một phong cách làm việc nhanh nhẹn, có tổ chức, kỷ luật nhưng cũng hết sức linh hoạt, sáng tạo, đồng thời lại tiết kiệm và hiệu quả.
Trong những năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin đã đi vào hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực của cuộc sống, hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO, cụ thể là ISO 9001: 2000 cũng không nằm ngoài xu thế của thời đại. Như vậy, doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống ISO của mình trực tuyến mà người ta vẫn thường gọi là ISO Online. Bằng việc áp dụng công nghệ hỗ trợ đắc lực này, ISO 9001: 2000 sẽ được hoàn tất một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả bởi tiêu chí của ISO Online là cung cấp tài liệu một cách nhanh nhất và chính xác nhất cho những ai cần tới. ISO Online sẽ tạo cho doanh nghiệp điều kiện làm việc hiện đại và chuyên nghiệp, đảm bảo thông tin nội bộ thông suốt, cập nhật nhanh chóng tin tức và kịp thời ứng phó trước những biến đổi của môi trường; ngoài ra còn giảm thiểu chi phí và tránh sự trùng lắp trong việc in ấn, sử dụng và lưu trữ tài liệu, tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Chẳng hạn, một người có thể tìm thấy tài liệu mình cần tại bất kỳ thời điểm nào, họ có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu không những không gặp phải khó khăn gì mà ngược lại lại hết sức dễ dàng và thuận tiện, hơn nữa lại không bị sử dụng những tài liệu
gian, tiền bạc, công sức) không cần thiết. Những lợi ích mà ISO Online đem lại là hết sức to lớn và áp dụng ISO Online là hoàn toàn có thể đối với CONINCO.
Để triển khai ISO Online, Công ty có thể áp dụng các phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào nhà cung cấp giải pháp. Nếu Công ty áp dụng hệ thống quản lý ISO Online của Trung tâm năng suất Việt Nam với phiên bản có tên Click2K thì sẽ thực hiện theo ba bước cơ bản là:
- Khảo sát hệ thống nhằm xác định tình trạng hiện tại của hệ thống, các đặc thù quản lý, các yêu cầu của người sử dụng, từ đó lập tuỳ biến ứng dụng phù hợp với tổ chức.
- Tuỳ biến ứng dụng.
- Chuyển đổi hệ thống sang phong cách, phương thức làm việc mới.
Để áp dụng thành công ISO Online, Công ty cần đào tạo, hướng dẫn cho toàn thể các cán bộ nhân viên để họ có thể vận hành hệ thống một cách thành thạo.
Một giải pháp khác là áp dụng ISO Online với phần mềm E.Work. Đây là giải pháp phần mềm do Việt Nam xây dựng nhằm tháo bỏ gánh nặng quản lý hệ thống tài liệu, hồ sơ trong hệ thống chất lượng của tổ chức. Giải pháp phần mềm này cho phép Công ty quản lý, phê duyệt và phân phối tài liệu trực tuyến một cách tối ưu nhất. E.Work không những giúp mọi người tìm kiếm, sử dụng và lưu trữ tài liệu nhanh nhất, đúng nhất, mà còn thoả mãn hầu hết các chức năng quản lý khác như: Quản lý nhân viên (mỗi nhân viên có một tên truy cập và mật khẩu được lưu trữ, cung cấp và cập nhật thông tin cơ bản); Quản lý công việc (cá nhân và theo nhóm); Quản lý dự án; Quản lý các luồng công việc (công việc gì, sử dụng hướng dẫn hay biểu mẫu nào, ai thực hiện, ai kiểm tra, ai chịu trách nhiệm…); Quản lý các tài liệu kinh nghiệm; Quản lý các loại tài liệu khác; Quản lý diễn đàn (trao đổi thông tin về chủ đề); Quản lý các thông báo, bản tin; Quản lý danh mục cần liên lạc (hồ sơ, thông tin cơ bản của đối tác, nhà cung
cấp, khách hàng); Quản lý chuyên gia theo chủ đề; Quản lý thiết bị; Quản lý các trang liên kết; Quản lý sơ đồ tổ chức.
Tóm lại, dù là áp dụng Click2K hay E.Work hay bất cứ giải pháp phần mềm nào đi chăng nữa thì ISO Online cũng có thể xem là một giải pháp khả thi đối với CONINCO nói riêng và các doanh nghiệp khác nói chung.