Giống nh nghiệp vụ mua hàng, việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán cũng hớng tới các mục tiêu kiểm toán cơ bản và các quá trình KSNB chủ yếu đối với nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp.
Các khoản thanh toán ghi sổ là có căn cứ hợp lý: KTV tiến hành thảo luận với kế toán theo dõi công nợ và quan sát các hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán nhằm xem xét sự tách biệt thích hợp giữa kế toán công nợ với ngời ký phiếu chi và các chứng từ thanh toán. Việc không tách biệt giữa hai vị trí này dễ dàng dẫn đến gian lận về việc khai khống các chứng từ thanh toán, hay thanh toán không hợp lý cho các nhà cung cấp. Ngoài ra để đảm bảo tính hiệu lực của hoạt động thanh toán, KTV tiến hành quan sát, theo dõi để khẳng định xem liệu có sự kiểm tra các chứng từ chứng minh trớc khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện hay không?
Các nghiệp vụ thanh toán đ ợc ghi sổ và đ ợc sự phê chuẩn đúng đắn : mục tiêu này đợc kiểm tra thông qua việc xem xét các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán nhằm đảm bảo chúng đợc phê chuẩn ở đúng cấp có thẩm quyền.
Các nghiệp vụ thanh toán đều đ ợc ghi sổ (tính đầy đủ): KTV lựa chọn và theo dõi một chuỗi các phiếu chi (nếu chi bằng tiền mặt), uỷ nhiệm chi (chi bằng tiền gửi ngân hàng) và các chứng từ thanh toán, kiểm tra tính liên tục của các chứng từ. Nếu việc đánh số các chứng từ là đứt quãng thì rất có thể xảy ra việc mất chứng từ hay chứng từ thanh toán vào sổ không đầy đủ. KTV cũng sẽ kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng (bank statement) thờng nhận đợc vào cuối tháng với ghi nhận về thanh toán qua ngân hàng của kế toán. Đồng thời KTV cũng quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu bảng kê về các nghiệp vụ mua bán hàng hóa đã phát sinh do ngời bán gửi cho doanh nghiệp với sổ chi tiết các khoản phải trả.
Các nghiệp vụ thanh toán đ ợc đánh giá đúng (tính giá): Việc tính giá và phản ánh đúng đắn công nợ đối với các nhà cung cấp ảnh hởng nhiều đến quyền và nghĩa vụ cũng nh các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp do đó trong quá trình kiểm toán rủi ro của việc đánh giá không đúng là có thể xảy ra. Để hạn chế rủi ro này, KTV kiểm tra các dấu hiệu của quá trình KSNB đối với việc ghi nhận và đánh
giá các công nợ nh chiết khấu, giảm trừ công nợ, chênh lệch tỉ giá đánh giá lại cuối kỳ đồng thời tiến hành kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện.
Các nghiệp vụ thanh toán đ ợc phân loại đúng đắn : KTV kiểm tra sơ đồ tài khoản của doanh nghiệp và các thủ tục vào sổ thủ công nhằm so sánh sự phân loại các khoản thanh toán cho ngời bán trên sổ chi tiết vốn bằng tiền, các hoá đơn của ngời bán phù hợp với sơ đồ tài khoản.
Các nghiệp vụ thanh toán đ ợc vào sổ đúng lúc : Các thủ tục kiểm soát đợc coi là có hiệu quả khi doanh nghiệp duy trì qui định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán đợc thực hiện. Để kiểm tra tính kịp thời của nghiệp vụ, KTV kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán có khả năng cha đợc vào sổ không. KTV cũng tiến hành so sánh ngày trên các phiếu chi thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt, ngày trên các chứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền mặt tại ngân hàng.
Các nghiệp vụ thanh toán đ ợc chuyển sổ và tổng hợp chính xác : KTV tiến hành khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả khác.
1.2.3.2. Thực hiện thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là một công cụ rất hiệu quả và đợc áp dụng trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán nhằm phát hiện các vấn đề bất thờng đối với số d các tài khoản và tổng số phát sinh cũng nh là căn cứ quan trọng để xác định việc mở rộng hay thu hẹp trắc nghiệm trực tiếp số d. Trong kiểm toán chu trình MH-TT các thủ tục phân tích sau thờng đợc sử dụng:
- Để kiểm tra tính hợp lý của các chi phí mua hàng trong kỳ, KTV có thể so sánh biến động của các chi phí mua hàng giữa các tháng trong mối tơng quan với tình hình sản xuất, hoạt động của doah nghiệp diễn ra trong tháng đó. Từ những mối quan hệ này KTV sẽ tìm ra các tháng có chi phí mua hàng bất thờng với khả năng tiềm ẩn sai sót cao.
- KTV phân tích tỉ lệ tơng quan giữa chi phí mua hàng từng tháng với nợ phải trả ngời bán trong từng tháng hoặc với các khoản thanh toán đã thực hiện trong tháng. Nếu chỉ tiêu này ổn định và không có biến động lớn so với kỳ trớc thì ít có khả năng xảy ra sai sót và ngợc lại.
- Trong quá trình kiểm toán chu trình MH-TT, KTV còn sử dụng các thủ tục phân tích để đánh giá tính hợp lý của các khoản nợ quá hạn trên tổng nợ phải trả nhà cung cấp. Nếu chỉ tiêu này có xu hớng tăng mạnh điều đó chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp có vấn đề đồng nghĩa với việc KTV phải áp dụng thêm nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết để giảm thiểu rủi ro.
- Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp lý chung của các khoản nợ phải trả, KTV có thể tính và phân tích một số chỉ tiêu nh: tỷ lệ nợ phải trả thơng mại trên tổng giá trị hàng mua trong kỳ, tỷ nợ phải trả thơng mại trên tổng nợ ngắn hạn.
1.2.3.3. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Mục đích của việc áp dụng các thủ tục kiểm toán là thu thập số lợng bằng chứng thuyết phục theo các mục tiêu kiểm toán đã đặt ra nhằm phục vụ cho việc đa ra các kết luận về độ tin cậy của một chu trình nói riêng và của toàn cuộc kiểm toán nói chung. Hớng tới các mục tiêu kiểm toán đợc xây dựng,thủ tục kiểm tra chi tiết đợc tiến hành tiếp theo sau khi KTV tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm soát và các thủ tục phân tích và đợc cụ thể nh sau: