* Đối với quá trình mua hàng
Quá trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với quá trình mua hàng thờng gồm các bớc: kiểm tra về sự thiết kế phù hợp và kiểm tra về hiệu quả hoạt động của các thủ tục kiểm soát.
Trớc hết, KTV thu thập các hiểu biết tổng quan về hệ thống các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập cho quá trình mua hàng tại Công ty và công việc này đã đ- ợc thực hiện một phần trong giai đoạn “Tìm hiểu hệ thống thông tin của Công ty”
(đợc minh hoạ qua biểu 2.3phần BIF). Phần này cung cấp cho KTV cái nhìn toàn diện nhất về hệ thống KSNB đợc thiết lập tại Công ty khách hàng và đánh giá đợc độ phù hợp của các thủ tục kiểm soát đó.
Trong những thủ tục kiểm soát đó, KTV tìm các loại kiểm soát chính để thực hiện thử nghiệm kiểm soát với các thủ tục đó. Các thủ chính đợc tìm thông qua Ma trận rủi ro-Risk control matrix. Việc thực hiện thủ tục kiểm soát đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc của KTV nh sau:
Bảng 2.4. GTLV của KTV Thiết kế thử nghiệm kiểm soát –
ACPA Co., Ltd Tham chiếu R 350
Client: X Co., Ltd Thực hiện bởi Hiếu
31/12/2005 Soát xét bởi LTV
Risk control document Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006
Mục đích:thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với các kiểm soát chính trong quá trình mua hàng của Công ty.
Loại hình rủi ro: Việc thu mua nguyên vật liệu là một phần nằm trong quá trình xử lý thông tin (Critical Process) do đó rủi ro đối với công việc này gắn liền với quá trình.
1. Mô tả hệ thống và tìm nguyên nhân rủi ro
Kiểm soát của khách hàng: 1) Nhà máy Thái Nguyên:
- “Hàng tháng thực hiện đối chiếu giữa “Báo cáo nhập khẩu ” của chị Vân- bộ phận Xuất-Nhập khẩu với sổ sách của phòng kế toán cho chi phí nguyên vật liệu nhập khẩu ( các yếu tố nh: giá mua, thuế nhập khẩu, phí vận chuyển)
- Hàng tháng thực hiện đối chiếu giữa “Sổ chi tiết nguyên vật liệu ” và “ Bảng kế
Tìm nguyên nhân rủi ro:
. Ghi nhận nghiệp vụ -> không kịp thời
. Dữ liệu đầu vào và các biến động -> không đầy đủ
. Dữ liệu đầu vào và các biến động -> không chính xác . Xử lý dữ liệu -> không đầy đủ Loại kiểm soát: Preventive Control – Human based
nguyên vật liệu” của chị Ngọc, kế toán kho tại Thái Nguyên, với kế toán theo dõi chi phí thu mua nguyên vật liệu nhập từ địa phơng.
2) Nhà máy Lâm Đồng
- Tại đây thực hiện việc kiểm tra, soát xét tổng hợp các số liệu về nông phẩm thu mua nh sắn, bột sắn với các tài liệu hỗ trợ và đối chiếu với sổ sách của kế toán (“Báo cáo Tổng hợp & Đối chiếu Mua Củ mì Lâm–
Đồng”) đợc theo dõi tại trụ sở chính bởi anh Cờng và chị Hải