Khi một tài liệu được nhập khẩu hoặc tạo ra, nó có thể có cả tên lẫn mô tả. Ghi nhớ rằng New Document Wizard đưa ra những tùy chọn để tự động tạo ra tên và mô tả từ file nhập khẩu. Khi bạn chỉ rõ tên của một tài liệu, độ dài của nó không hạn chế, nhưng tên dài quá
sẽ cản trở việc quét những danh sách. Lựa chọn tên có thể là thông tin có ích về một nội dung hoặc ngữ cảnh của tài liệu.
Xem xét quá trình liệt kê này trong khi đặt tên những tài liệu nếu bạn muốn xác định thứ tự của xuất hiện của chúng khi bạn lựa chọn những tài liệu từ những danh sách để mã hoá, duyệt hoặc xóa.
Từ hộp những thuộc tính (Properties box), bạn có thể cũng thay đổi màu sắc biểu tượng của tài liệu. Giống như nhiều chức năng bên trong NVivo, chức năng này có thể là hữu ích về mặt phương pháp luận. Biểu tượng được trình bày trong Người thăm dò Tài liệu
(Document Explorer), Set Editor, Show Tool and in models. Màu sắc của Biểu tượng sẽ giúp đỡ bạn định vị những tài liệu thích hợp. Hoặc Nó có thể đơn giản giúp đỡ bạn thưởng thức cảm giác về sự kiểm soát khối lượng dữ liệu đang gia tăng và những ý tưởng, và cảm giác rằng bạn đang nhận được một cái gì đó.
Cảm giác tự do để sử dụng những hiệu ứng trực quan như màu biểu tượng cho những chức năng đặc biệt với dự án (của) bạn – Hoặc chỉ như một sự giải trí Điều này cho thấy nhà nghiên cứu làm việc như thế nào trước khi máy tính chuyển văn bản thành màu và không có hình dạng. Tại sao không tô màu màu đỏ – cảnh báo cho Sự nguy hiểm của những tài liệu mà bạn còn chưa xem lại và mã hoá, hoặc Màu xanh lục tươi cho những bản ghi nhớ có vẻ như đang trở thành những lý thuyết tốt, (hoặc tô màu nâu khi chúng trở nên ít có sức thuyết phục) hoặc trang trí màu hồng và màu xanh tương ứng những phỏng vấn với những mẹ mà có con là con gái và con trai! Nó là dự án của bạn, đó là những tài liệu của bạn, và những công cụ của phần mềm là ở đó cho bạn sử dụng để đạt được những mục tiêu nghiên cứu.