Việc thu thập thông tin này cho KTV cái nhìn tổng quan về việc quản lý, hạch toán đối với từng khoản mục, từng phần hành phục vụ cho việc xác định và tìm nguồn gốc rủi ro bao gồm: đối với quản lý tiền mặt, theo dõi chênh lệch tỉ giá,
việc ghi nhận doanh thu, việc tính giá hàng tồn kho, theo dõi công nợ với ngời bán và công nhân viên Để phụ vụ cho việc kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán,…
KTV quan tâm đến các vấn đề sau
- Tìm hiểu quá trình Công ty X phê chuẩn đối với nghiệp vụ mua hàng và quá trình nhận hàng vào kho. Trên cơ sở đó ngời thực hiện việc tìm hiểu này phải xác định đợc các rủi ro tiềm ẩn đối với hoạt động theo dõi và ghi nhận hàng tại Công ty X.
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mục tiêu: Tìm hiểu quá trình kiểm soát đối với quá trình mua hàng về các thủ tục kiểm soát chinh và hiệu quả của chúng nhằm hỗ trợ đánh giá rủi ro kiểm soát.
Các thông tin về chu trình:
Yếu tố đầu vào:có ảnh hởng tới số lợng nguyên vật liệu thu mua
• ớc lợng số lợng hàng tiêu thụ trong kỳ
• Số d hàng tồn trong kho
• Các kế hoạch sản xuất và ngân quỹ thu mua
• Hợp đồng thu mua Mô tả hệ thống
Thủ tục Kiểm soát
(1) Kế hoạch sản xuất & các đơn đặt mua hàng
Nhu cầu của thị trờng đối với sản phẩm của Công ty tăng mạnh trong năm 2005. Cho dù đã hoạt động gần 100% công suất nhng Công ty vẫn không cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng.
Thái Nguyên: Dựa vào số d hàng tồn kho, anh Hng, thủ kho tại nhà máy Thái Nguyên, thực hiện yêu cầu mua vật liệu phục vụ sản xuất nh sau: yêu cầu trớc 10 ngày đối với nhà cung cấp địa phơng và 60 ngày đối với nhà cung cấp nớc ngoài. Những yêu cầu về nguyên vật liệu nhập khẩu đợc gửi tới cho chị Lan, bộ phận xuất nhập khẩu, để tổng hợp và chuẩn bị cho các đơn đặt
Nhà máy Thái Nguyên:
- Các hợp
đồng thu mua đợc tổng giám đốc phê chuẩn(#1):
- Các yêu
cầu mua đợc phê chuẩn bởi giám đốc nhà máy (#2): Thủ tục kiểm soát (#1) và (#2) có tác dụng ngăn ngừa (P) Nhà máy Lâm Đồng: 52 31/12/2005 Soát xét bởi LTV
Đối với quá trình thanh toán
Trong phần tìm hiểu các thông tin tổng quan về Công ty X (BAF), các KTV đã nắm bắt đợc các thông tin chung về các nhà cung cấp, về các mặt hàng giao dịch chủ yếu. Do đó, trong phần hiểu biết về hệ thống xử lý thông tin của doanh nghiệp KTV đi sâu vào tìm hiểu và mô tả quá trình hạch toán khoản phải trả và thanh toán với nhà cung cấp.
Bảng 2.3. GTLV của KTV Tìm hiểu hệ thống tin về quá trình hạch toán–
khoản phải trả
ACPA Co., Ltd Tham chiếu D 434
Client: X Co., Ltd Thực hiện bởi Dung
31/12/2005 Soát xét bởi LTV
Business Information Framework Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006
Mục tiêu: Hiểu biết cặn kẽ về những thủ tục kiểm soát đợc thiết lập đối với quá trình theo dõi khoản phải trả và thực hiện thanh toán của Công ty phục vụ cho các đánh giá của KTV và thiết kế thủ tục kiểm toán sau này.
Mô tả hệ thống
Thủ tục Kiểm soát (D:detective, P: prenvent)
Ghi nhận khoản phải trả & thanh toán
Anh Trang sẽ chuẩn bị các phiếu kế toán cho các nguyên vật liệu nhập khẩu trong khi anh Tâm sẽ chuẩn bị phiếu kế toán cho các nguyên vật liệu nhập từ địa phơng và chuyển chúng tới anh Trang để vào sổ tổng hợp hàng tuần.
Các hoá đơn đợc thanh toán chủ yếu qua chuyển khoản ngân hàng trong 1 hoặc 2 tháng tuỳ thuộc vào thoả thuận với từng nhà
• Hàng tháng Công ty không th- ờng xuyên thực hiện việc đối chiếu số d khoản phải trả. Thay thế vào đó, kế toán phải trả tại Trụ sở chính (chị Thu) hàng tháng tổng hợp Danh sách các khoản phải trả căn cứ vào các phiếu kế toán, sau đó đối chiếu với Báo cáo mua nguyên vật liệu trong nớc của anh
Kế hoạch sản xuất
Hợp đồng thu mua
Yêu cầu về số lượng/ phương thức vận chuyển Nhận vật tư thu mua vào kho Báo cáo chi phí ngvliệu Phiếu nhập kho Ngvliệu cho sản xuất SPHT nhập kho
Trần Thị Thanh Hoa Kiểm toán 44
cung cấp. Thông thờng, Công ty sẽ thực hiện thanh toán theo kỳ (khoảng 30 ngày) và cập Hàn Quốcg kê khoản phải trả cho các nhà cung cấp.
Đối với các hợp đồng mua hàng từ Vedan, Công ty thiết lập việc thanh toán định kỳ khoảng 3 hoặc 4 lần trong một tháng.
Tâm. (#1) – (D)
• Số d công nợ với nhà cung cấp Vedan đợc đối chiếu hàng tháng qua điện thoại. Công ty Vedan cũng gửi th xác nhận số d công nợ đến Công ty. (#2) – (D)
• Số d công nợ đối với nhà cung cấp nớc ngoài đợc đối chiếu một lần vào cuối năm. (#3) – (D)
• Hàng tháng chị Hạnh (bộ phận xuất nhập khẩu) sẽ chuẩn bị đối chiếu với ngân hàng và đợc xem xét lại bởi Kế toán trởng Công ty.
D: thủ tục kiểm soát có khả năng phát hiện các sai sót xảy ra.
P: Thủ tục kiểm soát có khả năng ngăn ngừa các sai sót có thể xảy ra. #: Thủ tục kiểm soát số