Như được thảo luận trong Chương 4, nhiệm vụ trung tâm của nhiều nghiên cứu định tính là trích đoạn và tóm tắt - để định vị những chủ đề quan trọng trong dữ liệu phức tạp, xem xét chúng cùng với nhau và tóm tắt từ chúng, cung cấp sự mô tả, những phạm trù và những lý thuyết phong phú. Điều này này kéo thheo văn bản ghi chú về tầm quan trọng, sự phân biệt giữa những luồng khác nhau trong dữ liệu, ghi nhanh ghi chú và phản ánh về những hiểu biết nhỏ nhưng sâu sắc và ghi nhận những chủ đề mà thường là sự bắt đầu của lý thuyết.
Đa số các nhà nghiên cứu trước khi có phần mềm định tính, thực hiện những nhiệm vụ này bằng việc "đánh dấu lên trên" giấy để thống kê (hoặc sau đó, soạn thảo trong các chương trình xử lý văn bản bằng cách chiếu sáng, gạch dưới và viết nguệch ngoạc bên lề. Cách mã hoá chung nhất dùng màu sắc. Cách mã hóa này có thể linh hoạt và sử dụng nhận biết trực quan mọi thứ về một chủ đề (Màu đỏ tía cho những vấn đề) hoặc tạo ra một cách cẩn thận và phức hợp những chủ đề gối lên nhau ( những vấn đề ở nơi làm việc có màu đỏ tía và đỏ thẫm).
Mã hoá trực quan trên giấy có những lợi thế to lớn. Nó diễn ra nhanh và không ngừng việc đọc và suy nghĩ. Nó không được xem như một quá trình tách biệt khỏi sự phản ánh, đòi hỏi một vòng riêng biệt qua dữ liệu. Nó không cần thêm không gian để lưu trữ. Cách mã hoá trực quan - ở tại một trang và bạn có thể xem những đề tài hoặc những chủ đề. (Có nhiều màu đỏ ở đó!) Trên tất cả, nó không làm 'mất ngữ cảnh’ - khi bạn trở lại với thảo luận đó trong ngữ cảnh.
Tuy nhiên, những phương pháp này thì không đủ cho một số mục đích. Sự Lấy lại là công việc buồn tẻ; việc tô màu - xác định mọi thứ về một chủ đề trong nhiều tài liệu, nhưng cần nhiều thời gian để xem lại những trang đó để tìm kiếm tất cả những đoạn được bôi màu đỏ. Sự Lấy lại như vậy thì không đầy đủ; Để tìm một đoạn văn được tô màu đỏ nhạt thì dễ hơn so với tất cả văn bản được mã hoá màu đỏ! Những ghi chú cẩu thả bên lề thì khó đọc và bị hạn chế bởi không gian. Nhưng quan trọng nhất, mã hoá trực quan không thể hỗ trợ bước tiếp theo đi quá sự lấy lại, để hỏi câu hỏi khác về chủ đề.
Hệ thống tài liệu sắp xếp bằng tay, và sau đó, mã hóa bằng máy tính ở những phạm trù, giải quyết một số vấn đề này. Ở phạm trù ( nút) đang cất giữ tất cả những tham khảo tới văn bản về một chủ đề ( ví dụ, những vấn đề đạt được sự chấp nhận ở nơi làm việc này). Máy tính có thể khôi phục lại tất cả những tham khảo này và hiển thị văn bản. Đối vưói những phần mềm mạnh hơn, nó không chỉ khôi phục văn bản mà còn sử dụng những văn bản được lấy lại đó để hỏi câu hỏi khác ( Khi những người cho rằng họ có vấn đề có được sự chấp nhận ở nơi làm việc nói gì về nơi làm việc trước đó?) Nhưng phương pháp này có hai bất lợi. Nó làm cho mã hoá là một quá trình nghiên cứu riêng biệt và có nghĩa rằng những câu hỏi phải được kết cấu dưới dạng những nút. Với Nvivo thì không phải như vậy. Việc mã hoá là một quá trình sáng tạo. Dù phương pháp nào được sử dụng, nó kéo theo tối thiểu hai hành động phân tích:
Quyết định rằng đó là một một phạm trù thích hợp để suy nghĩ về dự án;
Sự lựa chọn một phần dữ liệu hoặc đoạn văn "thuộc về" phạm trù này.