Việc ký kết hợp đồng giữa công ty xăng dầu B12 và các thành viên kênh là rất cần thiết, nó là điều kiện quan trọng để các bên có thể hợp tác chặt chẽ với nhau trê cơ sở hai bên cùng có lợi, đồng thời nó cũng là công cụ để công ty xăng dầu B12 có thể quản lý tốt hơn kênh phân phối của mình. Hiện nay công ty đã có hợp đồng khá chặt chẽ với các tổng đại lý và đại lý tuy nhiên lại chưa hợp lý. Ví dụ như nội dung quy định rằng các tổng đại lý được thù lao đại lý cao hơn so với các đại lý trực tiếp của công ty 25 đồng/lít dẫn đến các đại lý không muốn ký hợp đồng với công ty do các tổng đại lý có thể cho các đại con của mình thù lao cao hơn 10- 15 đồng/lít so với các đại lý trực tiếp của công ty. Trên thực tế các tổng đại lý chỉ hưởng chênh lệch 10-15 đồng/lít và vẫn sử dụng vận tải của công ty phần còn lại họ có thể cho các đại lý của mình. Chính vì thế các đại con không ký hợp đồng trực tiếp với công ty vì ngoài việc bị thiệt về quyền lợi tài chính họ còn tránh được sự quản lý chặt chẽ về việc bán hàng bên ngoài trong thời điểm có lợi.
Để giải quyết vấn đề trên, công ty xăng dầu B12 nên có sự nghiên cứu thay đổi một số nội dung chưa hợp lý trong hợp đồng đối với tổng đại lý như giảm chênh lệch thù lao tổng đại lý so với các thành viên khác trong kênh.
Tóm lại, hợp đồng giữa công ty xăng dầu B12 với các đại lý cần có các điều khoản: - Công ty phải luôn đáp ứng kịp thời các đơn đặt hàng của các đại lý.
- Công ty phải đảm bảo về chất lượng sản phẩm, nếu sản phẩm sai quy cách, chủng loại đã thoả thuận, đại lý có quyền trả lại cho công ty.
- Công ty sẽ không bán phá giá.
- Là đại lý của công ty xăng dầu B12, các cửa hàng không được bán hoặc tiếp tay cho việc tiêu thụ hàng ngoài luồng đặc biệt là hàng trôi nổi kém chất lượng gây ảnh hưởng tới thương hiệu công ty, nếu đại lý nào vi phạm sẽ bị cơ quan có thẩm quyền xử lý.
- Là đại lý của công ty, các đại lý không được bán phá giá các sản phẩm để cạnh tranh với các đại lý khác. Nếu vi phạm thì công ty sẽ ngừng cung cấp cho đại lý này.
- Các đại lý khi đã đặt hàng mà có sự thay đổi về số lượng và thời gian thì phải báo trước thời hạn giao hàng.
- Các đại lý có trách nhiệm tư vấn, hướng dẫn, giới thiệu với khách hàng về sản phẩm khi được hỏi hoặc nếu không có điều kiện thì phải giới thiệu với khách hàng số điện thoại của công ty để khách hàng gọi tới hỏi.
- Các đại lý phải bán các sản phẩm mà công ty cung cấp theo giá bán lẻ quy định
- Các đại lý đều được hưởng như nhau các chương trình khuyến mại của công ty giành cho các đại lý. Các khách hàng mua lẻ sản phẩm mà công ty phân phối qua đại lý được hưởng các chương trình khuyến mại của công ty như các khách hàng mua lẻ qua cửa hàng của công ty. - Các đại lý phải thực hiện nghiêm túc các chương trình khuyến mại mà công ty dành cho khách hàng.
* Ngoài các điều khoản trên, các tổng đại lý còn phải cam kết: - Không tranh giành phạm vi thị trường của nhau.