Tham gia nghiệp vụ này có:
- Ngân hàng phát hành thẻ - trung tâm thẻ - Chi nhánh phát hành
- Khách hàng - chủ thẻ
Nghiệp vụ bắt đầu khi khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ nên đến ngân hàng để xin phát hành thẻ và kết thúc khi khách hàng nhận được thẻ.
Phát hành thẻ bao gồm phát hành mới và phát hành lại.
a. Phát hành thẻ mới:
Sơ đồ 1.3: Quy trình phát hành thẻ
Tại chi nhánh Tại trung tâm thẻ
(1) - Khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ, ngân hàng hướng dẫn khách hàng làm đơn theo mẫu và nộp cho ngân hàng. Hồ sơ gồm: đơn xin phát hành thẻ, hợp đồng sử dụng thẻ và các giấy tờ khác có liêu quan.
(2) - Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ:
Ngân hàng phát hành
3 -Chuyển về trung tâm thẻ
2 -Thẩm định/ quyết định phát hành
1- Tiếp nhận yêu cầu
Khách hàng 9- Nhận thẻ từ trung tâm 4- Nhận yêu cầu 5- Nhập dữ liệu phát hành 6- Chạy Batch (xử lý) 7- Mã hóa, in nổi 8- Mailing
Cán bộ thẩm định thực hiện thẩm định hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ và phân loại khách hàng theo các hạng - đặc biệt, hạng 1 hoặc hạng thường trình cáp trên có thẩm quyền phê duyệt.
(3) - Sau khi thẩm định, nếu hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì ngân hàng gửi hồ sơ về trung tâm phát hành thẻ - phải có xác nhận của giám đốc chi nhánh hoặc trưởng phòng nghiệp vụ.
(4), (5), (6), (7), (8) - Tại trung tâm, các thông tin về khách hàng được cá nhân hoám sau đó gửi thẻ kèm theo số PIN cho chủ thẻ thông qua NHPH.
(9) - Nhận thẻ từ trung tâm, NHPH xác nhận bằng văn bản có chữ kí của trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được uỷ quyền cho trung tâm thẻ.
b. Phát hành, thay thế, in lại, nâng cấp thẻ
Tại chi nhánh phát hành, khi nhận được yêu cầu in lại thẻ, thay thế thẻ và nâng cấp thẻ của khách hàng thì phải kiểm tra lại các điều kiện đảm bảo như tiền kí quỹ, tài sản thế chấp (nếu cần) trong trường hợp nâng cấp thẻ, tạo dữ liệu thay thế gửi nơi in thẻ để thực hiện. Sau khi in xong, chi nhánh phát hành kiểm tra tình trạng thẻ như trong trường hợp nhận thẻ mới.
c. In thẻ kì hạn mới:
Hàng tháng, nơi in thẻ in ra danh sách các chủ thẻ sẽ hết hạn vào tháng sau để các chi nhánh phát hành thông báo cho chủ thẻ và chủ thẻ sẽ có ý kiến về việc tiếp tục sử dụng hay chấm dứt. Nếu không có ý kiến gì thì việc sử dụng mặc nhiên chấm dứt. Trong trường hợp tiếp tục sử dụng thì xử lý tương tự như phát hành lại.