b) Ấn phẩm và phim giới thiệu
3.2.2. Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động PR cho các sản phẩm kỹ thuật số ở Việt Nam
ở Việt Nam
Để thúc đẩy hoạt động PR cho các sản phẩm số, các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm kỹ thuật số cần tự mình đẩy mạnh hoạt động PR của doanh nghiệp, cả về chất lượng lẫn quy mô. Nhiệm vụ chính của những người phụ trách PR là quản lý hình ảnh của doanh nghiệp, có nhiệm vụ xây dựng sự hiểu biết, nhận thức và tạo ra hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp. Bằng các công cụ của mình, người làm PR tạo ra những câu chuyện, bài báo, sự kiện để rồi lồng vào đó những ý tưởng, thông điệp liên quan đến sản phấm hay dịch vụ của doanh nghiệp. Điểm quan trọng nhất là PR cần thiết lập sự tin cậy từ phía công chúng một cách tự nhiên nhất. Để thúc đẩy hoạt động PR cho sản phẩm số tại Việt Nam, ngoài việc lựa chọn công cụ PR một cách hợp lý, các doanh nghiệp, những nhân viên PR cần phải chú ý những điểm sau:
Tăng cường nhận thức về vai trò của PR.
Như đã trình bày trong chương 2, hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp Việt Nam không quan tâm đến hoạt động PR, do đó chưa có ngân sách và kế hoạch
dài hạn cho PR. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và quy mô của các chương trình PR. Tiếp cận với thế giới công nghệ hiện đại, các nhà PR cho sản phẩm kỹ thuật số cũng cần nhanh chóng nâng cao nhận thức về PR cho mình. Muốn đẩy mạnh hoạt động PR, việc quan trọng nhất là nâng cao nhận thức cho những người làm PR. Đến nay còn rất nhiều người làm công tác Marketing, những sinh viên được đào tạo trong các ngành kinh tế còn cho rằng “Quảng cáo làm tăng lợi nhuận và là công cụ hữu hiệu để xây dựng thương hiệu” thì khó có thể có ngân sách và kế hoạch hợp lý cho các hoạt động PR được.
Những nhân viên PR muốn đẩy mạnh hoạt động PR cho doanh nghiệp mình, cần phải chú ý nâng cao kiến thức về PR cho bản thân, từ đó có cái nhìn đúng đắn về tầm quan trọng của PR đối với mỗi tổ chức, và có những kế hoạch, ngân sách hợp lý cho hoạt động này.
Ngoài ra, các nhà PR cũng cần ý thức nâng cao sự hiểu biết của công chúng về vai trò của PR, ngành PR sẽ phát triển hơn nữa nếu có sự ủng hộ của các nhóm công chúng khác nhau.
Nếu đủ tiềm lực, doanh nghiệp nên tổ chức một phòng PR trong
doanh nghiệp.
Phòng PR này có chức năng rất quan trọng: là bộ phận kết dính các phòng ban trong doanh nghiệp; đại diện cho doanh nghiệp; có chức năng truyền đạt thông tin; cố vấn và hoạch định chiến dịch cũng như xây dựng mối quan hệ với người tiêu dùng, những nhà phân phối và các mối quan hệ khác. Quy mô của bộ phận PR có thể lớn hay nhỏ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, những doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm số quy mô lớn hoặc đại lý chính thức hoặc nhà sản xuất, hoặc doanh nghiệp có phòng bảo hành và phòng kỹ thuật riêng... nên có một phòng PR riêng. Mô hình cơ cấu nhân sự của phòng PR nên như sau: [15, tr36]
Trưởng phòng PR nên là Giám đốc hoặc là thành viên trong ban giám đốc để liên kết các phòng ban trong doanh nghiệp và đại diện cho doanh nghiệp trước công chúng.
Thực hiện các hoạt động PR đầy đủ quy trình, coi trọng bước nghiên cứu thị trường và lập ngân sách cho hoạt động PR.
Như ở chương 2 và phần đầu của chương này đã phân tích, những hoạt động PR cho sản phẩm số hiện nay vẫn chưa thực sự đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng do nhân viên PR còn coi nhẹ hoạt động nghiên cứu thị trường. Muốn hoạt động PR được tốt, người làm PR không được coi nhẹ bất kì khâu nào trong quy trình, đặc biệt là bước nghiên cứu thị trường.
Có 3 nội dung chính trong nghiên cứu thị trường:
Nghiên cứu để dự đoán tình hình đối tác: người cung cấp nguồn hàng, đối thủ cạnh tranh, những sản phẩm bổ sung có ảnh hưởng đến sản phẩm của doanh nghiệp. Trưởng phòng PR Thư ký Trợ lý trưởng phòng PR Biên tập tạp chí nội bộ Trưởng ban tổ chức Nhiếp ảnh gia Trưởng ban in ấn và xuất bản Trưởng phòng quan hệ báo chí Thư ký Thư ký Thư ký
Nghiên cứu thói quen người tiêu dùng (sở thích, tâm lý, điều gì ảnh hưởng đến quyết định mua hàng...)
Nghiên cứu môi trường chính trị xã hội: nhận biết những đổi thay về chính trị xã hội và kinh tế sẽ giúp nhân viên PR có thể dự đoán trước khủng hoảng hay rủi ro, có biện pháp khắc phục kịp thời.
Nghiên cứu tình hình là một bước rất quan trọng. Tại Việt Nam, tâm lý người tiêu dùng khá thích các sản phẩm hạ giá, có khuyến mãi. Thậm chí nhiều nhà Marketing đã cho rằng người dân Việt Nam chỉ thích khuyến mại. (Bằng chứng là đa số sự kiện liên quan đến sản phẩm số được mọi người ghi nhớ là những chương trình khuyến mãi và giảm giá.) Điều đó có thể giúp nhân viên PR hiểu rằng: muốn đánh vào đa số trên thị trường, thì thông điệp cần truyền đi ngoài vấn đề về chất lượng, cần có: “giá cả phải chăng”. Lấy một ví dụ, bạn có thể đưa ra những tính năng tuỵêt vời của sản phẩm mới, và theo tính toán của bạn, nếu mua nó khách hàng sẽ lãi được một khoản tiền lớn. Như vậy cho dù giá không hạ xuống, nhưng người tiêu dùng sẽ cảm thấy “mình mua được một món hời, với giá rất hợp lý”. Còn rất nhiều cách để truyền thông tin nữa, nếu bạn lắng nghe xem người tiêu dùng thực sự thích gì, và thậm chí là “thích nghe và xem gì”.
Các nhà PR cho sản phấm số không nên cho rằng tại Việt Nam dù có nghiên cứu biết khách hàng cần gì thì nền sản xuất trong nước cũng không đáp ứng được nhu cầu này. Ngoài việc có thể gửi ý tưởng đến cho nhà sản xuất, những nhu cầu đó cũng là gợi ý cho các nhà PR trong các chiến dịch tiếp theo, hoặc tìm cách khắc phục những yếu điểm hiện có của sản phẩm. Ví dụ: nhu cầu sửa chữa và bảo hành các sản phẩm số của Việt Nam hiện nay khá lớn, nhưng chế độ bảo hành lại không hiệu quả. Các nhà sản xuất trong nước có thể nhập linh kiện để sửa chữa, gia hạn bảo hành cho sản phẩm hoặc cử chuyên gia đi học ở nước ngoài ... Quan tâm đến những vấn đề bức xúc của người tiêu dùng và giải quyết nó là cách PR hữu hiệu nhất, được người tiêu dùng tin cậy một cách tự nhiên và lâu bền.
Thực hiện đầy đủ quy trình của PR, nhân viên PR không những không được bỏ qua việc lập ngân sách dài hạn cho các hoạt động PR mà cần phải đặc biệt chú trọng bước này. Nếu không có ngân sách dành cho hoạt động PR một cách rõ ràng, những hoạt động PR không thể tiến hành một cách thành công và hiệu quả được.
Chịu khó tìm tòi để tạo ra những chương trình sáng tạo.
Nghề PR đòi hỏi người làm PR một kiến thức rất rộng về những mảng khác nhau: tâm lý học, truyền thông, giao tiếp, tài chính, quản lý... Đặc biệt là khi làm PR cho những sản phẩm có tính chất phức tạp như sản phẩm số, người làm PR phải thường xuyên cập nhật thông tin để có thể nắm bắt tình hình hiện tại và xu hướng thay đổi của thị trường. Việc nghiên cứu sản phẩm và tìm tòi những ý tưởng là điều hết sức quan trọng trong công việc làm PR. Như ở chương 2 đã phân tích, sáng tạo là yêu cầu hàng đầu trong các hoạt động PR hiện nay ở nước ta, tình hình này cũng tương tự ở các nước khác trên thế giới.
Tập trung vào một ấn tượng cụ thể để tạo hiệu quả cao nhất.
Một thương hiệu sẽ không thể mang được nhiều hình ảnh khác nhau, cho dù tất cả những hình ảnh đó là những gì mà người tiêu dùng yêu thích. Nếu mang quá nhiều hình ảnh khác nhau thì sẽ không có hình ảnh nào đậm nét cả, và thời gian lưu lại trong trí nhớ người tiêu dùng cũng ngắn hơn. Vì vậy, nhân viên PR nên tập trung vào một ấn tượng cụ thể rõ ràng để truyền tải thông điệp đến khách hàng, ví dụ: Nokia - đa chức năng, phần mềm tốt, máy chạy khỏe... người PR có thể tập trung vào ấn tượng: bền bỉ hoặc hữu dụng, iPhone của Apple là một chiếc điện thoại kết hợp với máy nghe nhạc, nên có thể tập trung vào ấn tượng: điện thoại có chức năng nghe nhạc tốt nhất, hoặc là: máy nghe nhạc có chức năng đàm thoại đầu tiên. Chính những ấn tượng cụ thể và rõ ràng này đã khiến cho dòng sản phẩm N-series của Nokia nổi tiếng hơn bao giờ hết, vì đó không chỉ “lại là một sản phẩm mới nữa đẹp, hiện đại, nhiều công dụng của Nokia” mà là: “dòng sản phẩm công nghệ cao mới của Nokia”. Hay những chiếc iPhone của Apple, với ấn tượng mà Apple đưa ra: máy nghe nhạc có chức năng điện thoại đầu tiên, giá lại không cao nên sản phẩm này đã nhanh chóng nổi
tiếng và được ưa chuộng trên thị trường. Điều này cũng giải thích kết quả của cuộc điều tra của tác giả khóa luận. Cần tập trung vào một ấn tượng nếu không muốn hoạt động PR của doanh nghiệp mau chóng bị lãng quên.
Chú ý đến tính năng sản phẩm và các sản phẩm/dịch vụ hỗ trợ hoặc đi kèm.
Kinh nghiệm rút ra từ nước bạn Trung Quốc, ở Việt Nam hiện nay đã có khá nhiều dịch vụ đi kèm các sản phẩm số, vì các sản phẩm này thường được coi là đồ vật yêu quý của mọi người. Những dịch vụ ăn theo này có thể là một công cụ, một biện pháp hữu ích để bạn truyền tải một thông điệp đến người tiêu dùng. Những chiếc iPod đã không thể có hình ảnh dễ thương đến thế tại Trung Quốc, nếu không có màu sắc bắt mắt, những phụ kiện và hình trang trí đi kèm rất hợp với tuổi teen. Một thời gian, hình ảnh những cô cậu tuổi học sinh ăn mặc khá mốt, tai đeo tai nghe, tay cầm iPod với những phụ kiện màu mè đã khá quen thuộc tại Trung Quốc, và bây giờ là Việt Nam. Tương tự, nhân viên PR có thể dùng những phụ kiện khác nhau để tạo cho sản phẩm của mình những ấn tượng khác nhau như: bốc lửa, ma quái, cá tính, trầm lặng, lãng mạn ... mà không cần thiết chính doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm đó.
Tận dụng Internet để phát triển mảng PR trực tuyến.
Giới trẻ Việt Nam hiện nay ngày càng dành ít thời gian ngồi xem vô tuyến mà dành nhiều thời gian hơn bên chiếc máy vi tính nối mạng. Đối với nhiều người online đã trở thành một thói quen không thể thiếu. Vì vậy để đẩy mạnh hoạt động PR cho sản phẩm số, các nhà PR cần biết sử dụng Internet như một công cụ PR hiệu quả. Mạng Internet và các tính năng của nó đã ảnh hưởng không nhỏ đến vai trò và phương thức thực hiện PR. Có thể sử dụng một số công cụ sau của Internet:
Công cụ tìm kiếm: Trong những năm gần đây, các chuyên gia PR trực tuyến nhận ra tầm quan trọng của vị trí doanh nghiệp trong bảng xếp hạng qua mạng Internet được tìm kiếm nhiều nhất. Việc xuất hiện ở những vị trí đầu tiên trong trang kết quả của mỗi thao tác tìm kiếm là vô cùng quan trọng. Trên thực tế, một ngành mới với tên gọi: tối ưu hóa các công cụ tìm kiếm đã được hình thành.
Những công cụ tìm kiếm lớn như Google, MSN, Yahoo không cho phép mua bán thứ hạng, việc xếp hạng thực hiện dựa trên tiêu chuẩn đặt ra bởi công cụ tìm kiếm. Vì vậy nếu doanh nghiệp biết tối ưu hóa website của mình để phù hợp với những tiêu chuẩn này, thì website của doanh nghiệp sẽ có thứ hạng cao trên trang kết quả của công cụ tìm kiếm. Đạt được thứ hạng cao cũng có nghĩa là uy tín của doanh nghiệp trong mắt những người tìm kiếm cao hơn, khả năng họ biết về doanh nghiệp bạn cao hơn. Tại Việt Nam người ta cho phép mua bán một số từ khóa trong công cụ tìm kiếm Google, khi sử dụng hình thức này, doanh nghiệp cần lựa chọn từ khóa chính xác sao cho khả năng xuất hiện của doanh nghiệp là cao nhất. Để xuất hiện dưới nhiều từ khóa khác nhau, cách tốt nhất vẫn là “Tối ưu hóa website của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn của công cụ tìm kiếm”.
Blog44: Một hai năm trở lại đây, blog bùng nổ trên toàn cầu và bùng nổ tại Việt Nam, trở thành một kênh thông tin mạnh mẽ không kém bất kì một tờ báo nào, hơn nữa thông tin lại cập nhật hơn, riêng tư và cụ thể hơn các báo điện tử. Vài tháng gần đây, cộng đồng blogger tạm thời lắng xuống, nhưng điều đó chưa thể hiện cho sự mất đi ưu thế của blog, chỉ đơn giản là tạm thời chưa có một sự kiện nào đó lại làm dấy lên phong trào này hay một hiện tượng tương tự. Vì nhu cầu được bày tỏ mình và được người khác hiểu mình ở con người rất lớn, mà blog lại thỏa mãn được điều này. Nhân viên PR có thể tạo một blog riêng cho sản phẩm của doanh nghiệp và tăng tính hấp dẫn cho blog, cũng như có thể tận dụng thế giới blog để tìm hiểu thị trường, tìm ý tưởng mới...
RSS45: là một dạng thức công nghệ cung cấp và khai thác mọi thông tin trên Internet theo nhu cầu của người dùng, tạm dịch là “Giao thức cung cấp thông tin đơn giản theo thời gian thực”. Cùng với sự phát triển của Blog, Việt Nam bắt đầu biết đến RSS. Thực ra RSS không chỉ ứng dụng trong blog, và đa phần các bạn trẻ còn chưa biết sử dụng công cụ rất có ích này. Đây là một loại công nghệ giúp mọi người dễ dàng nhận biết các nội dung mới được đưa lên trang web. Với việc sử dụng chương trình tổng hợp tin, những người quan tâm đến một số trang web nhất định sẽ được thông báo ngay lập tức khi có một nội dung mới.