Nghiệp vụ thanh toán thẻ dược xác định từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng thẻ cho đến khi hoàn hành nghĩa vụ đối với ngân hàng và các bên liên quan. Quy trình thanh toán có thể chia ra thành thanh toán tại các ĐVCNT (CSCNT), thanh toán tại NHTT và NHPH.
Chủ thể tham gia gồm: - Ngân hàng phát hành - Ngân hàng thanh toán - Đơn vị chấp nhận thẻ - Chủ thẻ
Giữa ngân hàng thanh toán và ngân hàng phát hành phải có hợp đồng thanh toán thẻ của nhau trước đó.
Với thẻ tín dụng quốc tế, còn có sự tham gia của tổ chức thẻ quốc tế trong quá trình thanh toán thẻ với tư cách là trung gian giữa ngân hàng phát hành và ngân hàng thanh toán, khi cả hai ngân hàng này đều là thành viên của tổ chức.
a. Chấp nhận thẻ
ĐVCNT kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ:
- Khi số tiền thanh toán < hạn mức cho phép của NHTT thì ĐVCNT kiểm tra bảng tin cảnh giác (warning bulletin) để đảm bảo tính hiệu lực của thẻ.
- Khi số tiền thanh toán > hạn mức cho phép, ĐVCNT xin chuẩn chi của NHTT.
Sơ đồ 1.4: Quy trình thanh toán thẻ
(2) (3) (1) (7a) (4) (5) (6) (7b) (1) - Phát hành thẻ
(2) - Chủ thẻ mua hàng hoá, dịch vụ tại CS/ĐVCNT, trao thẻ cho ĐV/ CSCNT. (3) - ĐVCNT trao hàng hoá, dịch vụ, trả thẻ và hoá đơn cho chủ thẻ
(4) - ĐVCNT thông báo, gửi hoá đơn giao dịch cho NHTT. (5) - NHTT ứng tiền trả cho ĐVCNT.
(6) - NHTT gửi toàn bộ hoá đơn, chứng từ sang NHPH.
(7a) -Tại NHPH tiến hành ghi nợ cho chủ thẻ, sau đó báo nợ cho chủ thẻ (7b) - Báo có/ chuyển lệnh chuyển có sang cho NHTT.
b. Cung cấp hàng hóa dịch vụ
Khi nhận được mã chuẩn chi, ĐVCNT yêu cầu chủ thẻ ký tên lên hóa đơn và so sánh chữ ký đó với chữ ký mẫu trên thẻ. Sau đó, ĐVCNT cung cấp hàng hóa dịch vụ cho chủ thẻ cùng một liên hóa đơn.
c. Nộp hóa đơn
Chủ thẻ ĐV/CSCNT (điểm
ứng tiền mặt)
Với máy cà tay, ĐVCNT lập hóa đơn và bản sao kê nộp cho NHTT (không quá 5 ngày kể từ khi thương vụ xảy ra).
Với thiết bị đọc thẻ điện tử, dữ liệu thanh toán được truyền về NHTT và hóa đơn nộp định kỳ.
d. Thanh toán cho ĐVCNT
NHTT sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin trên hóa đơn sẽ ghi: Nợ: TK tạm ứng thanh toán thẻ
Có: TK tiền gửi thanh toán của ĐVCNT
e. Gửi thông tin dữ liệu
NHTT tổng hợp toàn bộ hóa đơn chứng từ về các giao dịch và gửi đến trung tâm (tổ chức thẻ quốc tế).
f. Xử lý bù trừ thanh toán
Trung tâm ghi Nợ và báo Nợ cho NHPH, ghi Có và báo Có cho NHTT số tiền giao dịch sau khi trừ phí trao đổi thông tin.
g. NHPH chấp nhận thanh toán
Sau khi nhận được thông tin từ trung tâm, nếu không có khiếu nại, NHPH chấp nhận thanh toán cho trung tâm.
h. Thông báo cho chủ thẻ
Định kỳ hàng tháng, NHPH lập bảng thông báo giao dịch gửi đến cho chủ thẻ và yêu cầu chủ thẻ thanh toán.
i. Thanh toán cho NHPH
Sau khi nhận được bảng thông báo giao dịch, nếu không thấy sai sót gì, chủ thẻ tiến hành thanh toán cho NHPH.